Esta ley enmienda la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme para permitir y requerir el uso de medios electrónicos, como correo electrónico y otras herramientas tecnológicas, para la presentación de documentos y notificaciones en los procedimientos adjudicativos de las agencias gubernamentales. Dispone que estos documentos electrónicos se considerarán certificados y exige a las agencias implementar la tecnología necesaria, con asistencia de PRITS.
Para añadir la Sección 3.2-A a la Ley 38-2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico", a los fines disponer que las querellas, peticiones o solicitudes, así como las notificaciones en los procedimientos adjudicativos, podrán realizarse por correo electrónico o cualquier otro medio electrónico accesible a la ciudadanía, considerándose como documentos certificados por la agencia que los reciba o emite, respectivamente; requerir a las agencias a tomar las medidas pertinentes para viabilizar la implementación de los mecanismos necesarios para el uso de la tecnología en los procesos adjudicativos; y para otros fines relacionados.
La Ley Núm. 38-2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico", establece que sus disposiciones se interpretarán liberalmente, con el fin de garantizar que los procedimientos administrativos se efectúen en forma rápida, justa y económica, y que aseguren una solución equitativa en los casos bajo la consideración de la agencia.
El desarrollo tecnológico experimentado durante las primeras dos décadas y media de este siglo ha permitido mayores oportunidades de acceso a la justicia y economía procesal en los procesos judiciales. Mediante la implementación y ampliación del Sistema Automatizado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC), los foros judiciales de nuestro país se han movido a implementar procesos de radicación electrónica de los documentos judiciales que han permitido una gestión más ágil, eficiente y accesible. Nuestro Gobierno tiene el deber de fomentar este desarrollo en todas las instancias posibles.
En el contexto de los procesos administrativos regulados por la Ley Núm. 382017, según enmendada, conocida como la "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico," las notificaciones emitidas por las agencias pueden ser cursadas mediante correo electrónico. Ahora bien, la disponibilidad en la presentación de documentos de forma electrónica no ha sido atendida.
Tanto en Puerto Rico como en los demás Estados y Territorios de los Estados Unidos continentales existe una clara política pública que promueve el desarrollo e implementación de procesos tecnológicos que, cuando menos, disminuyan el uso de papel, sellos de correo y de otros recursos relacionados, logrando así ahorros en sus finanzas. Esto, además de promover la conservación de nuestro medio ambiente al
disminuir el uso de recursos vegetales y la producción de desechos, ayuda a disminuir los costos de las agencias, al no tener que utilizar papel ni correo ordinario, entre otros.
Nuestro Gobierno tiene el deber de fomentar el desarrollo y modernización para lograr la optimización de los procesos adjudicativos que se ventilan ante las agencias del Gobierno de Puerto Rico. Las presentes enmiendas abordan estas necesidades, adaptándose a los avances tecnológicos, la flexibilidad de los procesos, la agilidad y accesibilidad de los servicios.
Las operaciones gubernamentales deben ser objeto de evaluación constante y modificarse para ajustarse a las realidades económicas y tecnológicas. Conscientes de esa realidad, el Gobierno de Puerto Rico ha adoptado la política pública que establece el marco jurídico para implementar los cambios que sean necesarios.
De otra parte, la Ley 151-2004, según enmendada, conocida como "Ley de Gobierno Electrónico", establece como política pública la incorporación de las tecnologías de información a los procedimientos gubernamentales, a la prestación de servicios y a la difusión de información, mediante una estrategia enfocada en el ciudadano, orientada a la obtención de logros y que fomente activamente la innovación. A tenor con esta política pública, las agencias tienen el deber de "[d]esarrollar las actividades y gestiones necesarias dirigidas a incorporar activamente el uso de tecnologías de información y telecomunicaciones en el funcionamiento gubernamental, con especial atención a las siguientes áreas: servicios a los ciudadanos, compras y subastas, orientación y divulgación sobre temas de interés social, cultural y económico para los ciudadanos a través del portal del Gobierno".
Por otro lado, mediante la Ley 75-2019, conocida como "Ley de la Puerto Rico Innovation and Technology Service", se enmendó la Ley 151-2004 para disponer que el Puerto Rico Innovation and Technology Service ("PRITS"), tiene a su cargo administrar los sistemas de información e implantar las normas y los procedimientos relativos al uso de las tecnologías de la información a nivel gubernamental, además de asesorar a las agencias, actualizar y desarrollar las transacciones gubernamentales electrónicas, y asegurarse del funcionamiento correcto de las mismas, a tenor con la política pública antes esbozada.
