Estado Libre Asociado de Puerto Rico ADMINISTRACION DE FOMENTO COOPERATIVO

REGLAMENTO PARA FISCALIZAR EL USO Y DISPOSICION DE DONATIVOS BAJO LA CUSTODIA DE LA ADMINISTRACION DE FOMENTO COOPERATIVO

ARTICULO I - Títu1o, Base Legal y Propósito Sección 101 - Título del Reglamento El título de este Reglamento será "Reglamento para Fiscalizar el Uso y Disposición de Donativos Bajo la Custodia de la Administración de Fomento Cooperativo.

Sección 102 - Base Legal Se promulga este Reglamento en virtud del Artículo 6 de la Resolución Conjunta del Presupuesto General de 1989, el cual obliga a las agencias bajo cuya custodia se asignan donativos para organizaciones particulares, a adoptar reglamentación para fiscalizar el uso y disposición de dichos fondos.

Sección 103 - Propósito El propósito de este Reglamento es establecer los criterios que deben seguir los funcionarios y empleados de la Administración de Fomento Cooperativo en la fiscalización y uso de los donativos asignados.

Sección 104 - Aplicabilidad Será aplicable a toda entidad o persona a quien se le haya asignado donativos cuya custodia, distribución y fiscalización han sido puestas bajo la Administración de Fomento Cooperativo conforme a la Resolución Conjunta del Presupuesto General.

Sección 105 - Definiciones A los efectos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se

---

expresa: Administración : Significa la Administración de Fomento Cooperativo

Administrador : Significa el Administrador de la Administración de Fomento Cooperativo.

Donativo : Significa fondos asignados por la Legislatura mediante Resolución Conjunta del Presupuesto.

Persona : Significa cualquier persona natural o jurídica, sus agentes, empleados o representantes.

Organización : Significa cualquier persona, entidad , organización o grupo cooperativo.

Expediente : Significa una entidad independiente de archivo que identifica exclusivamente una organización y contiene todo tipo de documentos relacionado con dicha organización.

R/C : Significa la Resolución Conjunta del Presupuesto General.

ARTICULO II - Traspaso del Donativo Sección 201 - Procedimientos a) La División de Finanzas y Contabilidad de la Administración de Fomento Cooperativo obtendrá copia de la Resolución Conjunta que contiene el listado de las organizaciones beneficiadas y las cantidades otorgadas y establecerá su dirección y localización, mediante los récords existentes en la División de Finanzas y Contabilidad. Organizaciones nuevas, para las que no existe expediente o información en la División de Finanzas y Contabilidad, se localizarán por la guía telefónica. Si tal acción resulta infructuosa, se gestionará por escrito esa información a las Comisiones de

---

Hacienda, de la Cámara y el Senado. b) Una vez se reciba en la Administración el documento oficial del Departamento de Hacienda informando sobre la disponibilidad de los fondos aprobados para el nuevo año fiscal, la División de Finanzas y Contabilidad remitirá a cada organización localizada, una notificación oficial sobre la asignación y disponibilidad del donativo, los documentos que deberá suplir la Organización para recibir dichos fondos y los procedimientos a seguir durante el año para su uso y disposición. Esta notificación se remitirá a la dirección en récord en la División de Finanzas y Contabilidad. c) Al recibo de esta notificación, la Organización deberá proceder de la siguiente forma:

1. Preparará un Plan Anual para el uso del donativo en armonía con el objetivo fundamental para el cual radicó su solicitud de fondos ante la Honorable Legislatura. Someted dicho plan a la División de Finanzas y Contabilidad de la Administración, no más tarde de treinta (30) días siguientes al recibo de la notificación mencionada en el inciso

(b) anterior. 2. Copia de este plan anual deberá ser sometido al Senado y la Cámara de Representantes, a través de sus Secretarías, no más tarde de los primeros (30) días posterior del recibo de notificación de la Administración.

