Agencia:
Oficina de Gerencia y Presupuesto
Número:
3652
Estado:
Activo
Año:
1988
Fecha:
20 de septiembre de 1988
Este reglamento interno establece las directrices para el Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público, administrado por la Oficina de Presupuesto y Gerencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Su propósito es fomentar y recompensar las ideas innovadoras que contribuyan a optimizar los servicios públicos. El documento detalla las disposiciones generales, incluyendo la elegibilidad de los participantes y los criterios para la consideración de las ideas.
El programa opera en dos niveles: local y central. A nivel local, define las responsabilidades del Jefe de la Agencia, el Coordinador del Programa de Ideas, el Comité Local de Ideas y los Oficiales de Promoción, así como la función del Comité Interagencial de Ideas y los premios otorgados. A nivel central, especifica las funciones de la Secretaría y el Comité Central de Ideas, junto con los criterios para la evaluación de ideas y los premios correspondientes. Además, el reglamento establece los procedimientos para la reconsideración de ideas en ambos niveles, el proceso para enmendar el reglamento y su vigencia.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DE PRESUPUESTO Y GERENCIA
3652 REGLAMENTO INTERNO DEL PROGRAMA DE PREMIOS POR IDEAS PARA MEJORAR EL SERVICIO PUBLICO
Artículo EXPOSICION DE MOTIVOS I- DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES ..... 1 Secciones: 1- Disposiciones ..... 1 2- Definiciones ..... 1 II- NORMAS GENERALES ..... 3 Secciones: 1- Elegibilidad ..... 3 2- Criterios para la consideración de Ideas ..... 4 dentro del Programa III- NIVEL LOCAL DEL PROGRAMA ..... 5 Secciones: 1- Jefe de la Agencia ..... 5 2- Coordinador del Programa de Ideas ..... 6 3- Comite Local de Ideas ..... 6 4- Oficiales de Promoción ..... 8 5- Comitê Interagencial de Ideas ..... 8 6- Premios ..... 9 IV- NIVEL CENTRAL DEL PROGRAMA ..... 11 Secciones: 1- Secretaria ..... 12 2- Comitê Central de Ideas ..... 13 3- Criterios para la evaluación de ideas ..... 14 4- Premios ..... 14
Artículo Asunto Página V- RECONSIDERACION DE IDEAS ..... 15 Secciones: 1- Reconsideración a Nivel Local ..... 15 2- Reconsideración a Nivel Central ..... 15 VI- ENMIENDAS AL REGLAMENTO ..... 15 Secciones: 1- Proceso de Enmienda ..... 15 2- Aprobación ..... 16 VII- VIGENCIA DEL REGLAMENTO ..... 16
PROGRAMA DE PREMIOS POR IDEAS PARA MEJORAR EL SERVICIO PUBLICO
El Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público es el nombre modificado por este Reglamento para el Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas creado por la Ley Núm. 79 del 13 de junio de 1953. Esta ley es muy general. Autoriza al Gobernador a crear el Programa y establece quiénes no podrán participar. Al ser tan general, es necesario un Reglamento que establezca las normas y la organización del Programa, y las funciones de los componentes a nivel de las agencias y a nivel central.
Este Reglamento enmienda al existente de 1981 con el propósito de clarificar las funciones de los componentes a nivel de las agencias e incorporar la definición de idea. También se aclaran los criterios que se utilizan para premiación de las Ideas y se le da mayor valor al criterio de Beneficio a la Clientela.
El objetivo o finalidad del Programa de Premios por Ideas continúa siendo el proveer un mecanismo para que los empleados públicos puedan presentar ideas para mejorar los servicios públicos que ofrece el gobierno, su ámbito de trabajo, lo cual, a su vez, redunde en una administración pública más eficiente, efectiva y económica.
ARTICULO I - DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES
1- Este Reglamento se denominarä Reglamento Interno para regir el funcionamiento del Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público.
2- Este Reglamento se emite bajo las disposiciones de la Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953, la cual crea el Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas y autoriza mediante su Artículo I la formulación y adopción de los reglamentos necesarios para la implantación de dicho Programa.
3- La interpretación de las disposiciones del presente Reglamento se sujetarä a lo dispuesto por la referida Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953 .
4- En ausencia de alguna disposición de ley, de éste u otro Reglamento vigente, regirá lo dispuesto por las mejores prácticas administrativas en el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
A los fines de este Reglamento se definen así los términos usados:
1- Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas, creado por la Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953.
2- Programa Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público 3- Idea Propuesta escrita presentada voluntariamente por un empleado o varios en conjunto, utilizando el formulario oficial del Programa,
que exprese respuestas a situaciones existentes o potenciales y que resulten en mejoras de aspectos del funcionamiento de una o varias agencias, programas o servicios.
4- Agencia Todos los organismos de la Rama Ejecutiva, Rama Judicial y la Rama Legislativa del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excepto los municipios.
5- Nivel Local del Programa Componentes y funcionamiento del Programa a nivel de cada agencia; incluye el Comitê Interagencial de Ideas.
6- Comitê Local de Ideas Comitê nombrado por el jefe de cada agencia para evaluar las ideas sometidas a nivel local.
7- Comitê Interagencial de Ideas Comitê que evalúa las ideas presentadas por los empleados de aquellos organismos que tienen cincuenta (50) empleados o menos.
8- Coordinador del Programa El funcionario nombrado por el jefe de cada agencia responsable del funcionamiento administrativo y de la promoción del Programa a nivel local.
9- Oficiales de Promoción Los funcionarios nombrados por el Jefe de la Agencia para colaborar en la divulgación del Programa en aquellas unidades organizacionales de la agencia que se le asignen.
10- Nivel Central del Programa Componentes y funcionamiento del Programa a nivel de la Secretaría y del Comitê Central de Ideas.
El personal del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial de la Oficina de Presupuesto y Gerencia que tenga a su cargo la coordinación del Programa.
