Agencia:
Consejo de Educación Superior de Puerto Rico
Número:
3900
Estado:
Activo
Año:
1989
Fecha:
13 de abril de 1989
El Consejo de Educación Superior, mediante la Certificación número 89 de febrero de 1988, aprobó un nuevo procedimiento general y especificaciones para la impresión y control de diplomas y certificados otorgados por la Universidad de Puerto Rico. Esta iniciativa busca modernizar, agilizar y uniformar un proceso que previamente era costoso, lento y carente de consistencia, centralizando la contratación de la impresión y firma a partir del Año Académico 1988-89.
La Oficina de Finanzas y Administración de la Administración Central será responsable de la subasta y contratación de los servicios de impresión, mientras que los recintos emitirán las órdenes de compra. La Oficina de Asuntos Académicos deberá establecer un modelo y formato uniforme para todos los documentos.
Se establecen especificaciones detalladas para los diplomas, que se otorgarán en latín para grados asociados, bachilleratos, maestrías y doctorados, con tamaños y tipos de letra específicos según el nivel. Deben incluir el nombre del estudiante, grado, recinto, fecha, sellos universitarios y firmas de las autoridades pertinentes. Para los certificados por niveles (subgraduados, postbachillerato, postmaestría y postdoctoral), la redacción podrá ser en inglés o español, manteniendo un tamaño uniforme y requisitos de contenido similares a los diplomas. Ambos tipos de documentos se imprimirán en papel pergamino "original parchment".
Apertado F. Estacińn Postal U.P.R., Rlo Piedras, Puerto Rico 00934 úm. Tel. (809) 758-3350
3900 3900 Aprobado: Sila M. Calderón Secretario de Estado Por: $\frac{ ext { Secretario Auxiliar de Estado }}{ ext { Secretario } 1987-88}$
1987-88 Certificación número 89
Yo, Ismael Ramírez Soto, Director Ejecutivo del Consejo de Educación Superior, CERTIFICO:
Que el Consejo de Educación Superior, en su reunión ordinaria del viernes 26 de febrero de 1988, previa recomendación del Presidente de la Universidad de Puerto Rico, aprobó el siguiente:
PROCEDIMIENTO GENERAL Y ESPECIFICACIONES PARA LA IMPRESION Y CONTROL DE DIPLOMAS Y CERTIFICADOS OTORGADOS POR LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
La Universidad de Puerto Rico otorga anualmente cerca de nueve mil diplomas a estudiantes que completan los requisitos de estudio y de grado en los distintos recintos, colegios universitarios; y colegios universitarios tecnológicos y regionales.
Hasta el presente, el proceso de imprimir y firmar los diplomas y certificados ha sido costoso, lento, rudimentario y carente de uniformidad y algunas etapas se realizan en forma manual.
Luego de un amplio estudio y análisis de este proceso, que conllevó consultas a varios niveles, se determinó contratar en forma centralizada la impresión y firma de los diplomas y certificados. De esta manera, se pretende uniformar, agilizar y modernizar el proceso, así como reducir sus costos.
Este procedimiento contiene las instrucciones aplicables al sistema centralizado de subasta y contratación de la impresión de diplomas y certificados en la Universidad de Puerto Rico, así como las instrucciones relacionadas con los procedimientos que corresponden a los recintos para solicitar la impresión y controlar la entrega de diplomas. Incluye, además. las especificaciones aplicables a todos los diplomas y certificados que expida la Universidad a partir del Año Académico 1988-89.
1987-88 Certificación número 89
A. La celebración de la subasta y contratación de los servicios de impresión de diplomas, certificados y carpetas será responsabilidad de la Oficina de Finanzas y Administración de la Administración Central; la emisión de las órdenes de compra para gestionar el servicio a la compañía o entidad contratada será responsabilidad de los recintos y colegios. B. La Oficina de Asuntos Académicos debe preparar un modelo y formato uniforme para la impresión de los diplomas y certificados, conforme a los siguientes criterios y especificaciones:
1987-88 Certificación número 89 E. Los diplomas y certificados por niveles se entregarán en carpetas que permitan su preservación, en un plazo no mayor de tres meses, posterior a la fecha en que se completaron los requisitos de grado o nivel académico durante el año lectivo en curso.
