Reglamento 3698

El presente Reglamento establece las normas para la fiscalización del uso de fondos donados por la Legislatura de Puerto Rico a organizaciones sin fines pecuniarios, bajo la supervisión del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH). Las organizaciones interesadas deben someter al DTRH una propuesta detallada que incluya objetivos, problemas a resolver, plan de trabajo, desglose de gastos y, para donativos de $10,000 o más, un estado de situación certificado por un Contador Público Autorizado. Una vez aprobados y contabilizados los fondos, el DTRH procesa los pagos y entrega los desembolsos correspondientes. Las organizaciones receptoras deben presentar una certificación a ambas Cámaras Legislativas con un desglose de gastos dentro de los 30 días posteriores al comienzo del año fiscal y un informe semestral detallado de los gastos incurridos. Es obligatorio conservar facturas y comprobantes de gastos por un término de seis años para auditorías del DTRH, las Comisiones de Hacienda y la Oficina del Contralor. Además, los fondos deben depositarse en cuentas bancarias separadas, con hojas de depósito enumeradas correlativamente. Todas las transacciones deben contabilizarse en récords apropiados, manteniendo libros de contabilidad separados para estos fondos y conciliándolos mensualmente con la cuenta bancaria. Cualquier equipo adquirido con estos fondos debe ser enumerado, identificado como propiedad de la organización y figurar en su hoja de inventario.