12- Coordinador General del Programa de Ideas El funcionario del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial responsable de las funciones asignadas a la Secretaría del Programa.
13- Comité Central de Ideas Comité a nivel central que selecciona y concede premios adicionales a las mejores ideas de las previamente premiadas a nivel local.
ARTICULO II - NORMAS GENERALES
Tendrán derecho a participar en el Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público, todos los funcionarios y empleados de la Rama Ejecutiva, Rama Judicial y Rama Legislativa, excepto los siguientes:
1- Jefes de Agencias de la Rama Ejecutiva, Judicial y Legislativa. 2- Personal de las agencias que se desempeñe en el mejoramiento de la gerencia interna.
3- Consultores, asesores y personal contratado para encomiendas específicas de duración fija.
4- Miembros del Comité Local de Ideas, del Comité Interagencial de Ideas, del Comitê Central de Ideas y los Coordinadores del Programa.
5- Personal de las Areas de Análisis y Asesoramiento Gerencial, y de Auditoría Operacional de la Oficina de Presupuesto y Gerencia.
6- Funcionarios y empleados municipales.
Sección 2. - Criterios para la consideración de Ideas dentro del Programa 1- El Programa considerará solamente ideas que no hayan sido implantadas anteriormente en la agencia; que desde sus inicios hayan sido canalizadas a través del Programa para fines de análisis.
2- En el Programa pueden evaluarse ideas que mejoren el servicio, la calidad del producto, los procedimientos, las herramientas y maquinarias, la protección y el mantenimiento de la propiedad, la seguridad del personal, las condiciones de trabajo; que produzcan economías en dinero, recursos humanos, material, tiempo o espacio. Entre otras cosas, las ideas pueden sugerir: a- Combinación de procedimientos, documentos, informes; b- Eliminación de procedimientos, duplicaciones, gastos, riesgos o desperdicios innecesarios; c- Creación de métodos, procedimientos o nuevos usos a cosas ya establecidas, herramientas y máquinas.
3- Toda idea debe ser puesta a prueba por un tiempo razonable que permita evaluar sus méritos o debe haber sido implantada antes de premiarse.
4- Las ideas deben ser preferiblemente originales, pero también podrán considerarse ideas traídas de otros sitios o áreas tales como el sector privado y agencias federales.
5- Toda idea sometida para consideración, pasará a ser de la exclusiva propiedad del Gobierno. Sin embargo, el Comité Central de Ideas podrá autorizar excepciones a esta norma luego de evaluar una petición del proponente de la idea.
6- Toda idea que al evaluarla el Comité Local de Ideas encuentre es parte de los deberes del puesto del proponente no puede ser premiada. Tampoco considerará ideas anteriormente premiadas.
7- Toda idea canalizada a través del Programa, que fuera no aceptada por el Comitê Local de Ideas o por la gerencia de la agencia, y que fuese implantada dentro del transcurso de diez (10) años de la notificación de no aceptación, deberá concedérsele el premio correspondiente al empleado que en un principio la sometió al Programa. Para reclamar tal premio, el empleado deberá someter evidencia de que desde sus inicios la idea fue canalizada por êl a través del Programa.
8- El Comitê Central de Ideas solamente considerará las ideas que hayan sido premiadas a nivel local durante el año natural anterior, con doscientos ( $200 ) dôlares o más.
9- Un empleado puede someter más de una idea simultânea o separadamente y ser premiado por cada una de êstas. Pueden unirse dos o más empleados para presentar ideas; de resultar premiada, el premio se dividirá en partes iguales entre los empleados.
10- Solamente se considerarán ideas radicadas en el formulario oficial del Programa para ese propósito.
Los componentes de la organización del Programa a nivel local son: el jefe de la agencia, el Coordinador del Programa de Ideas, el Comitê Local de Ideas, el Comitê Interagencial de Ideas y los Oficiales de Promoción. En organismos con cincuenta (50) empleados o menos no se creará el Comité Local de Ideas.
Las funciones del jefe de la agencia son: a- Nombrar el Coordinador del Programa de Ideas de la agencia, los miembros del Comitê Local de Ideas y los Oficiales de Promoción. b- Autorizar que se sometan a prueba o se implanten las ideas recomendadas por el Comitê de Ideas.
c- Entregar los premios a nivel local. d- Velar por el funcionamiento eficaz y la continuidad del Programa. e- Someter a la Secretaría un informe anual de la labor realizada y de los logros del Programa durante el año natural.
Sección 2. - Coordinador del Programa de Ideas
Las funciones del Coordinador son: a- Servir de enlace entre la agencia y la Secretaría del Programa. b- Supervisar la divulgación y promoción del Programa en la agencia. c- Informar a la Secretaría las acciones tomadas por el Comité Local en relación a las ideas en el proceso de evaluación. d- Notificar por lo menos cada tres meses a los participantes del Programa sobre el status de las ideas presentadas por ellos que estén bajo consideración del Comitê Local de Ideas. e- Mantener informado continuamente al jefe de la agencia y rendirle un informe trimestral de las actividades y logros del Programa en la agencia. f- Preparar para el jefe de la agencia el informe anual de labor realizada y logros del Programa durante el año natural que éste deberá someter a la Secretaría no más tarde de dos meses después de haber cerrado el año. Dicho informe deberá incluir el número de ideas recibidas, número de ideas no aceptadas y número de ideas premiadas. g- Custodiar y velar por el archivo y ordenamiento de los expedientes y documentos del Programa.