Tendrá a su cargo las siguientes funciones:
La Oficina del Registrador de cada recinto o colegio universitario tendrá a cargo las siguientes funciones:
La Oficina de Compras de la Administración Central será responsable de celebrar la subasta para la contratación de los servicios de impresión de diplomas, certificados y carpetas. La celebración de la subasta se regirá por las disposiciones del Reglamento de Suministros contenido en la Certificación número 177 del 25 de junio de 1984 y por el Procedimiento de Subasta Formal para la Adquisición de Equipos, Suministros y Servicios, emitido mediante Circular de Finanzas Núm. 85-04 del 17 de septiembre de 1984. 2. De los recintos o colegios universitarios
Las unidades de compras de los recintos y colegios universitarios tramitarán las órdenes de compra para gestionar la impresión de los diplomas, certificados y carpetas.
Tel. (809) 758-3350
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1987-88 Certificación número 89
Dichas órdenes se emitirán a base del contrato de impresión de diplomas, certificados y carpetas que formalice la Administración Central, luego de subastar estos servicios.
Este Comité estará compuesto por un representante designado por el Presidente, quien proveerá insumo para garantizar la calidad del diseño gráfico; por un representante de la Oficina de Compras; y por el Registrador de cada recinto o colegio universitario, designado por el rector a solicitud del Director de la Oficina Central de Asuntos Académicos.
Sus principales funciones serán:
Apertado F. Estación Postal U.P.R., Rio Piedras, Puerto Rico 00931 Tel. (809) 758-3350
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Certificacion número 89 d. Entregará copia de la Invitación a Subasta a todos aquellos licitadores que así lo soliciten y les ofrecerá orientación e información al respecto. e. Celebrará una pre-subasta para aclarar dudas a los licitadores y atender sus preguntas. f. Recibirá las cotizaciones y las custodiará hasta el cierre de la subasta y apertura de los pliegos de cotización. 5. La Junta de Subastas de la Administración Central celebrará el acto de apertura de los pliegos de cotizaciones y: a. Hará un análisis riguroso de las cotizaciones recibidas, como parte del cual rechazará las ofertas de compañías que hayan incurrido en incumplimiento de contratos anteriores y las de aquellas compañías que, a juicio de la Junta, adolecen de capacidad financiera o técnica. b. Consultará con el Comité Técnico las cotizaciones recibidas. c. Adjudicará la subasta y entregará el expediente a la Oficina de Compras. 6. Una vez adjudicada la subasta, la Oficina de Compras de la Administración Central: a. Notificará a la Oficina de Asuntos Académicos el nombre de la firma a la cual se adjudicó la subasta. b. Notificará a la firma seleccionada, y a todos los licitadores que participaron en la subasta, la adjudicación de la misma. c. Transcurrido el tiempo reglamentario para impugnar 1 : subasta sin que se haya recibido ningún reclamo, iniciará las gestiones con la Oficina de Asuntos Legales de la Administración Central para la preparación del contrato de servicios.
1987-88 Certificación número 89 b. Preparará la requisición de diplomas, certificados y carpetas, conforme a las listas de estudiantes a que se hace referencia en el inciso anterior. c. Enviará el original de la requisición a la Oficina de Compras de su unidad y conservará copia de la requisición. 2. La Oficina de Compras del recinto o colegio universitario: a. Preparará la Orden de Compra conforme a la requisición y condiciones del contrato formalizado por la Administración Central con el suplidor. La Orden de Compra indicará que las listas con nombres de los estudiantes se recogerán mediante la presentación de la Orden, en la respectiva Oficina del Registrador. b. Enviará la Orden de Compra a la Oficina de Contabilidad para ser contabilizada, separando los fondos necesarios para el pago. 3. La Oficina de Contabilidad preintervendrá y contabilizará la Orden de Compra y remitirá el original a la compañía contratada, una copia a la Oficina del Registrador y copia a la unidad de Recibo y Entrega, respectivamente.
A. Este procedimiento podrá ser enmendado o derogado por el Presidente de la Universidad de Puerto Rico a iniciativa propia, o a petición de los rectores o del Comité Técnico que se designe para entender en el mismo. B. La derogación parcial de este procedimiento no afectaıá, menoscabará o invalidará el resto del mismo.
Apartadá F. Estación Postal U.P.R., Rio Piedras, Puerto Rico 00931 Tel. (609) 758-3350
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1987-88 Certificación número 89
Este procedimiento tendrá vigencia inmediata y su total implantación se completará al concluir el año académico 1988-89.
Y para que así conste, expido la presente certificación bajo el sello de la Universidad de Puerto Rico, en Río Piedras, Puerto Rico, hoy día dos de marzo de mil novecientos ochenta y ocho.
