Agencia:
Departamento de Salud
Número:
2112
Estado:
Activo
Año:
1976
Fecha:
6 de julio de 1976
El Reglamento Número 5.5, emitido por el Secretario de Salud, establece las directrices para el control y la contabilidad de la propiedad de la Administración de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico. Su base legal se encuentra en la Ley Núm. 26 de 1975. El alcance del reglamento cubre todas las operaciones contables relacionadas con la propiedad, desde su adquisición y entrega hasta su uso, transferencia, venta y disposición. Los propósitos primordiales incluyen salvaguardar la inversión en dicha propiedad mediante un sistema integrado de contabilidad. Busca establecer inventarios perpetuos, implementar clasificaciones uniformes y definir procedimientos para la adquisición, registro y disposición de bienes. Además, provee fuentes de información para el control y la toma de decisiones, fomentando la reducción de compras innecesarias y la gestión eficiente de la propiedad. También establece procedimientos para la intervención de cuentas y la creación de cuentas de depreciación para el eventual reemplazo de activos. Finalmente, el reglamento define términos clave como "propiedad" y "control" para asegurar una aplicación clara de sus disposiciones.
DEPARTAMENTO DE SALUD
ADMINISTRACION DE FACILIDADES Y SERVICIOS HOSPITALARIOS DE SALUD DE PUERTO RICO
REGLAMENTO NUMERO 5.5
REGLAMENTO DEL SECRETARIO DE SALUD PARA ESTABLECER TODO LO RELACIONADO CON EL CONTROL Y CONTABILIDAD DE LA PROPIEDAD PARA LA ADMINISTRACION DE FACILIDADES Y SERVICIOS HOSPITALARIOS DE SALUD DE PUERTO RICO
Artículo I - Base Legal Se promulga este Reglamento de conformidad con los Artículos 12, 4(b) y 5(1) de la Ley Núm. 26 del 13 de noviembre de 1975, que crea la Administracion de Facilidades Hospitalarios de Salud de Puerto Rico.
Artículo II - Alcance y Propósitos Este Reglamento cubrirá todas las operaciones de contabilidad relacionadas con la adquisición, entrega, posecion, uso y disfrute, aplicación, cesion, transferencia, venta o cualesquiera otras transacciones que se efectuen en relacion con la propiedad de la Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico. La propiedad del Departamento de Salud que se transfiera a la Administracion estará cubierta por las disposiciones de este Reglamento. Los propósitos primordiales del sistema de control y contabilidad de la propiedad se resumen de la siguiente manera: A. Ejercer control sobre la propiedad de la Administracion mediante la integracion de todo el sistema de contabilidad de la propiedad perteneciente a Administracion para salvaguardar la inversion en dicha propiedad. B. Establecer inventarios perpetuos C. Implantar nomenclatura y clasificaciones uniformes de propiedad D. Establecer procedimientos de contabilidad para la adquisicion, registro y disposicion de la propiedad. E. Establecer procedimientos para que se ejerza el control efectivo sobre la propiedad.
F. Proveer fuentes de informacion con respecto a las inversiones de fondos en propiedad, que sea útil para ejercer control y para trazar normas en cuanto a la adquisición, uso y otras operaciones en relación con la propiedad, tratando en lo posible de reducir las compras innecesarias y fomentar la disposicion, transferencia, reparación y salvamento de propiedad innecesaria o dañada. G. Establecer procedimientos para la intervención de las cuentas y registros de la propiedad. H. Establecer y mantener cuenta de Depreciación y de Reservas para depreciación a los fines de proveer para el reemplazo eventual de la propiedad y para el recobro de fondos por depreciación como un elemento más de costo.
Artículo III - Definiciones Cuando se usen en este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que a continuación se expresan: A. Propiedad - significará todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o por la Administración o que puedan adquirirse en el futuro por donacion o por empleo de los recursos corrientes de sus fondos. Incluye, sin limitacion, la adquirida por traspaso, cesion, donacion o por otros medios incluyendo la compra en el caso de la propiedad mueble. B. Control - cubrirá normas para la custodia, cuidado, protección, conservación y uso adecuado de la propiedad.
C. Director Ejecutivo - Director Ejecutivo de la Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico o su representante autorizado D. Administracion - Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico E. Unidades - Unidades Administrativas. Puede ser una Region, una facilidad o institucibn, o un departamento o divisón de la misma. F. Unidad de Inventario - significarâ aquellas unidades que el Director Ejecutivo determine que deba considerarse como una unidad independiente para los propositos del control y contabilidad de la propiedad.
Artículo IV - Clasificación de la Propiedad A. Clasificación
Para los fines de este Reglamento, la propiedad se clasifica de la siguiente manera:
Activos fijos que se utilizan para llevar a efecto las actividades de la Administracion y que se subdividen en:
a) Propiedad inmueble:
Propiedad inmueble, que comprende la tierra, los edificios, y otras construcciones y mejoras adheridas al suelo, asi como todo lo que esté unido a un inmueble, de una manera fija de suerte que no pueda seprarse de el sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto; y b) Propiedad mueble:
Propiedad mueble es aquella que se puede transportar de un
punto a otro sin menoscabo de la cosa inmueble a la que estuviere unida y que puede ser usada sin quebrantamiento de y sin que se consuma la materia, o sin que se deteriore el objeto, tales como la maquinaria, los muebles, el eqsipo de oficina. Quedan especificamente excluidos de esta clase de propiedad los materiales, suministros y piezas que constituyen por si otra clase de propiedad conocida como artículos fungibles. c) Traspasos de activos a la Administracion, Determinacion
En lo que concierne a articulos que sean transferidos a la Administracion en virtud de la Ley 26 de 13 de noviembre de 1975 y aquellos que ésta adquiera en el futuro se utilizarán las siguientes guías y criterios especificos para determinar si un artículo es activo fijo a los fines de este Reglamento:
(a) anterior, no se considerarán propiedad mueble. Sin embargo, en los casos de artículos más susceptibles de ser sustraidos indebidamente, tales como el instrumental quirurgico, herramientas, equipo de oficina y libros el Director Ejecutivo promulgará reglamentación especial para la preservación de dichos artículos y para prevenir el uso indebido y la sustraccion de los mismos.