Finalmente, la Ley 148-2006, según enmendada, conocida como "Ley de Transacciones Electrónicas", dispone que un documento o firma electrónica tiene la misma validez que la versión impresa. La Ley 148-2006, supra, impone en PRITS el deber de adoptar las condiciones mediante las cuales las agencias aceptarán los documentos y las firmas electrónicas.
A tenor con lo anterior, esta Asamblea Legislativa entiende pertinente enmendar la Ley 38-2017, según enmendada, a los fines de instrumentar de manera eficiente e integral la política pública, se debe utilizar la tecnología en los procedimientos adjudicativos que se llevan a cabo en las agencias, para la presentación de documentos y notificaciones. Para ello, y conforme a la legislación antes citada, PRITS colaborará en la consecución de los objetivos de esta Ley. De esta forma, atemperamos las
disposiciones de la Ley 38-2017, antes mencionada, para lograr un mayor acceso a los procedimientos adjudicativos a los ciudadanos a un menor costo, tanto para ellos, como para las agencias gubernamentales.
Artículo 1.- Se añade la Sección 3.2-A a la Ley 38-2017, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico", para que lea como sigue: "Sección 3.2 - A.- Uso de tecnología en los Procedimientos Adjudicativos. Las agencias implementarán el uso de tecnología en los procesos adjudicativos. A esos fines, establecerán mecanismos para que la presentación de querellas, peticiones o solicitudes que realicen los ciudadanos a tenor con las disposiciones de esta Ley, puedan realizarse mediante correo electrónico o cualquier herramienta tecnológica que desarrolle la agencia o el Gobierno de Puerto Rico, y que esté disponible al público libre de costo. Estos mecanismos estarán disponibles para la presentación de otros documentos una vez iniciado el procedimiento adjudicativo.
Del mismo modo, las notificaciones que deben realizarse en los procedimientos adjudicativos conforme a las disposiciones de esta Ley, podrán realizarse mediante correo electrónico o cualquier herramienta tecnológica que desarrolle la agencia o el Gobierno de Puerto Rico, y que esté disponible al público libre de costo. A esos fines, las agencias requerirán a todo ciudadano que presente una querella, petición o solicitud para el inicio de un procedimiento adjudicativo que provea la dirección de correo electrónico donde será notificado, así como las direcciones de correo electrónico de las otras partes, si se conocen. Las agencias administrativas tendrán que emitir sus notificaciones de manera simultánea y utilizando el mismo método de notificación para todas las partes. En aquellos casos en que se haya utilizado más de un método de notificación para todas las partes, el término para solicitar reconsideración o para presentar el recurso de revisión correspondiente comenzará a decursar a partir de la notificación por correo electrónico o del depósito en el correo ordinario, lo que ocurra primero.
Toda presentación de documentos de querellas, peticiones o solicitudes que realicen los ciudadanos, así como las notificaciones que se expidan en los procedimientos adjudicativos por correo electrónico o cualquier otra herramienta tecnológica, según dispuesto, se considerarán como documentos certificados en su recibo o emisión por la agencia correspondiente.
La primera comparecencia de cualquier parte en un procedimiento adjudicativo deberá incluir, además de la información requerida en esta Ley, una dirección de correo electrónico donde recibirá las notificaciones.
Asimismo, las agencias implementarán el uso de las firmas electrónicas en los documentos que se presenten conforme a las disposiciones de esta Sección.
Todo proceso o mecanismo que se adopte al amparo de las disposiciones de esta Sección deberá establecer mecanismos alternos en caso de que cualquiera de las partes no cuente con las herramientas necesarias para utilizar la tecnología adoptada. Igualmente, cualquiera de las partes que no tenga las herramientas tecnológicas disponibles, podrá utilizar los mecanismos ordinarios, ya sea por correo o personalmente, establecidos en esta Ley. Disponiéndose que, en aquellos casos en los que un ciudadano comparece por derecho propio, este pueda seleccionar entre la notificación electrónica o por correo regular, de acuerdo con su capacidad y acceso a herramientas electrónicas.
La Puerto Rico Innovation and Technology Service asistirá a las agencias en la ejecución de las disposiciones de esta Sección a tenor con la Ley 75-2019, conocida como "Ley de la Puerto Rico Innovation and Technology Service" y la Ley 148-2006, según enmendada, conocida como "Ley de Transacciones Electrónicas".
Artículo 2.- Las agencias adoptarán, enmendarán o sustituirán la reglamentación que sea necesaria para el cumplimiento de las disposiciones de esta Ley dentro de los noventa (90) días contados a partir de su aprobación.
Artículo 3.- Esta Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación.