Agencia:
Departamento de Agricultura
Número:
4040
Estado:
Activo
Año:
1989
Fecha:
1 de noviembre de 1989
Este reglamento establece las normas para fiscalizar el uso y la disposición de fondos públicos asignados anualmente a entidades particulares sin fines de lucro a través del Departamento de Agricultura de Puerto Rico. Las entidades que soliciten estos fondos deben presentar una propuesta detallada al Departamento, incluyendo sus objetivos, plan de trabajo, justificación de gastos desglosada y estados financieros, los cuales deben ser certificados por un Contador Público Autorizado si la asignación supera los $25,000. Una vez aprobados, el Departamento de Agricultura tramita los pagos, y las entidades receptoras tienen la obligación de someter programaciones de gastos e informes semestrales al Senado, la Cámara de Representantes y al propio Departamento. La Secretaría de Hacienda puede deducir cualquier deuda que la entidad tenga con el Gobierno del Estado Libre Asociado de los fondos asignados. Además, se exige que los fondos se depositen en cuentas bancarias separadas y se contabilicen en registros distintos, siguiendo prácticas contables generalmente aceptadas y conciliándose mensualmente. Finalmente, el director o administrador de la entidad no puede fungir simultáneamente como agente fiscal, debiendo designarse a una persona diferente para esta función.
Artículo I - Introducción y Propósito del Reglamento La Resolución Conjunta del Presupuesto General para Gastos de Funcionamiento de las Ramas Legislativas, Judicial y Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico asignan anualmente, a través del Departamento de Agricultura, fondos públicos a entidades sin fines de lucro.
Dicha resolución le impone al Departamento de Agricultura la obligación de fiscalizar, mediante reglamentación, el uso y disposición de dichos fondos. Es con este propósito que se promulga este reglamento.
Artículo II - Peticiones de Fondos Toda entidad que se proponga utilizar fondos asignádosle a través del Departamento de Agricultura mediante este estatuto, deberá someter a este Departamento copia de la propuesta sometida por tal entidad a la Legislatura de Puerto Rico, la cual deberá contener, entre otra información, la siguiente:
de teléfonos, agua, luz, Compra de equipo y materiales, Primas de seguro, etc. 5. En los casos de entidades que lleven un año o más operando deberá incluirse una descripción de la labor realizada durante el año anterior donde se incluyan los recursos humanos utilizados para el desarrollo de los objetivos de la entidad, los recursos fiscales que permitieron realizar la misma y la procedencia de éstos. 6. Certificado de incorporación, donde sea aplicable, y reglamento vigente de las operaciones de la entidad. 7. Estado financiero. En aquellos casos cuya asignación legislativa sea igual o mayor de veinticinco mil dólares ( $25,000.00 ), deberá ser certificado por un Contador Público Autorizado. El estado financiero deberá reflejar el resultado de las operaciones fiscales por origen de recursos.
Artículo III - Tramitación y Pago A. Una vez que los donativos aprobados hayan sido contabilizados por el Departamento de Hacienda en las cuentas del Departamento de Agricultura, la Oficina de Finanzas de este Departamento tramitará los comprobantes de pago a favor de las entidades a las cuales les hayan sido asignadas y certificadas por la Oficina de Presupuesto del Departamento de Agricultura. B. Una vez recibidos los cheques del Departamento de Hacienda, la Oficina de Finanzas del Departamento de Agricultura deberá comunicarse con estas instituciones para hacerle entrega o envio de los desembolsos correspondientes. C. Toda entidad que reciba fondos asignados mediante
la Resolución Conjunta deberá someter al Senado y a la Cámara de Representantes, a través de sus respectivas Secretarías, una programación del desglose por objeto de gasto dentro de los treinta (30) días posteriores al comienzo del año fiscal. Además, deberá someter un informe semestral de los gastos incurridos por objeto y de labor realizada. D. Copia de los documentos antes mencionados deberán ser sometidos al Departamento de Agricultura debidamente certificados. E. El Secretario de Hacienda deducirá de los fondos asignados a cada entidad particular la cantidad de dinero que sea necesaria para pagar cualquier deuda contraída por dicha entidad con el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Artículo IV - Contabilización de Fondos A. Toda entidad que reciba fondos públicos asignados bajo la Resolución Conjunta, deberá depositar dichos fondos en cuentas bancarias separadas de cualesquiera otros fondos. Las hojas de depósito deberán ser enumeradas correlativamente durante cada año fiscal y llevarán como prefijo el número del año; por ejemplo: para el año 1989-90, serían 90-1, 90-2 y así sucesivamente. B. Toda transacción relacionada con estos fondos deberán contabilizarse en los récords apropiados de acuerdo a las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Los libros de contabilidad de estos fondos deberán mantenerse separadamente de los libros correspondientes a cualesquiera otros fondos. Deberán ser conciliados con la cuenta bancaria mensualmente. C. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La entidad deberá designar un agente fiscal
que será el encargado de recibir, contabilizar y hacer los deseanbolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. D. Sólo se harán desembolsos mediante cheque y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se le asignó el donativo, según conste de los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa. E. No se girarán cheques al portador, ni efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo. F. Las entidades deberán conservar en sus archivos las facturas, conduces, comprobantes o cualquier otro documento que evidencie los gastos incurridos de cada renglón presupuestado, donde se indique la cantidad, el concepto y la persona o entidad que emite dicho documento. Estos se mantendrán a la disposición de los funcionarios del Departamento de Agricultura, las Comisiones de Hacienda de la Legislatura y de la Oficina del Contralor para cualquier intervención fiscal y para la correspondiente revisión y corroboración de los informes semestrales, por un término de seis (6) años o hasta que los funcionarios del Departamento de Agricultura hayan efectuado el correspondiente examen, cualesquiera que ocurra posterior.