En 10 que concierne a artículos del Departamento de Salud que sean utilizados por la Administracion en calidad de préstamo, éstos se regirán por el Reglamento del Departamento de Hacienda para el Control de la Propiedad. 2) Materiales, Suministros y Piezas
Materiales, suministros y piezas, que son los bienes muebles no incluidos en la segunda clase de activos fijos segán se definen anteriormente.
Artículo V - Responsabilidad de los Jefes de Programas y Unidades de la Administración A. Custodia, protección y uso de propiedad
Los jefes de programas y unidades de la Administracion, serán responsables ante el Director Ejecutivo de la custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de toda la propiedad sujeta a su jurisdiccion, o que éste en su posesion, y ellos personalmente o sus fiadores, serán responsables en primera instancia del valor en metálico de cualquier pérdida monetaria real que pueda sufrir la Administracion, ocasionada por el uso impropio o no autorizado, sustraccion, malversacion, deterioro irrazonable o no justificado, o pérdida de propiedad, o cualesquiera otros daños ocasionados a la misma, debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeño de sus funciones. Será responsable, además, de la contabilidad de la misma y de llevar y conservar récords que reflejen las transacciones efectuadas. El valor de la pérdida será determinada por el Director Ejecutivo, tomando como base lo que costaria reponer la propiedad en el mismo estado en que se encontraba antes de la pérdida.
Artículo VI - Responsabilidad de los Empleados y Funcionarios que asuman la custodia de la propiedad A. Los funcionarios o empleados que asuman formalmente, posesión de parte o la totalidad de la propiedad de la Administracion, mediante autorización expresa del jefe de programa o unidad serán responsables al Director Ejecutivo de ella. B. Ningún funcionario o empleado podrá trasladar, transferir prestar o de otro modo disponer de la propiedad de la Administracion sin la autorización previa y escrita del jefe de programa o unidad.
Artículo VII - Informes A. Para proteccion y beneficio del empleado
Cualquier funcionario responsable de fondos o propiedades de la Administracion, podrá exigir de sus empleados o de otras personas aquellos informes o datos adicionales que considere necesarios para su propia informacion y proteccion. B. Para proteccion del supervisor
Cuando prácticamente algunos bienes están en posesión o bajo la custodia de un empleado o agente del funcionario que esté obligado a dar cuenta de ellos, dicho funcionario podrá exigir al referido empleado o agente que lleve los registros, conserve los documentos y haga los informes que aquel considere necesarios tanto para su proteccion cuanto para poder cumplir a su vez con los requisitos en este Reglamento.
Artículo VIII - Desastres A. Instrucciones especificas
En caso de proximidad de una tormeta, así como en caso de incendio, inundacion u otro desastre, los jefes de programas y unidades de la Administracion, deberán cursar a sus subalternos las instrucciones pertinentes con el
fin de evitar en todo lo posible la pérdida de propiedad bajo su custodia y con tiempo deberán solicitar de las autoridades correspondientes los medios necesarios para salvaguardarla; disponiéndose, que inmediatamente despues de ocurrir un terremoto, tormenta, incendio, inundacion u otros siniestros, los jefes de programas y unidades deberán ordenar las medidas indispensables, de manera que la propiedad no averiada, o parcialmente averiada, no sufre daños adicionales que puedan proveerse y evitarse, y se conserve, rehabilite o repare a la mayor brevedad. La destruccion total o parcial de propiedad deberá ser comunicada prontamente al Director Ejecutivo.
Artículo IX - Oficiales de Control de la Propiedad
"El Director Ejecutivo nombrará por recomendación del Director de la Division de Finanzas y Presupuesto a los Oficiales de Control de la Propiedad. Para la aprobacion del nombramiento, el Director Ejecutivo evaluará la experiecnía y la preparación académica del candidato, así como otras circunstancias particulares que el requiera. En oficinas regionales de gran volumen de propiedad, para su mejor control, el Director de la Division de Finanzas y Presupuesto podrá nombrar sub-oficiales de control de la propiedad previa recomendación del jefe del programa, para que éstos manejen la propiedad del programa que se considere necesaria controlar y mantener records separados. Los sub-oficiales de control de la propiedad le responderán al oficial de control de la propiedad del programa correspondiente nombrados por el Director Ejecutivo y serán responsables de mantener al dia todos los expedientes de propiedad".
B. Responsabilidad
Los Oficiales de Control de la Propiedad serán responsables al Director de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion de la contabilidad de la propiedad de la Administracion. Esta responsabilidad conlleva la obligacion de mantener al dia todos los expedientes de propiedad, aún cuando ésta se encuentre en el almacén, o bajo su posesión - la de otros funcionarios o empleados, dentro o fuera de los limites jurisdiccionales de la Administracion. C. Cese de responsabilidad
La responsabilidad de un Oficial de Control de la Propiedad comenzara en el instante en que reciba físicamente la propiedad y el Director Ejecutivo asuma jurisdicción sobre la misma y no cesara hasta tanto ocurra algunos de los siguientes eventos:
1- En caso de propiedad que ha de ser transferida a otra agencia o unidad de inventario, hasta que el Oficial de Control de la Propiedad que ha de recibirla, haya asumido formalmente responsabilidad sobre la misma, de conformidad con los procedimientos establecidos;
2- En caso de ausencia prolongada o renuncia, hasta que mediante una investigación oficial se determine fiel cumplimiento de sus obligaciones;
3- En caso de propiedad inservible, hasta que formalmente se le autorice a darla de baja de acuerdo con los procedimientos establecidos; y
4- En otros casos, hasta que se le releve oficialmente por escrito y por autoridad competente de la responsabilidad.
D. Cumplimiento de procedimientos
El Oficial de Control de la Propiedad en cada unidad de inventario ejecutará todas las labores que le imponga el Director Ejecutivo o el Director de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion en relación con contabilidad, custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de aquella propiedad sujeta a su jurisdicción. Será responsable de que se cumplan fielmente los procedimientos establecidos por la Administracion de conformidad con este Reglamento. El Oficial de Control de la Propiedad será responsable por toda la propiedad que se le asigne al ser nombrado. Deberá tener recibos firmados de los empleados que tengan custodia directa sobre la propiedad a su cargo, de manera que éstos sean responsables del control y buen uso de la misma. E. Fianza
E1 Director Ejecutivo notificará al Secretario de Hacienda el nombramiento de todo oficial de control de la propiedad a tono con el reglamento prescrito por el Secretario de Hacienda para que este le contrate la fianza correspondiente. F. Entrega de propiedad
Antes de cesar un funcionario o empleado en el servicio, deberá hacer entrega mediante el recibo correspondiente al Oficial de Control de la Propiedad de toda la propiedad de la Administracion que tuviera bajo su custodia directa. Este deberá examinarla cuidadosamente, para determinar si está completa o si se han violado disposiciones de ley o reglamento relativas al cuidado y proteccion de la propiedad. El Director Ejecutivo no deberá certificar la nomina de pago final al funcionario o empleado que cesa, o a sus herederos, a menos que el Oficial de Control de la Propiedad le certifique
que se ha dado cumplimiento a las disposiciones de este articulo, y que el funcionario o empleado esta libre de responsabilidad. Todo funcionario que en una u otra forma intervenga en la certificacion de la nomina, sera responsable de ver que se cumpla con estas disposiciones.
Si el funcionario o empleado hubiere sido indebidamente incluido en nomina, el Director Ejecutivo retendrá el cheque hasta que el empleado entregue la propiedad o su valor equivalente.
Cuando cese el oficial o sub-oficial de Control de la propiedad deberá someter un inventario de la propiedad al Director Ejecutivo o su representante autorizado.
Articulo X - Procedimiento de Control y Contabilidad A. Confeccion de procedimientos
La Oficina del Director Ejecutivo confeccionara, con la aprobacion del Secretario de Hacienda de conformidad con las disposiciones de este Reglamento, los procedimientos detallados para el control y contabilidad de la propiedad, los cuales tendrán la misma fuerza y vigor que las disposiciones de este Reglamento. B. Contenido de los procedimientos
Los procedimientos contendrán disposiciones relativas a: 1- Control y contabilidad de los activos fijos (segun se definen en el Artículo V-A, de este Reglamento), a base de unidades, o sobre una base colectiva cuando la propiedad no se adapte al control y contabilidad a base de unidades;
2- Control y contabilidad de otra propiedad de la Administraci6n no considerada "activo fijo" segin se define este término en el Artículo IV-A. Estos procedimientos serán
implantados internamente en las distintas unidades de inventario por los jefes de las mismas, y estarán sujetos a intervenciones periódicas por parte de examinadores de propiedad de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion y por Auditores internos o externos.
3- Clasificación uniforme de la propiedad, para los propositos de control y contabilidad;
4- Nomenclatura uniforme y el uso de claves para designar las unidades de inventario, las distintas claves de propiedad, y cualesquiera otros conceptos de contabilidad;
5- La numeración de la propiedad por las unidades de inventario para propositos de identificación y control permanente y la fijación de ls números por dichas unidades a las partidas de propiedad;
6- Los modelos que se usarán en los procedimientos y las instrucciones para cumplimentarlos y procesarlos;
7- La adquisición, registro, transferencia y disposición del activo fijo;
8- Custodia y control físico de la propiedad; 9- Toma de inventarios físicos anuales, y el cotejo y conciliación de dichos inventarios con las existencias de la propiedad según los récods de las unidades de inventario y de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion;
10- Valoración de la propiedad para todos los propósitos a base de costo, o a base de otros métodos;
11- El cotejo mensual de récords de propiedad al nivel de las unidades de inventario con los récords centrales mantenidos por la. Administración;
12- El cobro a los funcionarios o empleados, de cuentas por concepto de pérdida de propiedad pública que esté bajo su custodia y responsabilidad;
13- El manual de procedimientos para el examen de las cuentas de la propiedad por examinadores de la Adminis. tración;
14- Cualesquiera otras materias relacionadas con la propiedad pública.
Artículo XI - Inventarios Fisicos Anuales
Se tomará un inventario inicial de la propiedad que se traspase a la Administración al comienzo de sus operaciones. Se tomarán también inventarios físicos anuales en cada unidad de inventario, al comienzo de cada año fiscal de toda la propiedad sujeta a su jurisdicción, utilizando para ello los métodos prescritos por la División de Finanzas y Presupuesto de la Administración. Se tomarán inventarios físicos además, cuando lo determine el Director Ejecutivo. B. Inventarios adicionales
En casos especiales, por ejemplo cuando estén próximos a cesar en el cargo los funcionarios o empleados responsables de propiedad pública, se deberá ordenar la toma de inventarios físicos sobre otra base que no sea la anual.
Los examinadores de propiedad y de la Administracion estarán autorizados para inspeccionar o supervisar la toma de inventarios, o participar directamente en la misma. La toma de inventarios será supervisada por un empleado ajeno al control de los registros de propiedad. El Oficial del Control de la Propiedad confrontara los inventarios tomados con los registros centrales que se mantengan.
Artículo XII - Edificios y Terrenos A. La Administracion tendrá a su cargo los edificios, fincas y terrenos que ésta adquiera mediante donacion, transferencia o cualquier otro tipo de adquisicion conforme queda facultada en el Artículo 5, inciso
(j) y
(k) ; Artículo 8, inciso
(a) ; Artículo 9, inciso
(a) de la Ley Núm. 26 del 13 de noviembre de 1975 que la crea. B. La Administracion custodiará, preservará, mantendrá y hará buen uso de las facilidades a su cargo. C. La adquisicion, mejora, permuta, venta, arrendamiento o cambio en los usos de terrenos u otras propiedades de la Administracion o de las que le hayan cedido su uso, se harán de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables y sujeto a sus limitaciones.
Artículo XIII - Vehículos de Motor A. Este Reglamento tiene aplicación a los vehículos de motor que sean transferidos o adquiridos por la Administracion y se regirán además por el Reglamento 5.7 de la Administracion.
Artículo XIV - Propiedad Excedente o Inservible A. Cualquier unidad de inventario que tenga bajo su jurisdicción propiedad mueble que no requiera para la debida transacción de sus asuntos, deberá actuar de la siguiente forma:
Deberá entregar dicha propiedad a la unidad de Control de la Propiedad de la Oficina correspondiente o a la unidad de Control de la Propiedad de la Division de Finanzas y Presupuestos del nivel central. Estas unidades de control de la propiedad expedirán recibo por dicha propiedad y la unidad de inventario respectiva quedará relevada de toda responsabilidad por la propiedad así transferida. Las unidades de control de la propiedad podrán, con la aprobación del Director Ejecutivo, transferir dicha propiedad a cualquier otra Oficina Regional o unidad de inventario que la necesite para su uso oficial, decomisarla cuando esté en estado inservible o venderla o arrendarla cuando fuere beneficioso para la Administracion. Los fondos derivados de tales transacciones se acreditarán a la unidad de inventario que hubiere transferido dicha propiedad. El Director Ejecutivo o su representante autorizado determinará, luego de efectuar una investigación si la propiedad que se solicita dar de baja se considera completamente inservible. La destrucción de la propiedad deberá llevarla a cabo el Director Ejecutivo o su representante autorizado en presencia de un testigo que será un empleado de la misma Administración que no esté relacionado con la propiedad. B. Subastas para Ventas
1- Toda venta de propiedad que se haya convertido en obsoleta e inservible o que no tenga uso para la Administracion se hará después de recibir ofertas en subasta pública de acuerdo a las disposiciones del Reglamento de Compras de la Administracion.
a - Conforme a la disposicion anterior, la Administracion celebrará subastas públicas para formalizar contratos para la venta de propiedad que por su naturaleza no tenga uso y que parte de su valor residual pueda recobrarse. b - La adjudicación se efectuará al postor responsable más alto considerando los términos establecidos en la subasta. c - Los términos de la subasta deberán describir la propiedad en venta en la forma más clara y precisa posible. Se establecerán en la subasta descripciones, términos y condiciones que ofrezcan una orientación adecuada a los oferentes respecto a la propuesta transaccion.
Artículo XV - Uso de la Propiedad A. Toda propiedad poseida, adquirida o de otro modo bajo la jurisdicción de las unidades de inventario, o funcionarios en funciones oficiales, deberá ser administrada y utilizada para beneficio de la Administracion y del Estado Libre Asociado, con sujeción a las limitaciones impuestas por las leyes y los reglamentos, salvo las excepciones que se dispongan por ley. B. Las unidades de inventario no podrán transferir, vender o arrendar, o de otro modo disponer de materiales sin la previa autorización del Director Ejecutivo, a tenor con las disposiciones de la Ley y de los reglamentos que promulgue el Secretario de Salud. C. Bajo ninguna circunstancia se asignará, aplicará, donará, usará, directa ni indirectamente, dinero o propiedad públicas para el uso, beneficio o sostenimiento de ninguna secta, iglesia, denominación, institución o asociación sectaria, o sistema religioso, o para el uso, beneficio o sostenimiento de ningan sacerdote, predicador, ministro u otro instructor o dignatario religioso, como tal. Las
Divisiones de Finanzas y Presupuesto, al nivel de las Regiones de Salud y al nivel central de la Administracion, de conformidad con los sistemas y procedimientos de la Administracion, llevarán las cuentas generales de la Administracion, serán el custodio de ellas y conservarán los comprobantes que a ellas pertenezcan. Su jurisdicción sobre las cuentas, bien sean de fondos o de propiedades, y sobre todos los comprobantes y expedientes correspondientes a las mismas, será exclusiva. Será su deber llamar la atencion a los debidos funcionarios administrativos hacia aquellos gastos de fondos o propiedades que a su juicio sean extravagantes, excesivos, innecesarios o irregulares. Artículo XVI - Exámenes, Inspecciones e Investigaciones A. Todos los documentos relativos a la propiedad pertenecientes a la Administracion deberán ser archivados cuidadosamente y en lugares seguros de manera que estén accesibles con facilidad a los examinadores de propiedad, y deberán mostrárselos cuando ellos lo soliciten en el desempeño de sus funciones oficiales. B. Cuando, como resultado de una inspeccion o investigacion se determine que la Administracion ha sufrido pérdida monetaria real, ocasionada por el uso impropio o no autorizado, sustraccion, malversacion, deterioro irrazonable o no justificado, o pérdida de propiedad o cualesquiera otros daños ocasionados a la misma, debido a la negligencia o falta de cuidado en la contabilidad, custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de propiedad pública, se notificara inmediatamente mediante carta al Contralor de Puerto Rico y al Secretario de Justicia. El Director Ejecutivo formulará la correspondiente cuenta a favor de la Administracion, contra los funcionarios o empleados bajo cuya jurisdicción se encontraba la propiedad.
C. Cuando el Director Ejecutivo o su representante autorizado tenga motivos razonables para creer que se ha violado alguna disposicion de ley vigente que pudiere constituir un delito pablico, remitirá un informe al Departamento de Justicia para la acción que corresponda.
Artículo XVII - Enmiendas Este Reglamento podrá ser enmendado por el Secretario de Salud con la aprobacion del Secretario de Hacienda y del Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Artículo XVIII - Vigencia Este Reglamento tendrá vigencia inmediata.
Agencia:
Departamento de Salud
Número:
2112
Estado:
Activo
Año:
1976
Fecha:
6 de julio de 1976
El Reglamento Número 5.5, emitido por el Secretario de Salud, establece las directrices para el control y la contabilidad de la propiedad de la Administración de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico. Su base legal se encuentra en la Ley Núm. 26 de 1975. El alcance del reglamento cubre todas las operaciones contables relacionadas con la propiedad, desde su adquisición y entrega hasta su uso, transferencia, venta y disposición. Los propósitos primordiales incluyen salvaguardar la inversión en dicha propiedad mediante un sistema integrado de contabilidad. Busca establecer inventarios perpetuos, implementar clasificaciones uniformes y definir procedimientos para la adquisición, registro y disposición de bienes. Además, provee fuentes de información para el control y la toma de decisiones, fomentando la reducción de compras innecesarias y la gestión eficiente de la propiedad. También establece procedimientos para la intervención de cuentas y la creación de cuentas de depreciación para el eventual reemplazo de activos. Finalmente, el reglamento define términos clave como "propiedad" y "control" para asegurar una aplicación clara de sus disposiciones.
DEPARTAMENTO DE SALUD
ADMINISTRACION DE FACILIDADES Y SERVICIOS HOSPITALARIOS DE SALUD DE PUERTO RICO
REGLAMENTO NUMERO 5.5
REGLAMENTO DEL SECRETARIO DE SALUD PARA ESTABLECER TODO LO RELACIONADO CON EL CONTROL Y CONTABILIDAD DE LA PROPIEDAD PARA LA ADMINISTRACION DE FACILIDADES Y SERVICIOS HOSPITALARIOS DE SALUD DE PUERTO RICO
Artículo I - Base Legal Se promulga este Reglamento de conformidad con los Artículos 12, 4(b) y 5(1) de la Ley Núm. 26 del 13 de noviembre de 1975, que crea la Administracion de Facilidades Hospitalarios de Salud de Puerto Rico.
Artículo II - Alcance y Propósitos Este Reglamento cubrirá todas las operaciones de contabilidad relacionadas con la adquisición, entrega, posecion, uso y disfrute, aplicación, cesion, transferencia, venta o cualesquiera otras transacciones que se efectuen en relacion con la propiedad de la Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico. La propiedad del Departamento de Salud que se transfiera a la Administracion estará cubierta por las disposiciones de este Reglamento. Los propósitos primordiales del sistema de control y contabilidad de la propiedad se resumen de la siguiente manera: A. Ejercer control sobre la propiedad de la Administracion mediante la integracion de todo el sistema de contabilidad de la propiedad perteneciente a Administracion para salvaguardar la inversion en dicha propiedad. B. Establecer inventarios perpetuos C. Implantar nomenclatura y clasificaciones uniformes de propiedad D. Establecer procedimientos de contabilidad para la adquisicion, registro y disposicion de la propiedad. E. Establecer procedimientos para que se ejerza el control efectivo sobre la propiedad.
F. Proveer fuentes de informacion con respecto a las inversiones de fondos en propiedad, que sea útil para ejercer control y para trazar normas en cuanto a la adquisición, uso y otras operaciones en relación con la propiedad, tratando en lo posible de reducir las compras innecesarias y fomentar la disposicion, transferencia, reparación y salvamento de propiedad innecesaria o dañada. G. Establecer procedimientos para la intervención de las cuentas y registros de la propiedad. H. Establecer y mantener cuenta de Depreciación y de Reservas para depreciación a los fines de proveer para el reemplazo eventual de la propiedad y para el recobro de fondos por depreciación como un elemento más de costo.
Artículo III - Definiciones Cuando se usen en este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que a continuación se expresan: A. Propiedad - significará todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos por el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o por la Administración o que puedan adquirirse en el futuro por donacion o por empleo de los recursos corrientes de sus fondos. Incluye, sin limitacion, la adquirida por traspaso, cesion, donacion o por otros medios incluyendo la compra en el caso de la propiedad mueble. B. Control - cubrirá normas para la custodia, cuidado, protección, conservación y uso adecuado de la propiedad.
C. Director Ejecutivo - Director Ejecutivo de la Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico o su representante autorizado D. Administracion - Administracion de Facilidades y Servicios Hospitalarios de Salud de Puerto Rico E. Unidades - Unidades Administrativas. Puede ser una Region, una facilidad o institucibn, o un departamento o divisón de la misma. F. Unidad de Inventario - significarâ aquellas unidades que el Director Ejecutivo determine que deba considerarse como una unidad independiente para los propositos del control y contabilidad de la propiedad.
Artículo IV - Clasificación de la Propiedad A. Clasificación
Para los fines de este Reglamento, la propiedad se clasifica de la siguiente manera:
Activos fijos que se utilizan para llevar a efecto las actividades de la Administracion y que se subdividen en:
a) Propiedad inmueble:
Propiedad inmueble, que comprende la tierra, los edificios, y otras construcciones y mejoras adheridas al suelo, asi como todo lo que esté unido a un inmueble, de una manera fija de suerte que no pueda seprarse de el sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto; y b) Propiedad mueble:
Propiedad mueble es aquella que se puede transportar de un
punto a otro sin menoscabo de la cosa inmueble a la que estuviere unida y que puede ser usada sin quebrantamiento de y sin que se consuma la materia, o sin que se deteriore el objeto, tales como la maquinaria, los muebles, el eqsipo de oficina. Quedan especificamente excluidos de esta clase de propiedad los materiales, suministros y piezas que constituyen por si otra clase de propiedad conocida como artículos fungibles. c) Traspasos de activos a la Administracion, Determinacion
En lo que concierne a articulos que sean transferidos a la Administracion en virtud de la Ley 26 de 13 de noviembre de 1975 y aquellos que ésta adquiera en el futuro se utilizarán las siguientes guías y criterios especificos para determinar si un artículo es activo fijo a los fines de este Reglamento:
(a) anterior, no se considerarán propiedad mueble. Sin embargo, en los casos de artículos más susceptibles de ser sustraidos indebidamente, tales como el instrumental quirurgico, herramientas, equipo de oficina y libros el Director Ejecutivo promulgará reglamentación especial para la preservación de dichos artículos y para prevenir el uso indebido y la sustraccion de los mismos.
En 10 que concierne a artículos del Departamento de Salud que sean utilizados por la Administracion en calidad de préstamo, éstos se regirán por el Reglamento del Departamento de Hacienda para el Control de la Propiedad. 2) Materiales, Suministros y Piezas
Materiales, suministros y piezas, que son los bienes muebles no incluidos en la segunda clase de activos fijos segán se definen anteriormente.
Artículo V - Responsabilidad de los Jefes de Programas y Unidades de la Administración A. Custodia, protección y uso de propiedad
Los jefes de programas y unidades de la Administracion, serán responsables ante el Director Ejecutivo de la custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de toda la propiedad sujeta a su jurisdiccion, o que éste en su posesion, y ellos personalmente o sus fiadores, serán responsables en primera instancia del valor en metálico de cualquier pérdida monetaria real que pueda sufrir la Administracion, ocasionada por el uso impropio o no autorizado, sustraccion, malversacion, deterioro irrazonable o no justificado, o pérdida de propiedad, o cualesquiera otros daños ocasionados a la misma, debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeño de sus funciones. Será responsable, además, de la contabilidad de la misma y de llevar y conservar récords que reflejen las transacciones efectuadas. El valor de la pérdida será determinada por el Director Ejecutivo, tomando como base lo que costaria reponer la propiedad en el mismo estado en que se encontraba antes de la pérdida.
Artículo VI - Responsabilidad de los Empleados y Funcionarios que asuman la custodia de la propiedad A. Los funcionarios o empleados que asuman formalmente, posesión de parte o la totalidad de la propiedad de la Administracion, mediante autorización expresa del jefe de programa o unidad serán responsables al Director Ejecutivo de ella. B. Ningún funcionario o empleado podrá trasladar, transferir prestar o de otro modo disponer de la propiedad de la Administracion sin la autorización previa y escrita del jefe de programa o unidad.
Artículo VII - Informes A. Para proteccion y beneficio del empleado
Cualquier funcionario responsable de fondos o propiedades de la Administracion, podrá exigir de sus empleados o de otras personas aquellos informes o datos adicionales que considere necesarios para su propia informacion y proteccion. B. Para proteccion del supervisor
Cuando prácticamente algunos bienes están en posesión o bajo la custodia de un empleado o agente del funcionario que esté obligado a dar cuenta de ellos, dicho funcionario podrá exigir al referido empleado o agente que lleve los registros, conserve los documentos y haga los informes que aquel considere necesarios tanto para su proteccion cuanto para poder cumplir a su vez con los requisitos en este Reglamento.
Artículo VIII - Desastres A. Instrucciones especificas
En caso de proximidad de una tormeta, así como en caso de incendio, inundacion u otro desastre, los jefes de programas y unidades de la Administracion, deberán cursar a sus subalternos las instrucciones pertinentes con el
fin de evitar en todo lo posible la pérdida de propiedad bajo su custodia y con tiempo deberán solicitar de las autoridades correspondientes los medios necesarios para salvaguardarla; disponiéndose, que inmediatamente despues de ocurrir un terremoto, tormenta, incendio, inundacion u otros siniestros, los jefes de programas y unidades deberán ordenar las medidas indispensables, de manera que la propiedad no averiada, o parcialmente averiada, no sufre daños adicionales que puedan proveerse y evitarse, y se conserve, rehabilite o repare a la mayor brevedad. La destruccion total o parcial de propiedad deberá ser comunicada prontamente al Director Ejecutivo.
Artículo IX - Oficiales de Control de la Propiedad
"El Director Ejecutivo nombrará por recomendación del Director de la Division de Finanzas y Presupuesto a los Oficiales de Control de la Propiedad. Para la aprobacion del nombramiento, el Director Ejecutivo evaluará la experiecnía y la preparación académica del candidato, así como otras circunstancias particulares que el requiera. En oficinas regionales de gran volumen de propiedad, para su mejor control, el Director de la Division de Finanzas y Presupuesto podrá nombrar sub-oficiales de control de la propiedad previa recomendación del jefe del programa, para que éstos manejen la propiedad del programa que se considere necesaria controlar y mantener records separados. Los sub-oficiales de control de la propiedad le responderán al oficial de control de la propiedad del programa correspondiente nombrados por el Director Ejecutivo y serán responsables de mantener al dia todos los expedientes de propiedad".
B. Responsabilidad
Los Oficiales de Control de la Propiedad serán responsables al Director de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion de la contabilidad de la propiedad de la Administracion. Esta responsabilidad conlleva la obligacion de mantener al dia todos los expedientes de propiedad, aún cuando ésta se encuentre en el almacén, o bajo su posesión - la de otros funcionarios o empleados, dentro o fuera de los limites jurisdiccionales de la Administracion. C. Cese de responsabilidad
La responsabilidad de un Oficial de Control de la Propiedad comenzara en el instante en que reciba físicamente la propiedad y el Director Ejecutivo asuma jurisdicción sobre la misma y no cesara hasta tanto ocurra algunos de los siguientes eventos:
1- En caso de propiedad que ha de ser transferida a otra agencia o unidad de inventario, hasta que el Oficial de Control de la Propiedad que ha de recibirla, haya asumido formalmente responsabilidad sobre la misma, de conformidad con los procedimientos establecidos;
2- En caso de ausencia prolongada o renuncia, hasta que mediante una investigación oficial se determine fiel cumplimiento de sus obligaciones;
3- En caso de propiedad inservible, hasta que formalmente se le autorice a darla de baja de acuerdo con los procedimientos establecidos; y
4- En otros casos, hasta que se le releve oficialmente por escrito y por autoridad competente de la responsabilidad.
D. Cumplimiento de procedimientos
El Oficial de Control de la Propiedad en cada unidad de inventario ejecutará todas las labores que le imponga el Director Ejecutivo o el Director de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion en relación con contabilidad, custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de aquella propiedad sujeta a su jurisdicción. Será responsable de que se cumplan fielmente los procedimientos establecidos por la Administracion de conformidad con este Reglamento. El Oficial de Control de la Propiedad será responsable por toda la propiedad que se le asigne al ser nombrado. Deberá tener recibos firmados de los empleados que tengan custodia directa sobre la propiedad a su cargo, de manera que éstos sean responsables del control y buen uso de la misma. E. Fianza
E1 Director Ejecutivo notificará al Secretario de Hacienda el nombramiento de todo oficial de control de la propiedad a tono con el reglamento prescrito por el Secretario de Hacienda para que este le contrate la fianza correspondiente. F. Entrega de propiedad
Antes de cesar un funcionario o empleado en el servicio, deberá hacer entrega mediante el recibo correspondiente al Oficial de Control de la Propiedad de toda la propiedad de la Administracion que tuviera bajo su custodia directa. Este deberá examinarla cuidadosamente, para determinar si está completa o si se han violado disposiciones de ley o reglamento relativas al cuidado y proteccion de la propiedad. El Director Ejecutivo no deberá certificar la nomina de pago final al funcionario o empleado que cesa, o a sus herederos, a menos que el Oficial de Control de la Propiedad le certifique
que se ha dado cumplimiento a las disposiciones de este articulo, y que el funcionario o empleado esta libre de responsabilidad. Todo funcionario que en una u otra forma intervenga en la certificacion de la nomina, sera responsable de ver que se cumpla con estas disposiciones.
Si el funcionario o empleado hubiere sido indebidamente incluido en nomina, el Director Ejecutivo retendrá el cheque hasta que el empleado entregue la propiedad o su valor equivalente.
Cuando cese el oficial o sub-oficial de Control de la propiedad deberá someter un inventario de la propiedad al Director Ejecutivo o su representante autorizado.
Articulo X - Procedimiento de Control y Contabilidad A. Confeccion de procedimientos
La Oficina del Director Ejecutivo confeccionara, con la aprobacion del Secretario de Hacienda de conformidad con las disposiciones de este Reglamento, los procedimientos detallados para el control y contabilidad de la propiedad, los cuales tendrán la misma fuerza y vigor que las disposiciones de este Reglamento. B. Contenido de los procedimientos
Los procedimientos contendrán disposiciones relativas a: 1- Control y contabilidad de los activos fijos (segun se definen en el Artículo V-A, de este Reglamento), a base de unidades, o sobre una base colectiva cuando la propiedad no se adapte al control y contabilidad a base de unidades;
2- Control y contabilidad de otra propiedad de la Administraci6n no considerada "activo fijo" segin se define este término en el Artículo IV-A. Estos procedimientos serán
implantados internamente en las distintas unidades de inventario por los jefes de las mismas, y estarán sujetos a intervenciones periódicas por parte de examinadores de propiedad de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion y por Auditores internos o externos.
3- Clasificación uniforme de la propiedad, para los propositos de control y contabilidad;
4- Nomenclatura uniforme y el uso de claves para designar las unidades de inventario, las distintas claves de propiedad, y cualesquiera otros conceptos de contabilidad;
5- La numeración de la propiedad por las unidades de inventario para propositos de identificación y control permanente y la fijación de ls números por dichas unidades a las partidas de propiedad;
6- Los modelos que se usarán en los procedimientos y las instrucciones para cumplimentarlos y procesarlos;
7- La adquisición, registro, transferencia y disposición del activo fijo;
8- Custodia y control físico de la propiedad; 9- Toma de inventarios físicos anuales, y el cotejo y conciliación de dichos inventarios con las existencias de la propiedad según los récods de las unidades de inventario y de la Division de Finanzas y Presupuesto de la Administracion;
10- Valoración de la propiedad para todos los propósitos a base de costo, o a base de otros métodos;
11- El cotejo mensual de récords de propiedad al nivel de las unidades de inventario con los récords centrales mantenidos por la. Administración;
12- El cobro a los funcionarios o empleados, de cuentas por concepto de pérdida de propiedad pública que esté bajo su custodia y responsabilidad;
13- El manual de procedimientos para el examen de las cuentas de la propiedad por examinadores de la Adminis. tración;
14- Cualesquiera otras materias relacionadas con la propiedad pública.
Artículo XI - Inventarios Fisicos Anuales
Se tomará un inventario inicial de la propiedad que se traspase a la Administración al comienzo de sus operaciones. Se tomarán también inventarios físicos anuales en cada unidad de inventario, al comienzo de cada año fiscal de toda la propiedad sujeta a su jurisdicción, utilizando para ello los métodos prescritos por la División de Finanzas y Presupuesto de la Administración. Se tomarán inventarios físicos además, cuando lo determine el Director Ejecutivo. B. Inventarios adicionales
En casos especiales, por ejemplo cuando estén próximos a cesar en el cargo los funcionarios o empleados responsables de propiedad pública, se deberá ordenar la toma de inventarios físicos sobre otra base que no sea la anual.
Los examinadores de propiedad y de la Administracion estarán autorizados para inspeccionar o supervisar la toma de inventarios, o participar directamente en la misma. La toma de inventarios será supervisada por un empleado ajeno al control de los registros de propiedad. El Oficial del Control de la Propiedad confrontara los inventarios tomados con los registros centrales que se mantengan.
Artículo XII - Edificios y Terrenos A. La Administracion tendrá a su cargo los edificios, fincas y terrenos que ésta adquiera mediante donacion, transferencia o cualquier otro tipo de adquisicion conforme queda facultada en el Artículo 5, inciso
(j) y
(k) ; Artículo 8, inciso
(a) ; Artículo 9, inciso
(a) de la Ley Núm. 26 del 13 de noviembre de 1975 que la crea. B. La Administracion custodiará, preservará, mantendrá y hará buen uso de las facilidades a su cargo. C. La adquisicion, mejora, permuta, venta, arrendamiento o cambio en los usos de terrenos u otras propiedades de la Administracion o de las que le hayan cedido su uso, se harán de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables y sujeto a sus limitaciones.
Artículo XIII - Vehículos de Motor A. Este Reglamento tiene aplicación a los vehículos de motor que sean transferidos o adquiridos por la Administracion y se regirán además por el Reglamento 5.7 de la Administracion.
Artículo XIV - Propiedad Excedente o Inservible A. Cualquier unidad de inventario que tenga bajo su jurisdicción propiedad mueble que no requiera para la debida transacción de sus asuntos, deberá actuar de la siguiente forma:
Deberá entregar dicha propiedad a la unidad de Control de la Propiedad de la Oficina correspondiente o a la unidad de Control de la Propiedad de la Division de Finanzas y Presupuestos del nivel central. Estas unidades de control de la propiedad expedirán recibo por dicha propiedad y la unidad de inventario respectiva quedará relevada de toda responsabilidad por la propiedad así transferida. Las unidades de control de la propiedad podrán, con la aprobación del Director Ejecutivo, transferir dicha propiedad a cualquier otra Oficina Regional o unidad de inventario que la necesite para su uso oficial, decomisarla cuando esté en estado inservible o venderla o arrendarla cuando fuere beneficioso para la Administracion. Los fondos derivados de tales transacciones se acreditarán a la unidad de inventario que hubiere transferido dicha propiedad. El Director Ejecutivo o su representante autorizado determinará, luego de efectuar una investigación si la propiedad que se solicita dar de baja se considera completamente inservible. La destrucción de la propiedad deberá llevarla a cabo el Director Ejecutivo o su representante autorizado en presencia de un testigo que será un empleado de la misma Administración que no esté relacionado con la propiedad. B. Subastas para Ventas
1- Toda venta de propiedad que se haya convertido en obsoleta e inservible o que no tenga uso para la Administracion se hará después de recibir ofertas en subasta pública de acuerdo a las disposiciones del Reglamento de Compras de la Administracion.
a - Conforme a la disposicion anterior, la Administracion celebrará subastas públicas para formalizar contratos para la venta de propiedad que por su naturaleza no tenga uso y que parte de su valor residual pueda recobrarse. b - La adjudicación se efectuará al postor responsable más alto considerando los términos establecidos en la subasta. c - Los términos de la subasta deberán describir la propiedad en venta en la forma más clara y precisa posible. Se establecerán en la subasta descripciones, términos y condiciones que ofrezcan una orientación adecuada a los oferentes respecto a la propuesta transaccion.
Artículo XV - Uso de la Propiedad A. Toda propiedad poseida, adquirida o de otro modo bajo la jurisdicción de las unidades de inventario, o funcionarios en funciones oficiales, deberá ser administrada y utilizada para beneficio de la Administracion y del Estado Libre Asociado, con sujeción a las limitaciones impuestas por las leyes y los reglamentos, salvo las excepciones que se dispongan por ley. B. Las unidades de inventario no podrán transferir, vender o arrendar, o de otro modo disponer de materiales sin la previa autorización del Director Ejecutivo, a tenor con las disposiciones de la Ley y de los reglamentos que promulgue el Secretario de Salud. C. Bajo ninguna circunstancia se asignará, aplicará, donará, usará, directa ni indirectamente, dinero o propiedad públicas para el uso, beneficio o sostenimiento de ninguna secta, iglesia, denominación, institución o asociación sectaria, o sistema religioso, o para el uso, beneficio o sostenimiento de ningan sacerdote, predicador, ministro u otro instructor o dignatario religioso, como tal. Las
Divisiones de Finanzas y Presupuesto, al nivel de las Regiones de Salud y al nivel central de la Administracion, de conformidad con los sistemas y procedimientos de la Administracion, llevarán las cuentas generales de la Administracion, serán el custodio de ellas y conservarán los comprobantes que a ellas pertenezcan. Su jurisdicción sobre las cuentas, bien sean de fondos o de propiedades, y sobre todos los comprobantes y expedientes correspondientes a las mismas, será exclusiva. Será su deber llamar la atencion a los debidos funcionarios administrativos hacia aquellos gastos de fondos o propiedades que a su juicio sean extravagantes, excesivos, innecesarios o irregulares. Artículo XVI - Exámenes, Inspecciones e Investigaciones A. Todos los documentos relativos a la propiedad pertenecientes a la Administracion deberán ser archivados cuidadosamente y en lugares seguros de manera que estén accesibles con facilidad a los examinadores de propiedad, y deberán mostrárselos cuando ellos lo soliciten en el desempeño de sus funciones oficiales. B. Cuando, como resultado de una inspeccion o investigacion se determine que la Administracion ha sufrido pérdida monetaria real, ocasionada por el uso impropio o no autorizado, sustraccion, malversacion, deterioro irrazonable o no justificado, o pérdida de propiedad o cualesquiera otros daños ocasionados a la misma, debido a la negligencia o falta de cuidado en la contabilidad, custodia, cuidado, proteccion, conservacion y uso adecuado de propiedad pública, se notificara inmediatamente mediante carta al Contralor de Puerto Rico y al Secretario de Justicia. El Director Ejecutivo formulará la correspondiente cuenta a favor de la Administracion, contra los funcionarios o empleados bajo cuya jurisdicción se encontraba la propiedad.
C. Cuando el Director Ejecutivo o su representante autorizado tenga motivos razonables para creer que se ha violado alguna disposicion de ley vigente que pudiere constituir un delito pablico, remitirá un informe al Departamento de Justicia para la acción que corresponda.
Artículo XVII - Enmiendas Este Reglamento podrá ser enmendado por el Secretario de Salud con la aprobacion del Secretario de Hacienda y del Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Artículo XVIII - Vigencia Este Reglamento tendrá vigencia inmediata.