Sección 3. - Comité Local de Ideas
1- Composición y Nombramiento del Comité Local de Ideas
En agencias de mil $(1,000)$ empleados o más el Comitê Local de Ideas constará de cinco (5) miembros. En agencias de menos de mil empleados, pero más de cincuenta (50), constará de tres (3) miembros. En comitês de cinco (5) miembros, por lo menos dos de ellos serân empleados que no tengan funciones supervisoras; en comitês de tres (3) miembros, por lo menos uno de ellos no debe ser supervisor. Los miembros del Comitê pueden ser nombrados por un período de tiempo escalonado, de la forma que sigue:
En comité de cinco (5) miembros Dos miembros por tres (3) años Dos miembros por dos (2) años Un miembro por un (1) año En comité de tres (3) miembros Un miembro por tres (3) años Un miembro por dos (2) años Un miembro por un (1) año Los miembros del Comitê ocuparán sus cargos por los têrminos establecidos hasta tanto sean oficialmente sustituidos por la autoridad nominadora. Toda vacante en los comitês serâ cubierta por aquella parte del término, aún sin expirar.
2- Las funciones del Comité Local de Ideas son: a- Elegir de entre sus miembros, un Presidente por el término de un año, el cual puede ser reelecto, quien tendrâ las funciones de convocar y presidir las reuniones del Comitê Local de Ideas y sugerir, conjuntamente con el Coordinador del Programa, los nombres de candidatos, ya sea para nuevo nombramiento o sustitución de los miembros del referido Comitê.
b- Evaluar las ideas radicadas e iniciar el proceso dentro de un plazo que no exceda de dos meses a la fecha en que se recibieron. c- Determinar la cuantía de los premios para las ideas ya probadas y aceptadas por la gerencia y someterlas a la Secretaría para la acción correspondiente. d- Organizar la ceremonia de entrega de premios a nivel local, en acuerdo con el Coordinador del Programa.
Sección 4. - Oficiales de Promoción 1- El número de los Oficiales de Promoción dependerá de la complejidad de la organización y de la distribución física de los empleados de la agencia.
2- Las funciones de los Oficiales de Promoción son: a- Fomentar el Programa entre el personal de las unidades que se les asigne, mediante la orientación escrita, verbal y audiovisual. b- Ayudar a los proponentes en la redacción de las ideas cuando ellos así lo soliciten. c- Recibir las ideas sometidas de los empleados y hacerlas llegar al Coordinador del Programa.
Sección 5. - Comité Interagencial de Ideas 1- Este Comité estará integrado por cinco (5) funcionarios que representarán los organismos con cincuenta (50) empleados o menos.
2- Las agencias que tendrán representación en este Comité serán seleccionadas por la Secretaría, dándole participación rotativa a las agencias que caen en este grupo.
3- Los miembros del Comitê Interagencial serán nombrados por la autoridad nominadora de los organismos que fueron seleccionados por la Secretaría.
4- El Comitê Interagencial tendrá, con respecto a los organismos que representa, las siguientes funciones: a- Elegir de entre sus miembros, un Presidente por el têrmino de un (1) año, el cual puede ser reelecto, quien como tal tendrá las funciones de convocar y presidir las reuniones del Comitê. b- Evaluar ideas radicadas, debe iniciar el proceso dentro de un plazo que no exceda de dos meses a la fecha en que se recibieron. c- Determinar la cuantía de los premios para las ideas ya probadas y aceptadas por las agencias y someterlas a la Secretaría para la acción correspondiente.
Sección 6. - Premios 1- Los premios en la agencia se otorgarán según determine el Comitê Local de Ideas.
2- Las ideas recibirán como premio un Certificado de Mêrito y dinero en efectivo. Las agencias pueden otorgar premios adicionales según lo permitan las respectivas leyes orgánicas y otras leyes aplicables. 3- Los premios a nivel local fluctuarán entre cincuenta ($50) y cuatrocientos ( $400 ) dôlares por idea.
4- Estos premios no estarán sujetos al pago de contribuciones sobre ingresos y en caso de muerte del empleado la cantidad del premio será entregada a sus herederos.
5- Para determinar los premios a otorgarse, el Comité Local de Ideas considerará el impacto de la idea en término de los Beneficios Económicos y No Económicos así como la creatividad y esfuerzo intelectual del empleado.
6- Para determinar los premios correspondientes usará las siguientes escalas: A. Beneficios Económicos
Economía anual que promete la idea en términos monetarios (en esta expresión monetaria quedarán reflejadas las economías en recursos humanos, material, tiempo o espacio).
| Monto de la Economía | |
|---|---|
| (Estimado Anual) | Premios |
$01 hasta $999 $ 25 $ 1,000 hasta $9,999 $100 $10,000 hasta $19,999 $120 $20,000 hasta $29,999 $140 $30,000 hasta $39,999 $160 $40,000 hasta $49,999 $180 $50,000 en adelante $200 B. Beneficios No Económicos
Clientela de la agencia o servicio que va a beneficiarse
hasta $20 %$ 21% hasta $40 %$ 41% hasta $60 %$ 61% hasta $80 %$ 81% en adelante $ 40 $ 60 $ 80 $100 $120
Empleados que se beneficiarán Por ciento
| Premios | |
|---|---|
| hasta $20 %$ | $20 |
| $21 %$ hasta $40 %$ | $30 |
| $41 %$ hasta $60 %$ | $40 |
| $61 %$ hasta $80 %$ | $50 |
| $81 %$ en adelante | $60 |
El Comitê usará su discreción acreditando desde $10 hasta $50 dôlares. C. Creatividad y Esfuerzo Intelectual, el Comitê usará su discreción acreditando desde $10 hasta $50 dôlares.
7- El Comitê de Ideas aplicara los criterios indicados por separado o en combinación, pero en ningún caso el premio en efectivo a otorgarse será menor de cincuenta ($50) ni mayor de cuatrocientos ($400) dôlares.
El Nivel Central del Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público estará constituido por la Secretaría y el Comitê Central de Ideas.
Sección 1. - Secretaría
1- Composición de la Secretaría: a- La Secretaría del Programa radicara en el Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial de la Oficina de Presupuesto y Gerencia y estará integrada por el personal asignado a realizar las funciones. b- El Director de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, por recomendación del Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial, nombrará al Coordinador General del Programa, quien bajo la supervisión de este último será responsable de las funciones de dicha Secretaría. c- El Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial proveerá a la Secretaría, el personal y las facilidades necesarias para su funcionamiento.
2- Funciones de la Secretaría: a- Velar por el desarrollo eficaz del Programa a todos los niveles. b- Proveer asesoramiento y orientación sobre el desarrollo del Programa a nivel local y al Comitê Central de Ideas. c- Desarrollar un plan sistemático de promoción. d- Mantener y custodiar la información relacionada con el desarrollo del Programa y evaluación de las ideas. e- Revisar la evaluación de las ideas a nivel local y verificar que se ha cumplido con las normas y procedimientos. f- Proveer apoyo administrativo al Comitê Central de Ideas para evaluación de ideas, análisis de solicitudes de reconsideración y enmiendas al Reglamento. g- Organizar la Ceremonia de Premiación a Nivel Central.
h- Seleccionar las agencias que estarán representadas en el Comitê Interagencial. i- Proveer apoyo administrativo al Comitê Interagencial. j- Administrar los fondos que se asignen para el funcionamiento del Programa, incluyendo el pago de los premios que se otorguen.
Sección 2. - Comitê Central de Ideas 1- Composición del Comitê: El Comitê Central de Ideas consistirá de los siguientes cinco (5) miembros: a- El Director de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, presidirá el Comitê y estará facultado para ejercer la supervisión del funcionamiento y administración del Programa a nivel central y el seguimiento, coordinación y control del mismo a nivel local. b- El Director de la Oficina Central de Administración de Personal. c- El Director de la Escuela Graduada de Administración Pública de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. d- El Presidente de la Junta de Directores de la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. e- Un empleado o funcionario de una agencia, excepto de las ya incluidas en el Comitê Central de Ideas, quien será nombrado anualmente por el Presidente de este Comitê, a recomendación del Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial.
2- Funciones del Comitê Central de Ideas: Las funciones del Comitê Central de Ideas serán las siguientes, disponiéndose que todas sus determinaciones se harán por mayoría de votos:
a- Evaluar las ideas que hayan sido premiadas a nivel local con doscientos ( $200 ) dôlares o más durante el año natural anterior y premiar las ideas que considere meritorias. b- Decidir la cuantía de cada premio. c- Decidir casos en reconsideración que le sean sometidos por la Secretaría. d- Modificar la cuantía de los premios a otorgarse a nivel local y central y hacer los cambios en aquellas partes del Reglamento que se afecten por dicha modificación. e- Recomendar al Gobernador enmiendas a este Reglamento tomando en consideración recomendaciones de los comitês locales. f- El Comitê Central celebrará reuniones ordinarias para la premiación anual y aquellas extraordinarias que crea conveniente. Sección 3. - Criterios para la evaluación de Ideas
El Comitê Central de Ideas tendrá discreción en la selección de criterios para evaluar las ideas, pero considerando como factor significativo que el impacto de las ideas trascienda el âmbito de las agencias donde se utilizan y cómo mejoran el servicio.
1- El Comitê Central de Ideas hará sus decisiones para premiación no más tarde del mes de marzo de cada año.
2- Las mejores ideas podrán ser premiadas con dinero en efectivo, viajes, trofeos, condecoraciones, placas o certificados de merito.
3- En ningún caso se otorgará un premio menor de quinientos ($500) dôlares.
ARTICULO V - RECONSIDERACION DE IDEAS
Sección 1. - Reconsideración a Nivel Local 1- Todo empleado que no esté de acuerdo con la decisión del Comitê Local de Ideas o del Comitê Interagencial, podrá solicitar una reconsideración de la misma. Deberá proveer datos en apoyo de su solicitud. 2- La solicitud de reconsideración deberá hacerse dentro del término de sesenta (60) días calendario a partir de la fecha en que se le notificó al empleado la decisión respecto a su idea.
3- El Comitê Local de Ideas deberá evaluar y contestar la solicitud de reconsideración en un tiempo razonable.
Sección 2. - Reconsideración a Nivel Central 1- Todo empleado que no esté de acuerdo con la decisión sobre su solicitud de reconsideración a nivel local, tendrá un término de treinta (30) días calendario después de recibir la decisión para recurrir ante la Secretaría para solicitar que ésta medie entre cualquiera de dichos comitês y el empleado para resolver el punto de controversia.
2- La Secretaría hará las gestiones que estime pertinente para dilucidar la controversia entre el empleado y los comitês de ideas (Interagencial y Local) y de no tener éxito en esta gestión llevar el asunto al Comitê Central de Ideas para que dicho organismo tome la decisión final al respecto.
3- El Comitê Central de Ideas resolverá los casos de reconsideración en una reunión extraordinaria citada para esos propósitos.
Sección 1. - Proceso de Enmienda 1- Toda sugerencia de enmienda a este Reglamento se canalizará a través de la Secretaría para el correspondiente análisis y recomendación al Comitê Central de Ideas.
2- La Secretaría podrá consultar a los Comités Locales de Ideas, al Comitê Interagencial y a los Coordinadores del Programa de Ideas sobre los méritos y conveniencia de adoptar las enmiendas recibidas y el Comitê Central de Ideas tomará en consideración el resultado de dichas consultas, antes de someterle recomendaciones finales al respecto al Gobernador.
Sección 2. - Aprobación Este Reglamento y toda enmienda al mismo deberá ser aprobado por el Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
ARTICULO VII - VIGENCIA DEL REGLAMENTO
Este Reglamento entrará en vigor a los 30 días de su radicación en el Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de acuerdo con la Ley de Reglamentos de:1958, según enmendada, quedando por la presente derogado el Reglamento anterior.
Aprobado en San Juan, Puerto Rico, el dia 30 de marzo de 1988.
Promulgado, conforme lo dispone la Ley de Reglamento de Puerto Rico, hoy 20 de septiembre de 1983.
Agencia:
Oficina de Gerencia y Presupuesto
Número:
3652
Estado:
Activo
Año:
1988
Fecha:
20 de septiembre de 1988
Este reglamento interno establece las directrices para el Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público, administrado por la Oficina de Presupuesto y Gerencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Su propósito es fomentar y recompensar las ideas innovadoras que contribuyan a optimizar los servicios públicos. El documento detalla las disposiciones generales, incluyendo la elegibilidad de los participantes y los criterios para la consideración de las ideas.
El programa opera en dos niveles: local y central. A nivel local, define las responsabilidades del Jefe de la Agencia, el Coordinador del Programa de Ideas, el Comité Local de Ideas y los Oficiales de Promoción, así como la función del Comité Interagencial de Ideas y los premios otorgados. A nivel central, especifica las funciones de la Secretaría y el Comité Central de Ideas, junto con los criterios para la evaluación de ideas y los premios correspondientes. Además, el reglamento establece los procedimientos para la reconsideración de ideas en ambos niveles, el proceso para enmendar el reglamento y su vigencia.
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DE PRESUPUESTO Y GERENCIA
3652 REGLAMENTO INTERNO DEL PROGRAMA DE PREMIOS POR IDEAS PARA MEJORAR EL SERVICIO PUBLICO
Artículo EXPOSICION DE MOTIVOS I- DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES ..... 1 Secciones: 1- Disposiciones ..... 1 2- Definiciones ..... 1 II- NORMAS GENERALES ..... 3 Secciones: 1- Elegibilidad ..... 3 2- Criterios para la consideración de Ideas ..... 4 dentro del Programa III- NIVEL LOCAL DEL PROGRAMA ..... 5 Secciones: 1- Jefe de la Agencia ..... 5 2- Coordinador del Programa de Ideas ..... 6 3- Comite Local de Ideas ..... 6 4- Oficiales de Promoción ..... 8 5- Comitê Interagencial de Ideas ..... 8 6- Premios ..... 9 IV- NIVEL CENTRAL DEL PROGRAMA ..... 11 Secciones: 1- Secretaria ..... 12 2- Comitê Central de Ideas ..... 13 3- Criterios para la evaluación de ideas ..... 14 4- Premios ..... 14
Artículo Asunto Página V- RECONSIDERACION DE IDEAS ..... 15 Secciones: 1- Reconsideración a Nivel Local ..... 15 2- Reconsideración a Nivel Central ..... 15 VI- ENMIENDAS AL REGLAMENTO ..... 15 Secciones: 1- Proceso de Enmienda ..... 15 2- Aprobación ..... 16 VII- VIGENCIA DEL REGLAMENTO ..... 16
PROGRAMA DE PREMIOS POR IDEAS PARA MEJORAR EL SERVICIO PUBLICO
El Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público es el nombre modificado por este Reglamento para el Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas creado por la Ley Núm. 79 del 13 de junio de 1953. Esta ley es muy general. Autoriza al Gobernador a crear el Programa y establece quiénes no podrán participar. Al ser tan general, es necesario un Reglamento que establezca las normas y la organización del Programa, y las funciones de los componentes a nivel de las agencias y a nivel central.
Este Reglamento enmienda al existente de 1981 con el propósito de clarificar las funciones de los componentes a nivel de las agencias e incorporar la definición de idea. También se aclaran los criterios que se utilizan para premiación de las Ideas y se le da mayor valor al criterio de Beneficio a la Clientela.
El objetivo o finalidad del Programa de Premios por Ideas continúa siendo el proveer un mecanismo para que los empleados públicos puedan presentar ideas para mejorar los servicios públicos que ofrece el gobierno, su ámbito de trabajo, lo cual, a su vez, redunde en una administración pública más eficiente, efectiva y económica.
ARTICULO I - DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES
1- Este Reglamento se denominarä Reglamento Interno para regir el funcionamiento del Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público.
2- Este Reglamento se emite bajo las disposiciones de la Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953, la cual crea el Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas y autoriza mediante su Artículo I la formulación y adopción de los reglamentos necesarios para la implantación de dicho Programa.
3- La interpretación de las disposiciones del presente Reglamento se sujetarä a lo dispuesto por la referida Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953 .
4- En ausencia de alguna disposición de ley, de éste u otro Reglamento vigente, regirá lo dispuesto por las mejores prácticas administrativas en el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
A los fines de este Reglamento se definen así los términos usados:
1- Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público Programa de Premios Anuales del Gobernador por Mejoras Administrativas, creado por la Ley Núm. 79 de 13 de junio de 1953.
2- Programa Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público 3- Idea Propuesta escrita presentada voluntariamente por un empleado o varios en conjunto, utilizando el formulario oficial del Programa,
que exprese respuestas a situaciones existentes o potenciales y que resulten en mejoras de aspectos del funcionamiento de una o varias agencias, programas o servicios.
4- Agencia Todos los organismos de la Rama Ejecutiva, Rama Judicial y la Rama Legislativa del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excepto los municipios.
5- Nivel Local del Programa Componentes y funcionamiento del Programa a nivel de cada agencia; incluye el Comitê Interagencial de Ideas.
6- Comitê Local de Ideas Comitê nombrado por el jefe de cada agencia para evaluar las ideas sometidas a nivel local.
7- Comitê Interagencial de Ideas Comitê que evalúa las ideas presentadas por los empleados de aquellos organismos que tienen cincuenta (50) empleados o menos.
8- Coordinador del Programa El funcionario nombrado por el jefe de cada agencia responsable del funcionamiento administrativo y de la promoción del Programa a nivel local.
9- Oficiales de Promoción Los funcionarios nombrados por el Jefe de la Agencia para colaborar en la divulgación del Programa en aquellas unidades organizacionales de la agencia que se le asignen.
10- Nivel Central del Programa Componentes y funcionamiento del Programa a nivel de la Secretaría y del Comitê Central de Ideas.
El personal del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial de la Oficina de Presupuesto y Gerencia que tenga a su cargo la coordinación del Programa.
12- Coordinador General del Programa de Ideas El funcionario del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial responsable de las funciones asignadas a la Secretaría del Programa.
13- Comité Central de Ideas Comité a nivel central que selecciona y concede premios adicionales a las mejores ideas de las previamente premiadas a nivel local.
ARTICULO II - NORMAS GENERALES
Tendrán derecho a participar en el Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público, todos los funcionarios y empleados de la Rama Ejecutiva, Rama Judicial y Rama Legislativa, excepto los siguientes:
1- Jefes de Agencias de la Rama Ejecutiva, Judicial y Legislativa. 2- Personal de las agencias que se desempeñe en el mejoramiento de la gerencia interna.
3- Consultores, asesores y personal contratado para encomiendas específicas de duración fija.
4- Miembros del Comité Local de Ideas, del Comité Interagencial de Ideas, del Comitê Central de Ideas y los Coordinadores del Programa.
5- Personal de las Areas de Análisis y Asesoramiento Gerencial, y de Auditoría Operacional de la Oficina de Presupuesto y Gerencia.
6- Funcionarios y empleados municipales.
Sección 2. - Criterios para la consideración de Ideas dentro del Programa 1- El Programa considerará solamente ideas que no hayan sido implantadas anteriormente en la agencia; que desde sus inicios hayan sido canalizadas a través del Programa para fines de análisis.
2- En el Programa pueden evaluarse ideas que mejoren el servicio, la calidad del producto, los procedimientos, las herramientas y maquinarias, la protección y el mantenimiento de la propiedad, la seguridad del personal, las condiciones de trabajo; que produzcan economías en dinero, recursos humanos, material, tiempo o espacio. Entre otras cosas, las ideas pueden sugerir: a- Combinación de procedimientos, documentos, informes; b- Eliminación de procedimientos, duplicaciones, gastos, riesgos o desperdicios innecesarios; c- Creación de métodos, procedimientos o nuevos usos a cosas ya establecidas, herramientas y máquinas.
3- Toda idea debe ser puesta a prueba por un tiempo razonable que permita evaluar sus méritos o debe haber sido implantada antes de premiarse.
4- Las ideas deben ser preferiblemente originales, pero también podrán considerarse ideas traídas de otros sitios o áreas tales como el sector privado y agencias federales.
5- Toda idea sometida para consideración, pasará a ser de la exclusiva propiedad del Gobierno. Sin embargo, el Comité Central de Ideas podrá autorizar excepciones a esta norma luego de evaluar una petición del proponente de la idea.
6- Toda idea que al evaluarla el Comité Local de Ideas encuentre es parte de los deberes del puesto del proponente no puede ser premiada. Tampoco considerará ideas anteriormente premiadas.
7- Toda idea canalizada a través del Programa, que fuera no aceptada por el Comitê Local de Ideas o por la gerencia de la agencia, y que fuese implantada dentro del transcurso de diez (10) años de la notificación de no aceptación, deberá concedérsele el premio correspondiente al empleado que en un principio la sometió al Programa. Para reclamar tal premio, el empleado deberá someter evidencia de que desde sus inicios la idea fue canalizada por êl a través del Programa.
8- El Comitê Central de Ideas solamente considerará las ideas que hayan sido premiadas a nivel local durante el año natural anterior, con doscientos ( $200 ) dôlares o más.
9- Un empleado puede someter más de una idea simultânea o separadamente y ser premiado por cada una de êstas. Pueden unirse dos o más empleados para presentar ideas; de resultar premiada, el premio se dividirá en partes iguales entre los empleados.
10- Solamente se considerarán ideas radicadas en el formulario oficial del Programa para ese propósito.
Los componentes de la organización del Programa a nivel local son: el jefe de la agencia, el Coordinador del Programa de Ideas, el Comitê Local de Ideas, el Comitê Interagencial de Ideas y los Oficiales de Promoción. En organismos con cincuenta (50) empleados o menos no se creará el Comité Local de Ideas.
Las funciones del jefe de la agencia son: a- Nombrar el Coordinador del Programa de Ideas de la agencia, los miembros del Comitê Local de Ideas y los Oficiales de Promoción. b- Autorizar que se sometan a prueba o se implanten las ideas recomendadas por el Comitê de Ideas.
c- Entregar los premios a nivel local. d- Velar por el funcionamiento eficaz y la continuidad del Programa. e- Someter a la Secretaría un informe anual de la labor realizada y de los logros del Programa durante el año natural.
Sección 2. - Coordinador del Programa de Ideas
Las funciones del Coordinador son: a- Servir de enlace entre la agencia y la Secretaría del Programa. b- Supervisar la divulgación y promoción del Programa en la agencia. c- Informar a la Secretaría las acciones tomadas por el Comité Local en relación a las ideas en el proceso de evaluación. d- Notificar por lo menos cada tres meses a los participantes del Programa sobre el status de las ideas presentadas por ellos que estén bajo consideración del Comitê Local de Ideas. e- Mantener informado continuamente al jefe de la agencia y rendirle un informe trimestral de las actividades y logros del Programa en la agencia. f- Preparar para el jefe de la agencia el informe anual de labor realizada y logros del Programa durante el año natural que éste deberá someter a la Secretaría no más tarde de dos meses después de haber cerrado el año. Dicho informe deberá incluir el número de ideas recibidas, número de ideas no aceptadas y número de ideas premiadas. g- Custodiar y velar por el archivo y ordenamiento de los expedientes y documentos del Programa.