---

d) La Organización someterá a la División de Finanzas y Contabilidad un informe trimestral de gastos del donativo no más tarde de treinta (30) días luego de terminar cada trimestre. e) Al concluir el segundo trimestre el 31 de diciembre del año fiscal del otorgamiento y el cuarto trimestre en junio de ese año fiscal, la Organización deberá preparar, además del informe trimestral que remitirá a la División de Finanzas y Contabilidad, un informe semestral detallando los gastos incurridos con cargo al donativo, para envío al Senado y la Camará de Representantes. f) El donativo se transferirá a la Organización en cuatro porciones trimestrales, cada una equivalente a una cuarta $(1 / 4)$ parte del mismo, al principio de cada trimestre, previo recibo y aceptación de los informes requeridos en este Reglamento.

ARTICULO III - Uso y Disposición del Donativo Sección 301 - Procedimientos a) La Organización deberá tomar medidas de control fiscal concretas que permitan en todo momento identificar adecuadamente los fondos del donativo legislativo y evidenciar el uso dado o proyectado para los mismos. A tales fines:

1. Depositará los fondos del donativo en una cuenta bancaria separada que no contenga ingresos de otras fuentes.

---

2. Establecerá y mantendrá libros de contabilidad separados para registrar los ingresos, desembolsos y obligaciones contraídas contra el donativo.
3. Conservará en sus archivos expedientes claros sobre todo documento relacionado con el donativo, tales como: el plan anual, los informes trimestrales, los informes emitidos a la Legislatura, órdenes de compra de materiales, equipo y servicios, anuncios, contratos o acuerdos con personas, organizaciones o firmas comerciales, facturas, conduces, comprobantes, cheques emitidos pagados, hojas de informes bancarios, entre otros. b) Dichos archivos, libros y documentos estarán en todo momento disponibles y accesibles al personal de la División de Finanzas y Contabilidad, a los auditores designados por la Administración de Fomento Cooperativo, los funcionarios que designe la Legislatura, la Oficina de Auditoria de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, el Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para revisión periódica y corroboración de datos, así como para cualquier investigación o intervención fiscal que se requiera. c) La Organización deberá utilizar los fondos del donativo, sólo para los gastos considerados en el plan anual y la programación sometida a la Administración de Fomento Cooperativo y la Legislatura. Cualquier cambio en el uso programado, tanto en conceptos

---

de uso, como en cantidad, deberá ser autorizado por escrito por la Administración de Fomento Cooperativo, previo a incurrir en obligaciones o compromiso alguno. Para este fin la Organización deberá someter a la Aministración de Fomento Cooperativo, una solicitud de reprogramación de fondos que deberá contener, por lo menos, la siguiente información:

1. La determinación y origen de las economias a reprogramar que explique cómo lograron las economias y cómo se han atendido las necesidades para las cuales habian separado esos fondos originalmente.
2. El detalle por concepto de gastos del uso propuesto para los fondos a reprogramar y las justificaciones y explicaciones de las necesidades a atender o beneficios a obtener . d) Al evaluar la petición de cambio, la División de Finanzas y Contabilidad podrá, si lo estima necesario, visitar la organización para corroborar la situación o solicitar la información adicional. En todo caso, emitirá una determinación en un término no mayor de quince (15) días, a partir de la fecha de recibo de la petición en la Administración de Fomento Cooperativo.

ARTICILO IV - Fiscalización del Uso y Disposición del Donativo

Sección 401 - Procedimientos a) La División de Finanzas y Contabilidad tendrá la responsabilidad de fiscalizar el uso y disposición de los donativos. Esta gestión

---

se efectuará mediante las siguientes acciones:

1. Revisión y análisis de informes de ingresos y gastos en cuanto a exactitud, conformidad con el plan anual y conciliación de registros.
2. Corroboración de ingresos y desenbolsos contabilizados contra los libros, el informe trimestral y la cuenta bancaria.
3. Cotejo del recibo de artículos, equipo, materiales y servicios adquiridos contra el donativo, mediante inspección ocular, cuando ello sea posible.
4. Entrevista con algunos de los clientes de la institución para corroborar si están recibiendo el beneficio esperado de las necesidades satisfechas con cargo al donativo.
5. Auditoría de los libros de la institución, si fuera necesario, a base de los hallazgos de las acciones antes mencionadas b) La labor antes indicada se llevará a cabo mediante:
6. Revisión de expedientes y documentos que la organización someta a la Administración de Fomento Cooperativo.
7. La realización de por lo menos dos visitas a la organización durante el año para fines de monitoría y seguimiento.
8. Revisión del expediente del donativo que la organización deberá mantener en archivo.
9. La Administración podrá ordenar la realización de auditorías internas o gestionar auditorías externas para los fondos del donativo, cuando así lo considere necesario para asegurar el buen uso de los fondos públicos y el bienestar de la clientela, o cuando como resultado de la

---

fiscalización y seguimiento que realiza la División de Finanzas y Contabilidad, se detecten situaciones que ameriten ese procedimiento fiscal. Los costos en que incurra la Administración, por concepto de auditoría, serán por cuenta de la persona o entidad auditada.

Sección 402 - Retención de Donativo a) La Administración de Fomento Cooperativo no efectuará la transferencia del donativo cuando ocurren y mientras prevalezcan las siguientes circunstancias:

1. No se logre localizar ni identificar a la organización a la cual se asignó el donativo.
2. La Organización no radique el plan anual o alguno de los informes trimestrales de gastos.
3. Se detecte que la Organización ha incumplido su responsabilidad de someter a la Legislatura los informes requeridos en el Artículo 6 de la Resolución Conjunta.
4. Se determine y corrobore que la Organización no está utilizando el donativo y mantiene balances considerables de las transferencias anteriores en sus cuentas, sin que existan justificaciones claras y razonables para esa situación .
5. Se determine que la institución está utilizando el donativo para fines distintos a los programados o está incurriendo en gastos claramente considerables como de lujo o extravagantes .

---

6. La Organización no puede evidenciar o informar sobre el uso dado al donativo.
7. La Organización ha violado alguna ley especial aplicable a su funcionamiento y a su matrícula. b) La retención de los fondos del donativo será siempre un recurso de última instancia y sólo podrá aplicarse por autorización del Administrador de Fomento Cooperativo o en quien éste delegue. c) Para este propósito, el Administrador de Fomento Cooperativo remitirá comunicación a la Organización, notificándole la acción que se propone tomar, las circunstancias que la justifican e indicándole los requisitos que deberá cumplir. Copias de esa notificación se remitirá al Senado y a la Cámara, a través de sus respectivas secretarías.

ARTICULO V - Procedimientos Adjudicativos A los fines de implantar este Reglamento y desempeñar sus funciones, la Administración de Fomento Cooperativo utilizará los siguientes procedimientos:

a) Cuando el Administrador determine que procede la retención de un donativo, en parte, o totalmente, o cualquier otra determinación relacionada con la función fiscalizadora, así lo notificará por escrito mediante correo certificado con acuse de recibo a la organización afectada, aduciendo las razones para ello. En la notificación se deberá advertir a la organización afectada sobre su derecho a solicitar reconsideración de la acción tomada ante la Junta de Apelaciones dentro de un término de treinta (30) días, contados a partir de la notificación.

---

ARTICULO VI - Cláusulas de Separabilidad, Vigencia Sección 601 - Cláusula de Separabilidad Si cualquier disposición de este Reglamento fuere declarada inconstitucional o nula, dicho fallo no afectará ni invalidará el resto del mismo.

Sección 602 - Vigencia Este Reglamento comenzará a regir a los treinta (30) días siguientes de haber sido radicado ante el Departamento de Estado y aprobado por el Secretario de Estado y permanecerá vigente, según se disponga en la Resolución Conjunta del Presupuesto General que se apruebe para cada año fiscal subsiguiente.

Aprobado en San Juan, Puerto Rico, hoy 10 de agosto de 1989.

