Esta ley prohíbe a entidades públicas y privadas retener copias certificadas de certificados de nacimiento en Puerto Rico, con el fin de reducir el fraude de identidad. Establece que solo se requiere la presentación del certificado y permite la retención de copias fotostáticas o digitales. La ley invalida los certificados emitidos antes del 1 de julio de 2010 y enmienda la Ley del Registro Demográfico para reflejar estas prohibiciones y procedimientos en caso de ausencia de registros.
Para adoptar la "Ley para prohibir la retención, archivo y custodia de copias certificadas de certificados de nacimiento a entidades públicas y privadas"; establecer penalidades por violación a dicha ley; disponer el plazo de invalidación o nulidad de los certificados de nacimiento emitidos previo al 1 de julio de 2010; enmendar los Artículos 2 y 38 de la Ley Núm. 24 de abril 22 de 1931, según enmendada, conocida como "Ley del Registro Demográfico de Puerto Rico", a los fines de prohibir la entrega de la custodia de las copias certificadas de los certificados de nacimiento a cualquier entidad público o privada que solicite el mismo y disponer sobre los trámites a realizarse en ausencia de certificados del Registro Demográfico; y para otros fines.
En Puerto Rico se ha incurrido en un uso extenso de certificados de nacimiento para transacciones corrientes que no deberían necesitar certificados de nacimiento certificados. Es muy frecuente que se presenten certificados de nacimiento para justificar el derecho a determinadas prestaciones y servicios, tales como la matrícula escolar, solicitudes de empleos, licencias de conducir, tarjetas electorales, préstamos para compras importantes, inscripción en deportes para niños, actividades religiosas, etc. Conforme a información suministrada por la Oficina de Gerencia y Presupuesto, durante el año 2008, fueron expedidas 860,698 copias certificadas de certificados de nacimiento por el Registro Demográfico. Estos certificados de nacimientos se mantienen en escuelas, agencias, municipios, iglesias, entidades privadas, generando grandes acumulaciones de documentos certificados y muchas veces, sin la debida custodia, sin un acceso restringido a los mismos e incluso abandonados.
Como consecuencia de la fácil disponibilidad de tan privilegiado documento, los mismos se hurtan en gran escala por delincuentes que se proponen cometer algún tipo de conducta delictiva, como es la apropiación ilegal de identidad o el fraude de pasaportes. Esta situación es sumamente preocupante. Por ejemplo, la persona que obtiene sin derecho un pasaporte de los Estados Unidos por medios fraudulentos puede usarlo, no sólo para viajar al exterior y entrar a los Estados Unidos libremente, sino para facilitar conductas delictivas de toda clase, por ejemplo, la obtención fraudulenta de beneficios inmigratorios, el narco-tráfico, la obtención de crédito, el terrorismo y el tráfico de mujeres y niños.
Según el Servicio de Seguridad Diplomática del Departamento de Estado de los Estados Unidos de América, de los ocho mil $(8,000)$ casos de fraude de pasaportes investigados por dicha unidad, el cuarenta por ciento ( $40 %$ ) aproximadamente tienen su origen en situaciones que han utilizado certificados de nacimientos de personas puertorriqueñas. Lamentablemente, el número de casos de fraude de pasaporte, utilizando certificados de nacimientos de puertorriqueños, sigue aumentando. La razón es muy sencilla: existen demasiadas copias certificadas de certificados de nacimientos en circulación y de fácil acceso a delincuentes.
Por tanto, es evidente que nos encontramos ante una situación que atenta contra la seguridad y el bienestar de todos los puertorriqueños. Corresponde establecer medidas para reducir el riesgo que presentan el uso extenso y la retención de certificados de nacimiento para transacciones comunes que no deberían necesitar certificados de nacimiento certificados.
Artículo 1.- Título: Se adopta la "Ley para Prohibir la Retención, Archivo y Custodia de copias certificadas de certificados de nacimiento"
Artículo 2.-Definiciones
(a) Registro Demográfico: Significará el Registro General Demográfico de Puerto Rico establecido en el Departamento de Salud de Puerto Rico que tendrá a su cargo el registro, colección, custodia, preservación, enmiendas y certificación de récords vitales; la colección de otros informes requeridos por esta parte; actividades relacionadas a ella, incluyendo la tabulación, análisis y publicación de estadísticas vitales.
(b) copia certificada del certificado de nacimiento: se refiere al documento suministrado por el Secretario de Salud o la persona autorizada por éste, a tenor con el Artículo 38 de la Ley Núm. 24 de abril 22 de 1931, según enmendada, conocida como "Ley del Registro Demográfico de Puerto Rico".
(c) entidad: incluye, pero no está limitado a, cualquier persona natural, persona jurídica, pública o privada, agencias, municipios, instrumentalidades, organizaciones, asociaciones, iglesias, negocios, escuelas públicas o privadas, asociaciones recreativas o deportivas públicas o privadas, instituciones con o sin fines de lucro. Este término será de amplia interpretación.
(d) parte interesada: significará el inscrito, si es de dieciocho (18) años de edad o mayor, su padre, su madre, su representante legal, custodio legal o tutor, o los herederos del inscrito. Será además, cualquier menor que a su vez sea padre o madre de un menor para lo cual se autoriza la expedición de actas relacionadas tanto para su persona como para su hijo(a). "Parte interesada" será además, la señalada mediante orden del Tribunal.
Artículo 3.-Prohibición Se prohíbe a toda entidad pública o privada, que no sea la parte interesada según definida en el Artículo 2(d) de esta Ley, el retener, mantener, archivar o tener bajo su custodia copia certificada del certificado de nacimiento expedida por el Registro Demográfico, que haya sido requerida presentar a cualquier persona como parte de los trámites ante dicha entidad.
El texto de esta prohibición debe ser incluido, de forma clara y conspicua, en toda copia certificada del certificado de nacimiento emitida por el Registro Demográfico.
Artículo 4.-Presentación de la copia certificada del certificado de nacimiento
Para cualesquiera propósitos que se necesite copia certificada del certificado de nacimiento, bastará con la presentación de la copia certificada del certificado de nacimiento expedida por el Registro Demográfico de Puerto Rico. Se permite para fines de expediente retener, custodiar o archivar copia fotostática, en formato electrónico o digital, de la copia certificada del certificado de nacimiento, en la cual se podrá certificar, en la misma copia retenida, que ésta es copia fiel y exacta de la copia certificada del certificado de nacimiento. Pero nunca y bajo ninguna circunstancia, se retendrá la copia certificada del certificado de nacimiento, según definido en esta Ley.
Artículo 5.-Penalidades y responsabilidad por daños y perjuicios Cualquier entidad que actúe contrario a lo aquí dispuesto incurrirá en un delito menos grave.
Además, cualquier entidad será responsable civilmente de la totalidad de los daños y perjuicios ocasionados a cualquier parte interesada ocurrido como consecuencia de la violación a lo dispuesto en esta Ley.
Artículo 6.-Invalidación o nulidad de copias certificadas de certificados de nacimiento Todas las copias certificadas de los certificados de nacimiento emitidas con anterioridad al 1 de julio de 2010 serán nulas y no tendrán efectividad alguna para cualquier propósito para el cual fue solicitado a partir de esa fecha o a los quince (15) días de su fecha de emisión, cual fecha fuere posterior. Esta disposición no se interpretará como que anula ninguna gestión iniciada previo a la fecha de caducidad dispuesta en este artículo usando válidamente una copia certificada del certificado de nacimiento emitida antes del 1 de julio de 2010.
Artículo 7.-Se enmienda el Artículo 2 de la Ley Núm. 24 de abril 22 de 1931, según enmendada, conocida como "Ley del Registro Demográfico de Puerto Rico", para que lea como sigue: "Artículo 2.-Definiciones Cuando en esta parte se use: (1) Registro Demográfico.- Significará el Registro General Demográfico de Puerto Rico establecido en el Departamento de Salud de Puerto Rico que tendrá a su cargo el registro, colección, custodia, preservación, enmiendas y certificación de récords vitales; la colección de otros informes requeridos por esta parte; actividades relacionadas a ella, incluyendo la tabulación, análisis y publicación de estadísticas vitales. (2)... (12) Parte interesada.- Significará el inscrito, si es de dieciocho (18) años de edad o mayor, su padre, su madre, su representante legal, custodio legal o tutor, o los herederos del inscrito. Será además, cualquier menor que a su vez sea padre o madre de un menor para lo cual
se autoriza la expedición de actas relacionadas tanto para su persona como para su hijo(a). "Parte interesada" será además la señalada mediante orden del Tribunal." (13) Transcripciones y/o certificaciones en formato electrónico o digital: Se refiere a las reproducciones o copias de las actas o inscripciones de nacimiento, defunción y matrimonio registrados en Puerto Rico en el Registro Demográfico de Puerto Rico, las cuales tendrán el mismo valor u efecto legal que las copia certificadas de tales actas o inscripciones que pueda el Secretario de Salud expedir conforme al Artículo 38 de la Ley Núm. 24 del 22 de abril de 1931 según enmendada.
Artículo 8.-Se enmienda el Artículo 38 de la Ley Núm. 24 de abril 22 de 1931, según enmendada, conocida como "Ley del Registro Demográfico de Puerto Rico", para que lea como sigue: "Artículo 38.-Copias certificadas de certificados A. Petición de copias certificadas de certificados
A petición de parte interesada, el Secretario de Salud o la persona autorizada por él, suministrará copia certificada de cualquier certificado de nacimiento, casamiento, o defunción que se haya inscrito y registrado en el Registro General de acuerdo con las disposiciones de esta Ley. La parte interesada completará una solicitud de copia certificada de certificado de nacimiento donde se indicará lo siguiente:
(a) nombre y dirección de la parte interesada
(b) relación existente entre la parte interesada y la persona cuyo certificado se solicita
(c) razón o motivo por el cual solicita la copia certificada del certificado de nacimiento
(d) datos necesario para la búsqueda de la información
El solicitante pagará por la expedición y certificación de la copia certificada del certificado de nacimiento, la suma que se establezca mediante reglamentación al efecto, en sellos de rentas internas, por cada solicitud, cancelándose la totalidad de éstos y adhiriéndose en el certificado que se expida y haciendo constar en la solicitud la palabra "Despachado" y la fecha correspondiente. B. Transcripciones electrónicas de certificados de nacimientos
Las agencias del Gobierno Federal o Estatal, incluyendo los tribunales, podrán obtener libre de derechos, pero sin gastos para el Gobierno de Puerto Rico, transcripciones electrónicas de todos los certificados de nacimiento, casamiento y defunción que se registren, cuando se fueren a utilizar para fines oficiales.
Estas transcripciones electrónicas serán emitidas directamente por el Registro Demográfico a la agencia Estatal o Federal o a los tribunales.
La copia del récord de cualquier nacimiento, matrimonio o defunción, después que sea certificada por el Secretario de Salud o por la persona autorizada por él, y las transcripciones electrónicas emitidas conforme se dispone en el inciso anterior constituirán evidencia prima facie ante todos los Tribunales de Justicia de los hechos que consten en la misma. D. Prohibición de entrega de la copia certificada del certificado de nacimiento
Se prohíbe a toda parte interesada que haya obtenido una copia certificada del certificado de nacimiento entregar la custodia de dicho documento a cualquier persona o entidad público o privada que solicite el mismo.
Para cualesquiera propósitos que se necesite copia certificada del certificado de nacimiento, bastará con la presentación de la copia certificada del certificado de nacimiento expedida por el Registro Demográfico de Puerto Rico. Se permite retener, custodiar o archivar copia fotostática, en formato electrónico o digital, de la copia certificada del certificado de nacimiento, en la cual se podrá certificar, en la misma copia retenida, que ésta es copia fiel y exacta de la copia certificada del certificado de nacimiento. Pero nunca y bajo ninguna circunstancia, se retendrá la copia certificada del certificado de nacimiento. E. Búsqueda de documentos y pago de derechos
Por la búsqueda de cualquier documento o información en el archivo del Departamento de Salud, cuando no se expida copia certificada alguna, los interesados pagarán la suma que se establezca por reglamento, en sellos de rentas internas, por cada hora o fracción de hora que se emplee en buscar dicho documento o información, y los que cancelarán adhiriéndose la totalidad del sello cancelado en la nota negativa que se expida haciéndose constar en la solicitud la palabra "Despachado" y la fecha correspondiente.
Disponiéndose, además, que el Secretario de Salud llevará un récord de todos los sellos de rentas internas cancelados por concepto de copias certificadas y notas negativas expedidas por él o sus representantes debidamente facultados. Las cantidades recaudadas por este concepto se ingresarán en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda y serán destinados al presupuesto del Registro Demográfico para gastos de funcionamiento. F. Ausencia de registro de nacimiento
Si en cualquier tiempo después del nacimiento de una persona, se necesitare una copia certificada del récord de tal nacimiento para cualquier fin, y después de examinados los archivos por el Secretario de Salud o sus representantes, apareciere que dicho nacimiento no había sido registrado de acuerdo con las disposiciones de esta parte, el Secretario de Salud requerirá entonces, inmediatamente de la persona responsable de hacer tal declaración y de presentar el certificado para su inscripción, que presente dicho certificado al encargado del Registro del Distrito correspondiente, en la forma más completa posible, según lo permita el tiempo que haya transcurrido desde que tuvo lugar dicho nacimiento. Con dicho certificado se archivarán aquellas declaraciones juradas u otros documentos que el Secretario de Salud juzgare necesario y la persona responsable de la falta será procesada, según se requiere por esta parte, si se negare a
presentar dicho certificado prontamente. En los casos en que la persona responsable de presentar el certificado haya fallecido o no pueda encontrarse, la persona que solicita la copia certificada del récord puede presentar dicho certificado de nacimiento junto con aquellas declaraciones juradas y otros documentos que solicite el Secretario de Salud, los que serán archivados en el Departamento y copia certificada del certificado será expedida entonces al solicitante, previo el pago de los derechos mencionados anteriormente.