Sección 3. - Comité Local de Ideas
1- Composición y Nombramiento del Comité Local de Ideas
En agencias de mil $(1,000)$ empleados o más el Comitê Local de Ideas constará de cinco (5) miembros. En agencias de menos de mil empleados, pero más de cincuenta (50), constará de tres (3) miembros. En comitês de cinco (5) miembros, por lo menos dos de ellos serân empleados que no tengan funciones supervisoras; en comitês de tres (3) miembros, por lo menos uno de ellos no debe ser supervisor. Los miembros del Comitê pueden ser nombrados por un período de tiempo escalonado, de la forma que sigue:
En comité de cinco (5) miembros Dos miembros por tres (3) años Dos miembros por dos (2) años Un miembro por un (1) año En comité de tres (3) miembros Un miembro por tres (3) años Un miembro por dos (2) años Un miembro por un (1) año Los miembros del Comitê ocuparán sus cargos por los têrminos establecidos hasta tanto sean oficialmente sustituidos por la autoridad nominadora. Toda vacante en los comitês serâ cubierta por aquella parte del término, aún sin expirar.
2- Las funciones del Comité Local de Ideas son: a- Elegir de entre sus miembros, un Presidente por el término de un año, el cual puede ser reelecto, quien tendrâ las funciones de convocar y presidir las reuniones del Comitê Local de Ideas y sugerir, conjuntamente con el Coordinador del Programa, los nombres de candidatos, ya sea para nuevo nombramiento o sustitución de los miembros del referido Comitê.
b- Evaluar las ideas radicadas e iniciar el proceso dentro de un plazo que no exceda de dos meses a la fecha en que se recibieron. c- Determinar la cuantía de los premios para las ideas ya probadas y aceptadas por la gerencia y someterlas a la Secretaría para la acción correspondiente. d- Organizar la ceremonia de entrega de premios a nivel local, en acuerdo con el Coordinador del Programa.
Sección 4. - Oficiales de Promoción 1- El número de los Oficiales de Promoción dependerá de la complejidad de la organización y de la distribución física de los empleados de la agencia.
2- Las funciones de los Oficiales de Promoción son: a- Fomentar el Programa entre el personal de las unidades que se les asigne, mediante la orientación escrita, verbal y audiovisual. b- Ayudar a los proponentes en la redacción de las ideas cuando ellos así lo soliciten. c- Recibir las ideas sometidas de los empleados y hacerlas llegar al Coordinador del Programa.
Sección 5. - Comité Interagencial de Ideas 1- Este Comité estará integrado por cinco (5) funcionarios que representarán los organismos con cincuenta (50) empleados o menos.
2- Las agencias que tendrán representación en este Comité serán seleccionadas por la Secretaría, dándole participación rotativa a las agencias que caen en este grupo.
3- Los miembros del Comitê Interagencial serán nombrados por la autoridad nominadora de los organismos que fueron seleccionados por la Secretaría.
4- El Comitê Interagencial tendrá, con respecto a los organismos que representa, las siguientes funciones: a- Elegir de entre sus miembros, un Presidente por el têrmino de un (1) año, el cual puede ser reelecto, quien como tal tendrá las funciones de convocar y presidir las reuniones del Comitê. b- Evaluar ideas radicadas, debe iniciar el proceso dentro de un plazo que no exceda de dos meses a la fecha en que se recibieron. c- Determinar la cuantía de los premios para las ideas ya probadas y aceptadas por las agencias y someterlas a la Secretaría para la acción correspondiente.
Sección 6. - Premios 1- Los premios en la agencia se otorgarán según determine el Comitê Local de Ideas.
2- Las ideas recibirán como premio un Certificado de Mêrito y dinero en efectivo. Las agencias pueden otorgar premios adicionales según lo permitan las respectivas leyes orgánicas y otras leyes aplicables. 3- Los premios a nivel local fluctuarán entre cincuenta ($50) y cuatrocientos ( $400 ) dôlares por idea.
4- Estos premios no estarán sujetos al pago de contribuciones sobre ingresos y en caso de muerte del empleado la cantidad del premio será entregada a sus herederos.
5- Para determinar los premios a otorgarse, el Comité Local de Ideas considerará el impacto de la idea en término de los Beneficios Económicos y No Económicos así como la creatividad y esfuerzo intelectual del empleado.
6- Para determinar los premios correspondientes usará las siguientes escalas: A. Beneficios Económicos
Economía anual que promete la idea en términos monetarios (en esta expresión monetaria quedarán reflejadas las economías en recursos humanos, material, tiempo o espacio).
| Monto de la Economía | |
|---|---|
| (Estimado Anual) | Premios |
$01 hasta $999 $ 25 $ 1,000 hasta $9,999 $100 $10,000 hasta $19,999 $120 $20,000 hasta $29,999 $140 $30,000 hasta $39,999 $160 $40,000 hasta $49,999 $180 $50,000 en adelante $200 B. Beneficios No Económicos
Clientela de la agencia o servicio que va a beneficiarse
hasta $20 %$ 21% hasta $40 %$ 41% hasta $60 %$ 61% hasta $80 %$ 81% en adelante $ 40 $ 60 $ 80 $100 $120
Empleados que se beneficiarán Por ciento
| Premios | |
|---|---|
| hasta $20 %$ | $20 |
| $21 %$ hasta $40 %$ | $30 |
| $41 %$ hasta $60 %$ | $40 |
| $61 %$ hasta $80 %$ | $50 |
| $81 %$ en adelante | $60 |
El Comitê usará su discreción acreditando desde $10 hasta $50 dôlares. C. Creatividad y Esfuerzo Intelectual, el Comitê usará su discreción acreditando desde $10 hasta $50 dôlares.
7- El Comitê de Ideas aplicara los criterios indicados por separado o en combinación, pero en ningún caso el premio en efectivo a otorgarse será menor de cincuenta ($50) ni mayor de cuatrocientos ($400) dôlares.
El Nivel Central del Programa de Premios por Ideas para Mejorar el Servicio Público estará constituido por la Secretaría y el Comitê Central de Ideas.
Sección 1. - Secretaría
1- Composición de la Secretaría: a- La Secretaría del Programa radicara en el Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial de la Oficina de Presupuesto y Gerencia y estará integrada por el personal asignado a realizar las funciones. b- El Director de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, por recomendación del Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial, nombrará al Coordinador General del Programa, quien bajo la supervisión de este último será responsable de las funciones de dicha Secretaría. c- El Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial proveerá a la Secretaría, el personal y las facilidades necesarias para su funcionamiento.