Radicado en el Departamento de Estado

Estado Libre Asociado de Puerto Rico ADMINISTRACION DE FOMENTO COOPERATIVO

REGLAMENTO PARA FISCALIZAR EL USO Y DISPOSICION DE DONATIVOS BAJO LA CUSTODIA DE LA ADMINISTRACION DE FOMENTO COOPERATIVO

ARTICULO I - Títu1o, Base Legal y Propósito Sección 101 - Título del Reglamento El título de este Reglamento será "Reglamento para Fiscalizar el Uso y Disposición de Donativos Bajo la Custodia de la Administración de Fomento Cooperativo.

Sección 102 - Base Legal Se promulga este Reglamento en virtud del Artículo 6 de la Resolución Conjunta del Presupuesto General de 1989, el cual obliga a las agencias bajo cuya custodia se asignan donativos para organizaciones particulares, a adoptar reglamentación para fiscalizar el uso y disposición de dichos fondos.

Sección 103 - Propósito El propósito de este Reglamento es establecer los criterios que deben seguir los funcionarios y empleados de la Administración de Fomento Cooperativo en la fiscalización y uso de los donativos asignados.

Sección 104 - Aplicabilidad Será aplicable a toda entidad o persona a quien se le haya asignado donativos cuya custodia, distribución y fiscalización han sido puestas bajo la Administración de Fomento Cooperativo conforme a la Resolución Conjunta del Presupuesto General.

Sección 105 - Definiciones A los efectos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se

---

expresa: Administración : Significa la Administración de Fomento Cooperativo

Administrador : Significa el Administrador de la Administración de Fomento Cooperativo.

Donativo : Significa fondos asignados por la Legislatura mediante Resolución Conjunta del Presupuesto.

Persona : Significa cualquier persona natural o jurídica, sus agentes, empleados o representantes.

Organización : Significa cualquier persona, entidad , organización o grupo cooperativo.

Expediente : Significa una entidad independiente de archivo que identifica exclusivamente una organización y contiene todo tipo de documentos relacionado con dicha organización.

R/C : Significa la Resolución Conjunta del Presupuesto General.

ARTICULO II - Traspaso del Donativo Sección 201 - Procedimientos a) La División de Finanzas y Contabilidad de la Administración de Fomento Cooperativo obtendrá copia de la Resolución Conjunta que contiene el listado de las organizaciones beneficiadas y las cantidades otorgadas y establecerá su dirección y localización, mediante los récords existentes en la División de Finanzas y Contabilidad. Organizaciones nuevas, para las que no existe expediente o información en la División de Finanzas y Contabilidad, se localizarán por la guía telefónica. Si tal acción resulta infructuosa, se gestionará por escrito esa información a las Comisiones de

---

Hacienda, de la Cámara y el Senado. b) Una vez se reciba en la Administración el documento oficial del Departamento de Hacienda informando sobre la disponibilidad de los fondos aprobados para el nuevo año fiscal, la División de Finanzas y Contabilidad remitirá a cada organización localizada, una notificación oficial sobre la asignación y disponibilidad del donativo, los documentos que deberá suplir la Organización para recibir dichos fondos y los procedimientos a seguir durante el año para su uso y disposición. Esta notificación se remitirá a la dirección en récord en la División de Finanzas y Contabilidad. c) Al recibo de esta notificación, la Organización deberá proceder de la siguiente forma:

1. Preparará un Plan Anual para el uso del donativo en armonía con el objetivo fundamental para el cual radicó su solicitud de fondos ante la Honorable Legislatura. Someted dicho plan a la División de Finanzas y Contabilidad de la Administración, no más tarde de treinta (30) días siguientes al recibo de la notificación mencionada en el inciso

(b) anterior. 2. Copia de este plan anual deberá ser sometido al Senado y la Cámara de Representantes, a través de sus Secretarías, no más tarde de los primeros (30) días posterior del recibo de notificación de la Administración.

---

d) La Organización someterá a la División de Finanzas y Contabilidad un informe trimestral de gastos del donativo no más tarde de treinta (30) días luego de terminar cada trimestre. e) Al concluir el segundo trimestre el 31 de diciembre del año fiscal del otorgamiento y el cuarto trimestre en junio de ese año fiscal, la Organización deberá preparar, además del informe trimestral que remitirá a la División de Finanzas y Contabilidad, un informe semestral detallando los gastos incurridos con cargo al donativo, para envío al Senado y la Camará de Representantes. f) El donativo se transferirá a la Organización en cuatro porciones trimestrales, cada una equivalente a una cuarta $(1 / 4)$ parte del mismo, al principio de cada trimestre, previo recibo y aceptación de los informes requeridos en este Reglamento.

ARTICULO III - Uso y Disposición del Donativo Sección 301 - Procedimientos a) La Organización deberá tomar medidas de control fiscal concretas que permitan en todo momento identificar adecuadamente los fondos del donativo legislativo y evidenciar el uso dado o proyectado para los mismos. A tales fines:

1. Depositará los fondos del donativo en una cuenta bancaria separada que no contenga ingresos de otras fuentes.

---

2. Establecerá y mantendrá libros de contabilidad separados para registrar los ingresos, desembolsos y obligaciones contraídas contra el donativo.
3. Conservará en sus archivos expedientes claros sobre todo documento relacionado con el donativo, tales como: el plan anual, los informes trimestrales, los informes emitidos a la Legislatura, órdenes de compra de materiales, equipo y servicios, anuncios, contratos o acuerdos con personas, organizaciones o firmas comerciales, facturas, conduces, comprobantes, cheques emitidos pagados, hojas de informes bancarios, entre otros. b) Dichos archivos, libros y documentos estarán en todo momento disponibles y accesibles al personal de la División de Finanzas y Contabilidad, a los auditores designados por la Administración de Fomento Cooperativo, los funcionarios que designe la Legislatura, la Oficina de Auditoria de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, el Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para revisión periódica y corroboración de datos, así como para cualquier investigación o intervención fiscal que se requiera. c) La Organización deberá utilizar los fondos del donativo, sólo para los gastos considerados en el plan anual y la programación sometida a la Administración de Fomento Cooperativo y la Legislatura. Cualquier cambio en el uso programado, tanto en conceptos

---

de uso, como en cantidad, deberá ser autorizado por escrito por la Administración de Fomento Cooperativo, previo a incurrir en obligaciones o compromiso alguno. Para este fin la Organización deberá someter a la Aministración de Fomento Cooperativo, una solicitud de reprogramación de fondos que deberá contener, por lo menos, la siguiente información:

1. La determinación y origen de las economias a reprogramar que explique cómo lograron las economias y cómo se han atendido las necesidades para las cuales habian separado esos fondos originalmente.
2. El detalle por concepto de gastos del uso propuesto para los fondos a reprogramar y las justificaciones y explicaciones de las necesidades a atender o beneficios a obtener . d) Al evaluar la petición de cambio, la División de Finanzas y Contabilidad podrá, si lo estima necesario, visitar la organización para corroborar la situación o solicitar la información adicional. En todo caso, emitirá una determinación en un término no mayor de quince (15) días, a partir de la fecha de recibo de la petición en la Administración de Fomento Cooperativo.

ARTICILO IV - Fiscalización del Uso y Disposición del Donativo

Sección 401 - Procedimientos a) La División de Finanzas y Contabilidad tendrá la responsabilidad de fiscalizar el uso y disposición de los donativos. Esta gestión

---

se efectuará mediante las siguientes acciones:

1. Revisión y análisis de informes de ingresos y gastos en cuanto a exactitud, conformidad con el plan anual y conciliación de registros.
2. Corroboración de ingresos y desenbolsos contabilizados contra los libros, el informe trimestral y la cuenta bancaria.
3. Cotejo del recibo de artículos, equipo, materiales y servicios adquiridos contra el donativo, mediante inspección ocular, cuando ello sea posible.
4. Entrevista con algunos de los clientes de la institución para corroborar si están recibiendo el beneficio esperado de las necesidades satisfechas con cargo al donativo.
5. Auditoría de los libros de la institución, si fuera necesario, a base de los hallazgos de las acciones antes mencionadas b) La labor antes indicada se llevará a cabo mediante:
6. Revisión de expedientes y documentos que la organización someta a la Administración de Fomento Cooperativo.
7. La realización de por lo menos dos visitas a la organización durante el año para fines de monitoría y seguimiento.
8. Revisión del expediente del donativo que la organización deberá mantener en archivo.
9. La Administración podrá ordenar la realización de auditorías internas o gestionar auditorías externas para los fondos del donativo, cuando así lo considere necesario para asegurar el buen uso de los fondos públicos y el bienestar de la clientela, o cuando como resultado de la

---

fiscalización y seguimiento que realiza la División de Finanzas y Contabilidad, se detecten situaciones que ameriten ese procedimiento fiscal. Los costos en que incurra la Administración, por concepto de auditoría, serán por cuenta de la persona o entidad auditada.

Sección 402 - Retención de Donativo a) La Administración de Fomento Cooperativo no efectuará la transferencia del donativo cuando ocurren y mientras prevalezcan las siguientes circunstancias:

1. No se logre localizar ni identificar a la organización a la cual se asignó el donativo.
2. La Organización no radique el plan anual o alguno de los informes trimestrales de gastos.
3. Se detecte que la Organización ha incumplido su responsabilidad de someter a la Legislatura los informes requeridos en el Artículo 6 de la Resolución Conjunta.
4. Se determine y corrobore que la Organización no está utilizando el donativo y mantiene balances considerables de las transferencias anteriores en sus cuentas, sin que existan justificaciones claras y razonables para esa situación .
5. Se determine que la institución está utilizando el donativo para fines distintos a los programados o está incurriendo en gastos claramente considerables como de lujo o extravagantes .

---

6. La Organización no puede evidenciar o informar sobre el uso dado al donativo.
7. La Organización ha violado alguna ley especial aplicable a su funcionamiento y a su matrícula. b) La retención de los fondos del donativo será siempre un recurso de última instancia y sólo podrá aplicarse por autorización del Administrador de Fomento Cooperativo o en quien éste delegue. c) Para este propósito, el Administrador de Fomento Cooperativo remitirá comunicación a la Organización, notificándole la acción que se propone tomar, las circunstancias que la justifican e indicándole los requisitos que deberá cumplir. Copias de esa notificación se remitirá al Senado y a la Cámara, a través de sus respectivas secretarías.

ARTICULO V - Procedimientos Adjudicativos A los fines de implantar este Reglamento y desempeñar sus funciones, la Administración de Fomento Cooperativo utilizará los siguientes procedimientos:

a) Cuando el Administrador determine que procede la retención de un donativo, en parte, o totalmente, o cualquier otra determinación relacionada con la función fiscalizadora, así lo notificará por escrito mediante correo certificado con acuse de recibo a la organización afectada, aduciendo las razones para ello. En la notificación se deberá advertir a la organización afectada sobre su derecho a solicitar reconsideración de la acción tomada ante la Junta de Apelaciones dentro de un término de treinta (30) días, contados a partir de la notificación.

---

ARTICULO VI - Cláusulas de Separabilidad, Vigencia Sección 601 - Cláusula de Separabilidad Si cualquier disposición de este Reglamento fuere declarada inconstitucional o nula, dicho fallo no afectará ni invalidará el resto del mismo.

Sección 602 - Vigencia Este Reglamento comenzará a regir a los treinta (30) días siguientes de haber sido radicado ante el Departamento de Estado y aprobado por el Secretario de Estado y permanecerá vigente, según se disponga en la Resolución Conjunta del Presupuesto General que se apruebe para cada año fiscal subsiguiente.

Aprobado en San Juan, Puerto Rico, hoy 10 de agosto de 1989.

Radicado en el Departamento de Estado