Agencia:
Departamento de la Familia
Número:
2081
Estado:
Activo
Año:
1976
Fecha:
6 de abril de 1976
Este Reglamento establece las normas para la confidencialidad de la información de los clientes del Programa de Sustento de Menores del Departamento de Servicios Sociales de Puerto Rico. Aprobado en abril de 1976, el documento se fundamenta en la Ley Orgánica del Departamento de Servicios Sociales y la Ley de Bienestar Público. Su aplicación abarca a todo el personal gubernamental involucrado en la administración, trámite y fiscalización del Programa, así como a investigadores autorizados y a cualquier persona que solicite o reciba información de los expedientes. El reglamento define la confidencialidad como el derecho del cliente y la obligación del personal de no revelar la información obtenida en el desempeño de sus funciones relacionadas con el Programa. También especifica el proceso para su entrada en vigor y publicación en un periódico de circulación general. El objetivo principal es salvaguardar la privacidad de los datos de los clientes, estableciendo un marco legal claro para su manejo.
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS SOCIALES SANTURCE, PUERTO RICO
NUM. 2031 6 de abril de 1976 2:05 P. 44 PECHA APROBADO JUAN A. ALBORS Secretario de Estado POR: 2031 Secretaria Auxiliar de Estado
REGLAMENTO SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION SOBRE CLIENTES DEL PROGRAMA DE SUSTENTO DE MENORES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS SOCIALES
31 de marzo de 1976
Artículo 1 - Titulo Corto Este Reglamento podrá conocerse por el nombre de "Reglamento de Confidencialidad del Programa de Sustento de Menores".
Artículo 2 - Autoridad Se promulga el presente Reglamento del Secretario de Servicios Sociales en virtud del artículo 4(d) de la Ley Número 171 de 30 de junio de 1968, titulada Ley Orgánica del Departamento de Servicios Sociales, 3 LPRA Sec. 211c y el artículo 25 de la Ley Número 95 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, Ley de Bienestar Público, 8 LPRA Sec. 24.
Las disposiciones de este Reglamento se aplicarán a todo el personal de gobierno que intervenga en el trámite, administración y fiscalización de este Programa, ya sea en el acopio, procesamiento o evaluación de información proveniente de todas aquellas oficinas o instrumentalidades del gobierno o de las personas que tengan la obligación de someter informacion para los expedientes de los clientes; y a toda persona autorizada por el Secretario o el Director para realizar estudios e investigaciones cientificas; y a toda persona que solicite y reciba información incluida en los expedientes.
Este Reglamento entrará en vigor una vez sea aprobado por el Secretario y cumplidos los requisitos dispuestos por la Ley sobre Reglamentos de 1958, según enmendada.
El Secretario de Servicios Sociales publicara este Reglamento en un periodico de circulación general en Puerto Rico por lo menos una (1) vez dentro de los sesenta (60) dlas siguientes a su radicacion ante el Secretario de Estado.
Siempre que no se especifique otra cosa en este Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación de cada uno se expresa:
Cualquier otra norma, reglamento o parte de estos que este en conflicto con las disposiciones de este Reglamento queda por la presente derogada.
Si cualquier disposicion de este Reglamento o aplicacion del mismo a cualquier persona o circunstancias fuere declarada inconstitucional, dicha nulidad no afectara las demás disposiciones ni la aplicacion de este Reglamento que pueda tener efecto sin necesidad de las disposiciones o aplicaciones que hubieran sido declaradas nulas, y a tal fin se declara que las disposiciones de este Reglamento son separables las unas de las otras.
Toda enmienda a este Reglamento deberá aprobarse de la misma forma que el Reglamento en si.
En todo caso en que por este Reglamento el Secretario deba hacer alguna determinación o tomar alguna acción por medio de una Orden Administrativa, ésta consistira de un documento oficial que deberá tener las siguientes caracteristicas: a. Expresar claramente que se trata de una orden administrativa promulgada en virtud del presente Reglamento.
b. Expresar el articulo y su contenido del presente Reglamento con arreglo al cual se promulga la orden Administrativa, incluyendo una explicacion de la forma como el contenido de la orden adelanta los propositos del Reglamento. c. Ser autorizada personal e indelegablemente por el Secretario, y certificada por algán funcionario del Departamento autorizado para tomar juramentos. d. Ser publicada por lo menos una (1) vez antes de su fecha de vigencia en un periodico de circulacion general en Puerto Rico. Dicha publicacion no puede ser dentro de un plazo menor de diez (10) ni mayor de sesenta (60) dias antes de su vigencia. e. Ser distribuida a todo el personal que participa en la administracion del Programa, a toda persona afectada por sus terminos y a toda persona que solicite copia de la misma.
Artículo 1 - Medidas de seguridad para preservar la confidencialidad de los expedientes A. Regla General
La Oficina y los funcionarios y empleados a quienes ataña adoptarán aquellas medidas de seguridad apropiadas para proteger la confidencialidad de los expedientes de los clientes y evitar el uso y divulgacion indebida de la informacion contenida en estos. B. Normas Especificas
La custodia fisica de los expedientes estará a cargo de un funcionario de la oficina específicamente designado por el Director para realizar esta tarea. El Secretario, el Director y este funcionario serán las unicas personas autorizadas para divulgar la informacion contenida en los expedientes de los clientes con arreglo a las disposiciones de este Reglamento.
A. Norma General
La informacion contenida en los expedientes sobre cualquier cliente de la oficina será confidencial, solo se divulgará y utilizará a los fines de que se cumplan los propósitos del Programa y en la forma que se dispone en este Reglamento y no podrá divulgarse ni utilizarse de otra manera en cualquier procedimiento civil, criminal, administrativo o legislativo. B. Identidad de clientes
Se prohibe la publicación de listas de nombres o de los nombres de los clientes de la oficina. C. Información especifica que se considerara confidencial
monio, defunción y de reconocimiento de hijos; y otras cartas, papeles o documentos relativos al estado o condicion de los clientes de la oficina. 5. Otros documentos germanos que el Secretario de cuando en cuando determine mediante Orden Administrativa.
Artículo 4 - Divulgación y uso permitido de la informacion A. Norma General
S6lo se divulgara y utilizara informacion sobre los clientes de la oficina para hacer cumplir los propositos del Programa. B. Situaciones en que se autoriza la divulgación y el uso de la informacion
Cualquier divulgación de informacion según autorizado por este Reglamento contenida en los expedientes de los clientes se limitara a aquella que sea indispensable, a la luz de la necesidad y el proposito para el cual se solicite, debiéndose observar en todo caso las medidas adecuadas para que la informacion divulgada sea utilizada exclusivamente para el uso autorizado y limitada a
las personas que necesiten de ella.
Artículo 6 - Personas autorizadas a utilizar la informacion
Tendrán acceso a la informacion y a utilizarla: a. El personal que la requiera en el desempeño de aquellos deberes de su cargo que estén directamente relacionados con los propositos y la administracion del Programa. b. Las personas autorizadas por el Secretario o el Director, o por el funcionario que éste designe al efecto, con el proposito de realizar un estudio e investigación cientificos.
Todas las personas a quienes se divulgue informacion estaran sujetas a las disposiciones sobre confidencialidad de este Reglamento.
Artículo 7 - Forma de la autorizacion para divulgar la informacion
En los casos en que este Reglamento autorice la divulgación y uso de la informacion, salvo que se disponga de otra forma, la autorizacion para tener acceso a la informacion solicitada deberá ser por escrito y llenar los siguientes requisitos: a. ser firmada por la persona que solicita la informacion y por la persona que autoriza la divulgacion; b. indicara el nombre de la persona que solicita la informacion, o el nombre de la persona que solicita la informacion y su afiliacion organizativa; c. certificara que es un funcionario o empleado publico según las leyes de aplicacion general del Estado Libre Asociado o de cualquiera de los estados de los Estados Unidos o del Gobierno de los Estados Unidos; y necesita la informacion en el curso de la administracion de cualquier otro programa federal o programa que recibe asistencia federal que provee ayuda en efectivo o en especie o servicios directamente a individuos a base de su necesidad; d. indicara el tipo específico de informacion que solicita;
e. indicara el proposito o la necesidad existente de que se divulgue la informacion.
Copia de este documento se archivara en el expediente del cliente.
Artículo 8 - Divulgacion mediante orden judicial a. Cuando un tribunal competente expida una subpoena duces tecum respecto de un expediente, o una citacion a un funcionario que represente al secretario o a la oficina para que comparezca a testificar sobre un cliente de la oficina, o una orden que requiera la divulgacion, previa solicitud de parte o a iniciativa del propio tribunal, por mediar justa causa en vista del interes y en beneficio del cliente, el Secretario o la persona designada por éste, informara por escrito al tribunal que ordeno la divulgacion sobre las reglas y los reglamentos que regulan y prohiben la divulgacion y uso de la informacion incluida en el expediente. b. En este caso no se requiere que se cumpla con los requisitos del artículo 7 de este Capitulo. c. Copia de la orden del tribunal deberá archivarse en el expediente del cliente.
Artículo 1 - Violaciones al Reglamento Toda persona que viole cualquiera de las disposiciones de este Reglamento estará sujeta a las penalidades establecidas en los artículos 21 y 24 de la Ley Número 95 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, Ley de Bienestar Público, 8 LPRA Sec. 21 y 24.
Artículo 2 - Notificacion sobre violaciones al Reglamento Toda persona que tenga conocimiento sobre hechos demostrativos de que se han violado las disposiciones de este Reglamento tiene la obligacion de informarlo al funcionario que el Secretario haya designado para este proposito.
La persona que informe sobre la violacion deberá firmar un documento que resuma la declaracion que haga ante el funcionario designado a estos fines y entregará a éste toda la evidencia documental o real sobre la violacion, si es que hubiere alguna y obrara en su poder.
Dicho funcionario preparara un expediente sobre la violacion de que se trate, el cual incluirá: la declaración firmada de la persona en cuestion, la evidencia que ésta presentara, si alguna, y cualquier otra informacion o documento pertinentes. Luego de preparado este expediente y dentro de los diez (10) dias siguientes a que se le informara sobre la violacion, este funcionario elevara el expediente al Secretario, o a un representante de éste designado a estos efectos, para que se siga el curso de acción correspondiente.
En todo caso en que el Secretario tenga razones fundadas para creer que se ha cometido una violacion de la ley o una infraccion de este Reglamento, radicara por sí o por medio de su representante autorizado la denuncia correspondiente ante el tribunal de distrito correspondiente con arreglo a los términos de la Ley sobre procedimientos criminales.
Artículo 4 - Procedimiento administrativo En todo caso en que el Secretario tenga motivos fundados para creer que alguna persona ha violado alguna de las disposiciones del presente Reglamento, someterá el caso a un oficial Examinador que nombrara a tales efectos. El oficial Examinador llevará a cabo la investigación que sea necesaria y recomendara al Secretario las medidas disciplinarias a tomarse, pudiendo recomendar, entre otras, las siguientes:
Artículo 5 - Aplicación de Normas del Departamento Toda investigación, formulacion de cargos o sanción administrativa que se imponga a cualquier empleado del Departamento por violaciones al presente Reglamento se llevará a cabo de conformidad con los reglamentos administrativos y de personal vigentes.
Aprobado en San Juan, Puerto Rico el 31 de marzo de 1976.
Agencia:
Departamento de la Familia
Número:
2081
Estado:
Activo
Año:
1976
Fecha:
6 de abril de 1976
Este Reglamento establece las normas para la confidencialidad de la información de los clientes del Programa de Sustento de Menores del Departamento de Servicios Sociales de Puerto Rico. Aprobado en abril de 1976, el documento se fundamenta en la Ley Orgánica del Departamento de Servicios Sociales y la Ley de Bienestar Público. Su aplicación abarca a todo el personal gubernamental involucrado en la administración, trámite y fiscalización del Programa, así como a investigadores autorizados y a cualquier persona que solicite o reciba información de los expedientes. El reglamento define la confidencialidad como el derecho del cliente y la obligación del personal de no revelar la información obtenida en el desempeño de sus funciones relacionadas con el Programa. También especifica el proceso para su entrada en vigor y publicación en un periódico de circulación general. El objetivo principal es salvaguardar la privacidad de los datos de los clientes, estableciendo un marco legal claro para su manejo.
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS SOCIALES SANTURCE, PUERTO RICO
NUM. 2031 6 de abril de 1976 2:05 P. 44 PECHA APROBADO JUAN A. ALBORS Secretario de Estado POR: 2031 Secretaria Auxiliar de Estado
REGLAMENTO SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION SOBRE CLIENTES DEL PROGRAMA DE SUSTENTO DE MENORES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS SOCIALES
31 de marzo de 1976
Artículo 1 - Titulo Corto Este Reglamento podrá conocerse por el nombre de "Reglamento de Confidencialidad del Programa de Sustento de Menores".
Artículo 2 - Autoridad Se promulga el presente Reglamento del Secretario de Servicios Sociales en virtud del artículo 4(d) de la Ley Número 171 de 30 de junio de 1968, titulada Ley Orgánica del Departamento de Servicios Sociales, 3 LPRA Sec. 211c y el artículo 25 de la Ley Número 95 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, Ley de Bienestar Público, 8 LPRA Sec. 24.
Las disposiciones de este Reglamento se aplicarán a todo el personal de gobierno que intervenga en el trámite, administración y fiscalización de este Programa, ya sea en el acopio, procesamiento o evaluación de información proveniente de todas aquellas oficinas o instrumentalidades del gobierno o de las personas que tengan la obligación de someter informacion para los expedientes de los clientes; y a toda persona autorizada por el Secretario o el Director para realizar estudios e investigaciones cientificas; y a toda persona que solicite y reciba información incluida en los expedientes.
Este Reglamento entrará en vigor una vez sea aprobado por el Secretario y cumplidos los requisitos dispuestos por la Ley sobre Reglamentos de 1958, según enmendada.
El Secretario de Servicios Sociales publicara este Reglamento en un periodico de circulación general en Puerto Rico por lo menos una (1) vez dentro de los sesenta (60) dlas siguientes a su radicacion ante el Secretario de Estado.
Siempre que no se especifique otra cosa en este Reglamento, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación de cada uno se expresa:
Cualquier otra norma, reglamento o parte de estos que este en conflicto con las disposiciones de este Reglamento queda por la presente derogada.
Si cualquier disposicion de este Reglamento o aplicacion del mismo a cualquier persona o circunstancias fuere declarada inconstitucional, dicha nulidad no afectara las demás disposiciones ni la aplicacion de este Reglamento que pueda tener efecto sin necesidad de las disposiciones o aplicaciones que hubieran sido declaradas nulas, y a tal fin se declara que las disposiciones de este Reglamento son separables las unas de las otras.
Toda enmienda a este Reglamento deberá aprobarse de la misma forma que el Reglamento en si.
En todo caso en que por este Reglamento el Secretario deba hacer alguna determinación o tomar alguna acción por medio de una Orden Administrativa, ésta consistira de un documento oficial que deberá tener las siguientes caracteristicas: a. Expresar claramente que se trata de una orden administrativa promulgada en virtud del presente Reglamento.
b. Expresar el articulo y su contenido del presente Reglamento con arreglo al cual se promulga la orden Administrativa, incluyendo una explicacion de la forma como el contenido de la orden adelanta los propositos del Reglamento. c. Ser autorizada personal e indelegablemente por el Secretario, y certificada por algán funcionario del Departamento autorizado para tomar juramentos. d. Ser publicada por lo menos una (1) vez antes de su fecha de vigencia en un periodico de circulacion general en Puerto Rico. Dicha publicacion no puede ser dentro de un plazo menor de diez (10) ni mayor de sesenta (60) dias antes de su vigencia. e. Ser distribuida a todo el personal que participa en la administracion del Programa, a toda persona afectada por sus terminos y a toda persona que solicite copia de la misma.
Artículo 1 - Medidas de seguridad para preservar la confidencialidad de los expedientes A. Regla General
La Oficina y los funcionarios y empleados a quienes ataña adoptarán aquellas medidas de seguridad apropiadas para proteger la confidencialidad de los expedientes de los clientes y evitar el uso y divulgacion indebida de la informacion contenida en estos. B. Normas Especificas
La custodia fisica de los expedientes estará a cargo de un funcionario de la oficina específicamente designado por el Director para realizar esta tarea. El Secretario, el Director y este funcionario serán las unicas personas autorizadas para divulgar la informacion contenida en los expedientes de los clientes con arreglo a las disposiciones de este Reglamento.
A. Norma General
La informacion contenida en los expedientes sobre cualquier cliente de la oficina será confidencial, solo se divulgará y utilizará a los fines de que se cumplan los propósitos del Programa y en la forma que se dispone en este Reglamento y no podrá divulgarse ni utilizarse de otra manera en cualquier procedimiento civil, criminal, administrativo o legislativo. B. Identidad de clientes
Se prohibe la publicación de listas de nombres o de los nombres de los clientes de la oficina. C. Información especifica que se considerara confidencial
monio, defunción y de reconocimiento de hijos; y otras cartas, papeles o documentos relativos al estado o condicion de los clientes de la oficina. 5. Otros documentos germanos que el Secretario de cuando en cuando determine mediante Orden Administrativa.
Artículo 4 - Divulgación y uso permitido de la informacion A. Norma General
S6lo se divulgara y utilizara informacion sobre los clientes de la oficina para hacer cumplir los propositos del Programa. B. Situaciones en que se autoriza la divulgación y el uso de la informacion
Cualquier divulgación de informacion según autorizado por este Reglamento contenida en los expedientes de los clientes se limitara a aquella que sea indispensable, a la luz de la necesidad y el proposito para el cual se solicite, debiéndose observar en todo caso las medidas adecuadas para que la informacion divulgada sea utilizada exclusivamente para el uso autorizado y limitada a
las personas que necesiten de ella.
Artículo 6 - Personas autorizadas a utilizar la informacion
Tendrán acceso a la informacion y a utilizarla: a. El personal que la requiera en el desempeño de aquellos deberes de su cargo que estén directamente relacionados con los propositos y la administracion del Programa. b. Las personas autorizadas por el Secretario o el Director, o por el funcionario que éste designe al efecto, con el proposito de realizar un estudio e investigación cientificos.
Todas las personas a quienes se divulgue informacion estaran sujetas a las disposiciones sobre confidencialidad de este Reglamento.
Artículo 7 - Forma de la autorizacion para divulgar la informacion
En los casos en que este Reglamento autorice la divulgación y uso de la informacion, salvo que se disponga de otra forma, la autorizacion para tener acceso a la informacion solicitada deberá ser por escrito y llenar los siguientes requisitos: a. ser firmada por la persona que solicita la informacion y por la persona que autoriza la divulgacion; b. indicara el nombre de la persona que solicita la informacion, o el nombre de la persona que solicita la informacion y su afiliacion organizativa; c. certificara que es un funcionario o empleado publico según las leyes de aplicacion general del Estado Libre Asociado o de cualquiera de los estados de los Estados Unidos o del Gobierno de los Estados Unidos; y necesita la informacion en el curso de la administracion de cualquier otro programa federal o programa que recibe asistencia federal que provee ayuda en efectivo o en especie o servicios directamente a individuos a base de su necesidad; d. indicara el tipo específico de informacion que solicita;
e. indicara el proposito o la necesidad existente de que se divulgue la informacion.
Copia de este documento se archivara en el expediente del cliente.
Artículo 8 - Divulgacion mediante orden judicial a. Cuando un tribunal competente expida una subpoena duces tecum respecto de un expediente, o una citacion a un funcionario que represente al secretario o a la oficina para que comparezca a testificar sobre un cliente de la oficina, o una orden que requiera la divulgacion, previa solicitud de parte o a iniciativa del propio tribunal, por mediar justa causa en vista del interes y en beneficio del cliente, el Secretario o la persona designada por éste, informara por escrito al tribunal que ordeno la divulgacion sobre las reglas y los reglamentos que regulan y prohiben la divulgacion y uso de la informacion incluida en el expediente. b. En este caso no se requiere que se cumpla con los requisitos del artículo 7 de este Capitulo. c. Copia de la orden del tribunal deberá archivarse en el expediente del cliente.
Artículo 1 - Violaciones al Reglamento Toda persona que viole cualquiera de las disposiciones de este Reglamento estará sujeta a las penalidades establecidas en los artículos 21 y 24 de la Ley Número 95 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, Ley de Bienestar Público, 8 LPRA Sec. 21 y 24.
Artículo 2 - Notificacion sobre violaciones al Reglamento Toda persona que tenga conocimiento sobre hechos demostrativos de que se han violado las disposiciones de este Reglamento tiene la obligacion de informarlo al funcionario que el Secretario haya designado para este proposito.
La persona que informe sobre la violacion deberá firmar un documento que resuma la declaracion que haga ante el funcionario designado a estos fines y entregará a éste toda la evidencia documental o real sobre la violacion, si es que hubiere alguna y obrara en su poder.
Dicho funcionario preparara un expediente sobre la violacion de que se trate, el cual incluirá: la declaración firmada de la persona en cuestion, la evidencia que ésta presentara, si alguna, y cualquier otra informacion o documento pertinentes. Luego de preparado este expediente y dentro de los diez (10) dias siguientes a que se le informara sobre la violacion, este funcionario elevara el expediente al Secretario, o a un representante de éste designado a estos efectos, para que se siga el curso de acción correspondiente.
En todo caso en que el Secretario tenga razones fundadas para creer que se ha cometido una violacion de la ley o una infraccion de este Reglamento, radicara por sí o por medio de su representante autorizado la denuncia correspondiente ante el tribunal de distrito correspondiente con arreglo a los términos de la Ley sobre procedimientos criminales.
Artículo 4 - Procedimiento administrativo En todo caso en que el Secretario tenga motivos fundados para creer que alguna persona ha violado alguna de las disposiciones del presente Reglamento, someterá el caso a un oficial Examinador que nombrara a tales efectos. El oficial Examinador llevará a cabo la investigación que sea necesaria y recomendara al Secretario las medidas disciplinarias a tomarse, pudiendo recomendar, entre otras, las siguientes:
Artículo 5 - Aplicación de Normas del Departamento Toda investigación, formulacion de cargos o sanción administrativa que se imponga a cualquier empleado del Departamento por violaciones al presente Reglamento se llevará a cabo de conformidad con los reglamentos administrativos y de personal vigentes.
Aprobado en San Juan, Puerto Rico el 31 de marzo de 1976.