Artículo V - Identificación de Equipo Todo equipo adquirido con fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico deberá estar numerado e identificado como propiedad de la entidad que reciba los fondos. El mismo deberá aparecer en la hoja de inventario de dicha organización. La entidad no podrá vender, arrendar, donar o prestar el equipo adquirido para usos ajenos a los propósitos de la entidad.
Artículo VI - Examen o Intervención de Cuentas y Libros Los funcionarios del Departamento de Agricultura debidamente autorizados podrán inspeccionar e intervenir todas las cuentas, libros y documentos de toda entidad que reciba fondos asignados por la Legislatura, a través del Departamento de Agricultura, para verificar la correcta utilización de tales fondos, determinar el cumplimiento de los objetivos enumerados en la propuesta y ver si esos fondos fueron utilizados conforme al plan de trabajo sometido. Los exámenes o intervenciones a realizarse deberán ser efectuados tomando en cuenta los principios de contabilidad generalmente aceptados en la profesión.
Artículo VII - Informes de Intervención A. Concluido el examen o intervención de las cuentas, libros y documentos de la organización intervenida, se preparará un informe preliminar exponiendo los resultados de dicho examen o intervención y señalando las deficiencias o violaciones de ley encontradas. Copia de ese informe deberá remitirse a los directores de la organización intervenida para que éstos sometan, dentro del término que les sea concedido, sus comentarios u observaciones, así como las medidas tomadas o que se propongan tomar para corregir las deficiencias señaladas en el informe preliminar. B. Los funcionarios autorizados del Departamento de Agricultura prepararán y someterán un informe final del caso luego de haber considerado debidamente los planteamientos, si algunos, sobre el informe preliminar de los directores de la organización o entidad intervenida. Este informe final deberá contener los resultados del examen o intervención y las recomendaciones de la agencia sobre el caso. La Oficina de
Finanzas del Departamento de Agricultura tomará en cuenta las conclusiones o recomendaciones emitidas en este informe final para decidir el curso de acción a seguir con respecto a desembolsos futuros. C. El Secretario de Agricultura podrá hacer las recomendaciones y observaciones que estime pertinentes a ambas Cámaras Legislativas, conforme al resultado del examen o intervención llevado a cabo por funcionarios del Departamento de Agricultura.
Artículo VIII - Expedientes a mantenerse La Oficina de Finanzas del Departamento de Agricultura deberá mantener un expediente de cada entidad que utilice fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico bajo la mencionada Resolución Conjunta. Dicho expediente deberá contener, entre otra información, la siguiente:
Artículo IX - Cumplimiento con otras leyes y reglamentos Cumplir con los requisitos de este Reglamento no exime a entidad alguna de cumplir con las disposiciones de otras leyes y reglamentos que le fueren aplicables.
Nada de lo contenido en este Reglamento se interpretará como limitativo de las facultades investigativas y de reglamentación o de cualquier otra índole, concedídasle al Secretario de Agricultura bajo cualquier otra ley.
Artículo X - Cláusula de Salvedad Si cualquier parte de este Reglamento o su aplicación a cualquier persona o circunstancia fuese declarada nula, tal declaración no afectará el resto de este Reglamento o su aplicación. Artículo XI - Autoridad Legal y Vigencia
Este Reglamento lo promulga el Secretario de Agricultura en virtud de las facultades conferidas por la Resolución Conjunta del Presupuesto General. El mismo comenzará a regir a los treinta (30) días de su radicación en la Oficina del Secretario de Estado de Puerto Rico del original y dos copias de sus versiones en español y en inglés, según lo dispone la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988 .
Aprobado en San Juan, Puerto Rico, el día 31 de octubre de 1989 .
Agencia:
Departamento de Agricultura
Número:
4040
Estado:
Activo
Año:
1989
Fecha:
1 de noviembre de 1989
Este reglamento establece las normas para fiscalizar el uso y la disposición de fondos públicos asignados anualmente a entidades particulares sin fines de lucro a través del Departamento de Agricultura de Puerto Rico. Las entidades que soliciten estos fondos deben presentar una propuesta detallada al Departamento, incluyendo sus objetivos, plan de trabajo, justificación de gastos desglosada y estados financieros, los cuales deben ser certificados por un Contador Público Autorizado si la asignación supera los $25,000. Una vez aprobados, el Departamento de Agricultura tramita los pagos, y las entidades receptoras tienen la obligación de someter programaciones de gastos e informes semestrales al Senado, la Cámara de Representantes y al propio Departamento. La Secretaría de Hacienda puede deducir cualquier deuda que la entidad tenga con el Gobierno del Estado Libre Asociado de los fondos asignados. Además, se exige que los fondos se depositen en cuentas bancarias separadas y se contabilicen en registros distintos, siguiendo prácticas contables generalmente aceptadas y conciliándose mensualmente. Finalmente, el director o administrador de la entidad no puede fungir simultáneamente como agente fiscal, debiendo designarse a una persona diferente para esta función.
Artículo I - Introducción y Propósito del Reglamento La Resolución Conjunta del Presupuesto General para Gastos de Funcionamiento de las Ramas Legislativas, Judicial y Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico asignan anualmente, a través del Departamento de Agricultura, fondos públicos a entidades sin fines de lucro.
Dicha resolución le impone al Departamento de Agricultura la obligación de fiscalizar, mediante reglamentación, el uso y disposición de dichos fondos. Es con este propósito que se promulga este reglamento.
Artículo II - Peticiones de Fondos Toda entidad que se proponga utilizar fondos asignádosle a través del Departamento de Agricultura mediante este estatuto, deberá someter a este Departamento copia de la propuesta sometida por tal entidad a la Legislatura de Puerto Rico, la cual deberá contener, entre otra información, la siguiente:
de teléfonos, agua, luz, Compra de equipo y materiales, Primas de seguro, etc. 5. En los casos de entidades que lleven un año o más operando deberá incluirse una descripción de la labor realizada durante el año anterior donde se incluyan los recursos humanos utilizados para el desarrollo de los objetivos de la entidad, los recursos fiscales que permitieron realizar la misma y la procedencia de éstos. 6. Certificado de incorporación, donde sea aplicable, y reglamento vigente de las operaciones de la entidad. 7. Estado financiero. En aquellos casos cuya asignación legislativa sea igual o mayor de veinticinco mil dólares ( $25,000.00 ), deberá ser certificado por un Contador Público Autorizado. El estado financiero deberá reflejar el resultado de las operaciones fiscales por origen de recursos.
Artículo III - Tramitación y Pago A. Una vez que los donativos aprobados hayan sido contabilizados por el Departamento de Hacienda en las cuentas del Departamento de Agricultura, la Oficina de Finanzas de este Departamento tramitará los comprobantes de pago a favor de las entidades a las cuales les hayan sido asignadas y certificadas por la Oficina de Presupuesto del Departamento de Agricultura. B. Una vez recibidos los cheques del Departamento de Hacienda, la Oficina de Finanzas del Departamento de Agricultura deberá comunicarse con estas instituciones para hacerle entrega o envio de los desembolsos correspondientes. C. Toda entidad que reciba fondos asignados mediante
la Resolución Conjunta deberá someter al Senado y a la Cámara de Representantes, a través de sus respectivas Secretarías, una programación del desglose por objeto de gasto dentro de los treinta (30) días posteriores al comienzo del año fiscal. Además, deberá someter un informe semestral de los gastos incurridos por objeto y de labor realizada. D. Copia de los documentos antes mencionados deberán ser sometidos al Departamento de Agricultura debidamente certificados. E. El Secretario de Hacienda deducirá de los fondos asignados a cada entidad particular la cantidad de dinero que sea necesaria para pagar cualquier deuda contraída por dicha entidad con el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Artículo IV - Contabilización de Fondos A. Toda entidad que reciba fondos públicos asignados bajo la Resolución Conjunta, deberá depositar dichos fondos en cuentas bancarias separadas de cualesquiera otros fondos. Las hojas de depósito deberán ser enumeradas correlativamente durante cada año fiscal y llevarán como prefijo el número del año; por ejemplo: para el año 1989-90, serían 90-1, 90-2 y así sucesivamente. B. Toda transacción relacionada con estos fondos deberán contabilizarse en los récords apropiados de acuerdo a las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas. Los libros de contabilidad de estos fondos deberán mantenerse separadamente de los libros correspondientes a cualesquiera otros fondos. Deberán ser conciliados con la cuenta bancaria mensualmente. C. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La entidad deberá designar un agente fiscal
que será el encargado de recibir, contabilizar y hacer los deseanbolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. D. Sólo se harán desembolsos mediante cheque y para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se le asignó el donativo, según conste de los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa. E. No se girarán cheques al portador, ni efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo. F. Las entidades deberán conservar en sus archivos las facturas, conduces, comprobantes o cualquier otro documento que evidencie los gastos incurridos de cada renglón presupuestado, donde se indique la cantidad, el concepto y la persona o entidad que emite dicho documento. Estos se mantendrán a la disposición de los funcionarios del Departamento de Agricultura, las Comisiones de Hacienda de la Legislatura y de la Oficina del Contralor para cualquier intervención fiscal y para la correspondiente revisión y corroboración de los informes semestrales, por un término de seis (6) años o hasta que los funcionarios del Departamento de Agricultura hayan efectuado el correspondiente examen, cualesquiera que ocurra posterior.
Artículo V - Identificación de Equipo Todo equipo adquirido con fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico deberá estar numerado e identificado como propiedad de la entidad que reciba los fondos. El mismo deberá aparecer en la hoja de inventario de dicha organización. La entidad no podrá vender, arrendar, donar o prestar el equipo adquirido para usos ajenos a los propósitos de la entidad.
Artículo VI - Examen o Intervención de Cuentas y Libros Los funcionarios del Departamento de Agricultura debidamente autorizados podrán inspeccionar e intervenir todas las cuentas, libros y documentos de toda entidad que reciba fondos asignados por la Legislatura, a través del Departamento de Agricultura, para verificar la correcta utilización de tales fondos, determinar el cumplimiento de los objetivos enumerados en la propuesta y ver si esos fondos fueron utilizados conforme al plan de trabajo sometido. Los exámenes o intervenciones a realizarse deberán ser efectuados tomando en cuenta los principios de contabilidad generalmente aceptados en la profesión.
Artículo VII - Informes de Intervención A. Concluido el examen o intervención de las cuentas, libros y documentos de la organización intervenida, se preparará un informe preliminar exponiendo los resultados de dicho examen o intervención y señalando las deficiencias o violaciones de ley encontradas. Copia de ese informe deberá remitirse a los directores de la organización intervenida para que éstos sometan, dentro del término que les sea concedido, sus comentarios u observaciones, así como las medidas tomadas o que se propongan tomar para corregir las deficiencias señaladas en el informe preliminar. B. Los funcionarios autorizados del Departamento de Agricultura prepararán y someterán un informe final del caso luego de haber considerado debidamente los planteamientos, si algunos, sobre el informe preliminar de los directores de la organización o entidad intervenida. Este informe final deberá contener los resultados del examen o intervención y las recomendaciones de la agencia sobre el caso. La Oficina de
Finanzas del Departamento de Agricultura tomará en cuenta las conclusiones o recomendaciones emitidas en este informe final para decidir el curso de acción a seguir con respecto a desembolsos futuros. C. El Secretario de Agricultura podrá hacer las recomendaciones y observaciones que estime pertinentes a ambas Cámaras Legislativas, conforme al resultado del examen o intervención llevado a cabo por funcionarios del Departamento de Agricultura.
Artículo VIII - Expedientes a mantenerse La Oficina de Finanzas del Departamento de Agricultura deberá mantener un expediente de cada entidad que utilice fondos asignados por la Legislatura de Puerto Rico bajo la mencionada Resolución Conjunta. Dicho expediente deberá contener, entre otra información, la siguiente:
Artículo IX - Cumplimiento con otras leyes y reglamentos Cumplir con los requisitos de este Reglamento no exime a entidad alguna de cumplir con las disposiciones de otras leyes y reglamentos que le fueren aplicables.
Nada de lo contenido en este Reglamento se interpretará como limitativo de las facultades investigativas y de reglamentación o de cualquier otra índole, concedídasle al Secretario de Agricultura bajo cualquier otra ley.
Artículo X - Cláusula de Salvedad Si cualquier parte de este Reglamento o su aplicación a cualquier persona o circunstancia fuese declarada nula, tal declaración no afectará el resto de este Reglamento o su aplicación. Artículo XI - Autoridad Legal y Vigencia
Este Reglamento lo promulga el Secretario de Agricultura en virtud de las facultades conferidas por la Resolución Conjunta del Presupuesto General. El mismo comenzará a regir a los treinta (30) días de su radicación en la Oficina del Secretario de Estado de Puerto Rico del original y dos copias de sus versiones en español y en inglés, según lo dispone la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988 .
Aprobado en San Juan, Puerto Rico, el día 31 de octubre de 1989 .