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Agencia:
Consejo de Educación Superior de Puerto Rico
Número:
3900
Estado:
Activo
Año:
1989
Fecha:
13 de abril de 1989
El Consejo de Educación Superior, mediante la Certificación número 89 de febrero de 1988, aprobó un nuevo procedimiento general y especificaciones para la impresión y control de diplomas y certificados otorgados por la Universidad de Puerto Rico. Esta iniciativa busca modernizar, agilizar y uniformar un proceso que previamente era costoso, lento y carente de consistencia, centralizando la contratación de la impresión y firma a partir del Año Académico 1988-89.
La Oficina de Finanzas y Administración de la Administración Central será responsable de la subasta y contratación de los servicios de impresión, mientras que los recintos emitirán las órdenes de compra. La Oficina de Asuntos Académicos deberá establecer un modelo y formato uniforme para todos los documentos.
Se establecen especificaciones detalladas para los diplomas, que se otorgarán en latín para grados asociados, bachilleratos, maestrías y doctorados, con tamaños y tipos de letra específicos según el nivel. Deben incluir el nombre del estudiante, grado, recinto, fecha, sellos universitarios y firmas de las autoridades pertinentes. Para los certificados por niveles (subgraduados, postbachillerato, postmaestría y postdoctoral), la redacción podrá ser en inglés o español, manteniendo un tamaño uniforme y requisitos de contenido similares a los diplomas. Ambos tipos de documentos se imprimirán en papel pergamino "original parchment".
Apertado F. Estacińn Postal U.P.R., Rlo Piedras, Puerto Rico 00934 úm. Tel. (809) 758-3350
3900 3900 Aprobado: Sila M. Calderón Secretario de Estado Por: $\frac{ ext { Secretario Auxiliar de Estado }}{ ext { Secretario } 1987-88}$
1987-88 Certificación número 89
Yo, Ismael Ramírez Soto, Director Ejecutivo del Consejo de Educación Superior, CERTIFICO:
Que el Consejo de Educación Superior, en su reunión ordinaria del viernes 26 de febrero de 1988, previa recomendación del Presidente de la Universidad de Puerto Rico, aprobó el siguiente:
PROCEDIMIENTO GENERAL Y ESPECIFICACIONES PARA LA IMPRESION Y CONTROL DE DIPLOMAS Y CERTIFICADOS OTORGADOS POR LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
La Universidad de Puerto Rico otorga anualmente cerca de nueve mil diplomas a estudiantes que completan los requisitos de estudio y de grado en los distintos recintos, colegios universitarios; y colegios universitarios tecnológicos y regionales.
Hasta el presente, el proceso de imprimir y firmar los diplomas y certificados ha sido costoso, lento, rudimentario y carente de uniformidad y algunas etapas se realizan en forma manual.
Luego de un amplio estudio y análisis de este proceso, que conllevó consultas a varios niveles, se determinó contratar en forma centralizada la impresión y firma de los diplomas y certificados. De esta manera, se pretende uniformar, agilizar y modernizar el proceso, así como reducir sus costos.
Este procedimiento contiene las instrucciones aplicables al sistema centralizado de subasta y contratación de la impresión de diplomas y certificados en la Universidad de Puerto Rico, así como las instrucciones relacionadas con los procedimientos que corresponden a los recintos para solicitar la impresión y controlar la entrega de diplomas. Incluye, además. las especificaciones aplicables a todos los diplomas y certificados que expida la Universidad a partir del Año Académico 1988-89.
1987-88 Certificación número 89
A. La celebración de la subasta y contratación de los servicios de impresión de diplomas, certificados y carpetas será responsabilidad de la Oficina de Finanzas y Administración de la Administración Central; la emisión de las órdenes de compra para gestionar el servicio a la compañía o entidad contratada será responsabilidad de los recintos y colegios. B. La Oficina de Asuntos Académicos debe preparar un modelo y formato uniforme para la impresión de los diplomas y certificados, conforme a los siguientes criterios y especificaciones:
1987-88 Certificación número 89 E. Los diplomas y certificados por niveles se entregarán en carpetas que permitan su preservación, en un plazo no mayor de tres meses, posterior a la fecha en que se completaron los requisitos de grado o nivel académico durante el año lectivo en curso.