Si en cualquier tiempo después de haberse celebrado un matrimonio se necesitare una copia certificada del récord del mismo para cualquier fin, y después de examinados los archivos por el Secretario de Salud o por sus representantes apareciere que dicho matrimonio no había sido registrado de acuerdo con las disposiciones de esta parte, la parte interesada recurrirá a la Sala del Tribunal de Primera Instancia donde se hubiere celebrado el matrimonio, en solicitud de una orden para que el Encargado del Registro Demográfico proceda a inscribir el mismo. Para obtener dicha orden deberá presentar el interesado una solicitud al Tribunal, exponiendo bajo juramento su pretensión, acompañada de la prueba documental pertinente en apoyo de su solicitud. Radicada la solicitud el Tribunal ordenará que se publique un aviso de la misma para conocimiento público en un periódico de circulación general en Puerto Rico durante el término de quince (15) días y una vez por semana cuando menos. El peticionario, simultáneamente con la radicación, remitirá copia de la solicitud y de toda la prueba documental al Ministerio Fiscal. Cualquier persona que tenga interés en el asunto podrá intervenir en el procedimiento.
Transcurridos diez (10) días desde la publicación del aviso en un periódico de publicación general y de la notificación y remisión de toda la prueba al Ministerio Fiscal sin que éste o cualquier persona con interés en el asunto haya formulado objeción alguna, el Tribunal entenderá y resolverá los méritos de la petición sin necesidad de celebrar vista, o discrecionalmente podrá celebrar vista de estimarlo procedente y dictará el auto que proceda.
Copia certificada del mismo será remitida al Secretario de Salud a los fines de la inscripción de dicho matrimonio. El fallo del Tribunal de Primera Instancia deberá fundarse en prueba fehaciente de la celebración del matrimonio, de la capacidad de los contrayentes y de la autoridad de la persona que celebró el matrimonio.
Si en cualquier tiempo después de enterrado el cadáver de un ser humano se necesitare una copia certificada del certificado de defunción de dicha persona para cualquier fin, y después de examinados los archivos por el Secretario de Salud o por sus representantes, apareciere que dicha defunción no había sido registrada de acuerdo con las disposiciones de esta parte, la parte interesada recurrirá a la Sala del Tribunal de Primera Instancia donde hubiere ocurrido la defunción en solicitud de una orden para que el encargado del Registro Demográfico proceda a inscribir dicha defunción. Para obtener dicha orden deberá presentar el interesado una solicitud al Tribunal, exponiendo bajo juramento, su pretensión, acompañada de la prueba documental pertinente en apoyo de su solicitud. Notificará copia de la solicitud y demás prueba documental al Ministerio Fiscal simultáneamente con su radicación. Transcurridos diez (10) días de la remisión y notificación al Ministerio Fiscal sin que éste haya formulado objeción alguna, el
Tribunal entenderá y resolverá los méritos de la petición sin necesidad de celebrar vista, de estimarlo procedente y en el más breve plazo dictará el auto que proceda y copia certificada del mismo será remitida al Secretario de Salud a los fines de la inscripción de dicha defunción. El fallo del Tribunal de Primera Instancia deberá fundarse en prueba fehaciente del hecho de la defunción.
Toda inscripción de nacimiento, matrimonio o defunción que sea ordenada por un tribunal con jurisdicción competente llevará la palabra "Tardía".
Artículo 9.- La prohibición contenida en esta Ley sobre la retención de la copia certificada del certificado de nacimiento tendrá efectividad inmediata. Toda disposición de Ley o reglamento previamente vigente que ordene o permita la retención de la copia certificada queda inmediatamente derogada.
Artículo 10.- Esta Ley entrará en vigor el 1 de enero de 2010.
Certificaciones, Reglamentos, Registro de Notarios y Venta de Leyes Certifico que es copia fiel y exacta del original. Fecha: $\quad 29$ de diciembre de 2009
Firma: Eduardo Arosemena Muñoz Secretario Auxiliar de Servicios