2- Funciones de la Secretaría: a- Velar por el desarrollo eficaz del Programa a todos los niveles. b- Proveer asesoramiento y orientación sobre el desarrollo del Programa a nivel local y al Comitê Central de Ideas. c- Desarrollar un plan sistemático de promoción. d- Mantener y custodiar la información relacionada con el desarrollo del Programa y evaluación de las ideas. e- Revisar la evaluación de las ideas a nivel local y verificar que se ha cumplido con las normas y procedimientos. f- Proveer apoyo administrativo al Comitê Central de Ideas para evaluación de ideas, análisis de solicitudes de reconsideración y enmiendas al Reglamento. g- Organizar la Ceremonia de Premiación a Nivel Central.
h- Seleccionar las agencias que estarán representadas en el Comitê Interagencial. i- Proveer apoyo administrativo al Comitê Interagencial. j- Administrar los fondos que se asignen para el funcionamiento del Programa, incluyendo el pago de los premios que se otorguen.
Sección 2. - Comitê Central de Ideas 1- Composición del Comitê: El Comitê Central de Ideas consistirá de los siguientes cinco (5) miembros: a- El Director de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, presidirá el Comitê y estará facultado para ejercer la supervisión del funcionamiento y administración del Programa a nivel central y el seguimiento, coordinación y control del mismo a nivel local. b- El Director de la Oficina Central de Administración de Personal. c- El Director de la Escuela Graduada de Administración Pública de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. d- El Presidente de la Junta de Directores de la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. e- Un empleado o funcionario de una agencia, excepto de las ya incluidas en el Comitê Central de Ideas, quien será nombrado anualmente por el Presidente de este Comitê, a recomendación del Director del Area de Análisis y Asesoramiento Gerencial.
2- Funciones del Comitê Central de Ideas: Las funciones del Comitê Central de Ideas serán las siguientes, disponiéndose que todas sus determinaciones se harán por mayoría de votos:
a- Evaluar las ideas que hayan sido premiadas a nivel local con doscientos ( $200 ) dôlares o más durante el año natural anterior y premiar las ideas que considere meritorias. b- Decidir la cuantía de cada premio. c- Decidir casos en reconsideración que le sean sometidos por la Secretaría. d- Modificar la cuantía de los premios a otorgarse a nivel local y central y hacer los cambios en aquellas partes del Reglamento que se afecten por dicha modificación. e- Recomendar al Gobernador enmiendas a este Reglamento tomando en consideración recomendaciones de los comitês locales. f- El Comitê Central celebrará reuniones ordinarias para la premiación anual y aquellas extraordinarias que crea conveniente. Sección 3. - Criterios para la evaluación de Ideas
El Comitê Central de Ideas tendrá discreción en la selección de criterios para evaluar las ideas, pero considerando como factor significativo que el impacto de las ideas trascienda el âmbito de las agencias donde se utilizan y cómo mejoran el servicio.
1- El Comitê Central de Ideas hará sus decisiones para premiación no más tarde del mes de marzo de cada año.
2- Las mejores ideas podrán ser premiadas con dinero en efectivo, viajes, trofeos, condecoraciones, placas o certificados de merito.
3- En ningún caso se otorgará un premio menor de quinientos ($500) dôlares.
ARTICULO V - RECONSIDERACION DE IDEAS
Sección 1. - Reconsideración a Nivel Local 1- Todo empleado que no esté de acuerdo con la decisión del Comitê Local de Ideas o del Comitê Interagencial, podrá solicitar una reconsideración de la misma. Deberá proveer datos en apoyo de su solicitud. 2- La solicitud de reconsideración deberá hacerse dentro del término de sesenta (60) días calendario a partir de la fecha en que se le notificó al empleado la decisión respecto a su idea.
3- El Comitê Local de Ideas deberá evaluar y contestar la solicitud de reconsideración en un tiempo razonable.
Sección 2. - Reconsideración a Nivel Central 1- Todo empleado que no esté de acuerdo con la decisión sobre su solicitud de reconsideración a nivel local, tendrá un término de treinta (30) días calendario después de recibir la decisión para recurrir ante la Secretaría para solicitar que ésta medie entre cualquiera de dichos comitês y el empleado para resolver el punto de controversia.
2- La Secretaría hará las gestiones que estime pertinente para dilucidar la controversia entre el empleado y los comitês de ideas (Interagencial y Local) y de no tener éxito en esta gestión llevar el asunto al Comitê Central de Ideas para que dicho organismo tome la decisión final al respecto.
3- El Comitê Central de Ideas resolverá los casos de reconsideración en una reunión extraordinaria citada para esos propósitos.
Sección 1. - Proceso de Enmienda 1- Toda sugerencia de enmienda a este Reglamento se canalizará a través de la Secretaría para el correspondiente análisis y recomendación al Comitê Central de Ideas.
2- La Secretaría podrá consultar a los Comités Locales de Ideas, al Comitê Interagencial y a los Coordinadores del Programa de Ideas sobre los méritos y conveniencia de adoptar las enmiendas recibidas y el Comitê Central de Ideas tomará en consideración el resultado de dichas consultas, antes de someterle recomendaciones finales al respecto al Gobernador.
Sección 2. - Aprobación Este Reglamento y toda enmienda al mismo deberá ser aprobado por el Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
ARTICULO VII - VIGENCIA DEL REGLAMENTO
Este Reglamento entrará en vigor a los 30 días de su radicación en el Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de acuerdo con la Ley de Reglamentos de:1958, según enmendada, quedando por la presente derogado el Reglamento anterior.
Aprobado en San Juan, Puerto Rico, el dia 30 de marzo de 1988.
Promulgado, conforme lo dispone la Ley de Reglamento de Puerto Rico, hoy 20 de septiembre de 1983.