Tendrá a su cargo las siguientes funciones:
La Oficina del Registrador de cada recinto o colegio universitario tendrá a cargo las siguientes funciones:
La Oficina de Compras de la Administración Central será responsable de celebrar la subasta para la contratación de los servicios de impresión de diplomas, certificados y carpetas. La celebración de la subasta se regirá por las disposiciones del Reglamento de Suministros contenido en la Certificación número 177 del 25 de junio de 1984 y por el Procedimiento de Subasta Formal para la Adquisición de Equipos, Suministros y Servicios, emitido mediante Circular de Finanzas Núm. 85-04 del 17 de septiembre de 1984. 2. De los recintos o colegios universitarios
Las unidades de compras de los recintos y colegios universitarios tramitarán las órdenes de compra para gestionar la impresión de los diplomas, certificados y carpetas.
Tel. (809) 758-3350
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1987-88 Certificación número 89
Dichas órdenes se emitirán a base del contrato de impresión de diplomas, certificados y carpetas que formalice la Administración Central, luego de subastar estos servicios.
Este Comité estará compuesto por un representante designado por el Presidente, quien proveerá insumo para garantizar la calidad del diseño gráfico; por un representante de la Oficina de Compras; y por el Registrador de cada recinto o colegio universitario, designado por el rector a solicitud del Director de la Oficina Central de Asuntos Académicos.
Sus principales funciones serán:
Apertado F. Estación Postal U.P.R., Rio Piedras, Puerto Rico 00931 Tel. (809) 758-3350
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Certificacion número 89 d. Entregará copia de la Invitación a Subasta a todos aquellos licitadores que así lo soliciten y les ofrecerá orientación e información al respecto. e. Celebrará una pre-subasta para aclarar dudas a los licitadores y atender sus preguntas. f. Recibirá las cotizaciones y las custodiará hasta el cierre de la subasta y apertura de los pliegos de cotización. 5. La Junta de Subastas de la Administración Central celebrará el acto de apertura de los pliegos de cotizaciones y: a. Hará un análisis riguroso de las cotizaciones recibidas, como parte del cual rechazará las ofertas de compañías que hayan incurrido en incumplimiento de contratos anteriores y las de aquellas compañías que, a juicio de la Junta, adolecen de capacidad financiera o técnica. b. Consultará con el Comité Técnico las cotizaciones recibidas. c. Adjudicará la subasta y entregará el expediente a la Oficina de Compras. 6. Una vez adjudicada la subasta, la Oficina de Compras de la Administración Central: a. Notificará a la Oficina de Asuntos Académicos el nombre de la firma a la cual se adjudicó la subasta. b. Notificará a la firma seleccionada, y a todos los licitadores que participaron en la subasta, la adjudicación de la misma. c. Transcurrido el tiempo reglamentario para impugnar 1 : subasta sin que se haya recibido ningún reclamo, iniciará las gestiones con la Oficina de Asuntos Legales de la Administración Central para la preparación del contrato de servicios.
1987-88 Certificación número 89 b. Preparará la requisición de diplomas, certificados y carpetas, conforme a las listas de estudiantes a que se hace referencia en el inciso anterior. c. Enviará el original de la requisición a la Oficina de Compras de su unidad y conservará copia de la requisición. 2. La Oficina de Compras del recinto o colegio universitario: a. Preparará la Orden de Compra conforme a la requisición y condiciones del contrato formalizado por la Administración Central con el suplidor. La Orden de Compra indicará que las listas con nombres de los estudiantes se recogerán mediante la presentación de la Orden, en la respectiva Oficina del Registrador. b. Enviará la Orden de Compra a la Oficina de Contabilidad para ser contabilizada, separando los fondos necesarios para el pago. 3. La Oficina de Contabilidad preintervendrá y contabilizará la Orden de Compra y remitirá el original a la compañía contratada, una copia a la Oficina del Registrador y copia a la unidad de Recibo y Entrega, respectivamente.
A. Este procedimiento podrá ser enmendado o derogado por el Presidente de la Universidad de Puerto Rico a iniciativa propia, o a petición de los rectores o del Comité Técnico que se designe para entender en el mismo. B. La derogación parcial de este procedimiento no afectaıá, menoscabará o invalidará el resto del mismo.
Apartadá F. Estación Postal U.P.R., Rio Piedras, Puerto Rico 00931 Tel. (609) 758-3350
14
1987-88 Certificación número 89
Este procedimiento tendrá vigencia inmediata y su total implantación se completará al concluir el año académico 1988-89.
Y para que así conste, expido la presente certificación bajo el sello de la Universidad de Puerto Rico, en Río Piedras, Puerto Rico, hoy día dos de marzo de mil novecientos ochenta y ocho.
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