Esta ley crea el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, estableciendo su estructura, funciones, ubicación y los documentos que custodiará. Ordena la promulgación de reglamentación para su manejo y conservación, y enmienda leyes existentes relacionadas con la administración de documentos públicos para integrar este nuevo archivo. También dispone sobre la asignación de fondos y la colaboración de otras entidades gubernamentales para el depósito de colecciones relevantes.
(P. de la C. 1516)
Para crear el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico; establecer sus funciones, composición y su ubicación; disponer los documentos que custodiará el Archivo Histórico; ordenar la promulgación de reglamentación; enmendar el título y el inciso
(a) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, a fin de restablecer el estado de derecho anterior a la aprobación de la Ley Núm. 16 de 8 de enero de 2004; y derogar la Sección 7 y renumerar las Secciones 8 a la 19 actuales, como Secciones 7 a la 18 de la Ley Núm. 59 de 19 de junio de 1954, según enmendada; y para otros fines relacionados.
Nuestra organización política tiene como fundamento que la voluntad del Pueblo es la fuente del poder público. Es precisamente ese principio la base plenamente democrática que sostiene y justifica la separación de poderes contenida en la Constitución de Puerto Rico.
El Poder Legislativo es uno de esos poderes. Es el que se ejerce mediante una Asamblea Legislativa compuesta por dos cámaras, el Senado y la Cámara de Representantes. Esta Rama de Gobierno utiliza el poder de razón de Estado para prohibir o reglamentar ciertas actividades de la ciudadanía, a fin de proteger la paz pública y el bienestar general de la comunidad.
En la consecución de ese propósito, la Asamblea Legislativa crea la legislación que compone nuestro ordenamiento jurídico y, al así hacerlo, investiga, justifica y defiende sus proyectos, ante los miembros de su Cuerpo y ante la Rama Ejecutiva, en la que se ratifican los mismos. Esa gestión tan meritoria, tiene que ser recopilada y documentada para que pase a formar parte de nuestro acervo histórico, en beneficio de generaciones futuras.
La trayectoria de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico guarda la esencia de la transformación e historia de los cambios realizados a la estructura política, social y económica que, a través de las épocas, ha experimentado el Pueblo de Puerto Rico. Los debates, exposiciones orales y discursos sobre el análisis de la legislación refleja el espíritu de las leyes, la intención legislativa y las impresiones mentales de los legisladores.
Por tal razón, esta Asamblea Legislativa entiende necesario crear el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa, con el propósito de que se encargue de recopilar, clasificar, documentar, organizar y preservar las leyes, códigos, textos, escritos, documentos y materiales relacionados con la Asamblea Legislativa y su historia, y el mismo estará adscrito a la Oficina de Servicios Legislativos.
Artículo 1.-Título-Se crea el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, el cual se conocerá por dicho nombre.
Artículo 2.-Administración-El Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, estará ubicado dentro del Distrito Capitolino, y adscrito a la Oficina de Servicios Legislativos.
Artículo 3.-Funcionamiento del Archivo Histórico.- La dirección administrativa del Archivo Histórico recaerá en un Director Ejecutivo quien será nombrado en consenso por los Presidentes(as) de ambos Cuerpos Legislativos y fungirá como tal por un término de diez (10) años. La persona a designarse como Director(a) Ejecutivo(a) deberá tener amplio conocimiento del funcionamiento de la Asamblea Legislativa, así como estudios graduados en Historia, Humanidades, Ciencias Sociales, Ciencias Políticas o Ciencias Bibliotecarias o campos relacionados, o en su defecto, una combinación de estudios y experiencia en dichas áreas combinada de cuatro (4) años. De igual forma, podrá cumplir los requisitos de estudios y experiencias con la acreditación de haber publicado obras relativas al ámbito de la legislación u ocupado posiciones de carácter administrativo o legislativo en la Asamblea Legislativa. El(la) Director(a) devengará el salario que establezcan los Presidentes de los Cuerpos Legislativos. El Director de la Oficina de Servicios Legislativos, en coordinación con la Superintendencia del Capitolio, le proveerá al Director Ejecutivo el espacio físico para lograr los propósitos de esta Ley, y además de aquéllos existentes, proveerá los recursos humanos que necesite para la consecución de esta Ley.
Artículo 4.-Organización del Archivo Histórico El Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico agrupará las siguientes unidades ya existentes en la estructura administrativa de la Oficina de Servicios Legislativos:
Además se ordena al Superintendente del Capitolio que dentro de los ciento ochenta (180) días siguientes a la aprobación de esta Ley, someta, para la aprobación de los Presidentes de ambos Cuerpos Legislativos, un estudio y diseño para la construcción o remodelación de una estructura física donde ubicará el Archivo Histórico. Disponiéndose, que dicho estudio tomará en consideración las condiciones ambientales básicas necesarias para la conservación de los documentos y demás objetos depositados en el Archivo, así como la confección de un presupuesto de costos y tiempo estimado de la realización de la obra.
Artículo 5.-Funciones del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa Las funciones y deberes del(la) Director(a) Ejecutivo(a) del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico serán los siguientes:
Artículo 6.-Fondos documentales y depósitos a. El Archivo Histórico mantendrá custodia de, pero sin limitarse a, los siguientes documentos: (1) Todos los Diarios de Sesiones y Libros de Actas de las Asambleas Legislativas, luego de la aprobación de la Constitución de Puerto Rico (1953 al presente); (2) los Diarios de Sesiones de la Convención Constituyente (1952); (3) todos los documentos relacionados a la Asamblea Legislativa bajo la Carta Autonómica (1898), la Carta Orgánica de 1900 (Ley Foraker) y la Ley Orgánica de 1917 (Ley Jones); (4) todos los documentos relacionados con la construcción del Capitolio, así como de los edificios que comprenden el Distrito Capitolino y sus remodelaciones a través de la historia; (5) toda obra de arte o fotografía relacionada con la historia de la Asamblea Legislativa o sus edificios o instalaciones; y (6) cualquier documentación, colección u objeto relacionado a la Asamblea Legislativa, ya sea proveniente de los Archivos existentes en la Asamblea Legislativa, bajo custodia de instituciones educativas o privadas, de agencias del Gobierno o de colecciones privadas de individuos. b. El Archivo Histórico mantendrá una Sala o laboratorio de Curación y Preservación de Documentos, una Sala de Consultas y un Área de Exhibiciones, todas equipadas con el equipo físico y recursos humanos especializados en el manejo de este tipo de documentación, según las necesidades de las referidas Salas.
Artículo 7.-El Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico estará abierto y accesible para el público en general, y sus colecciones podrán ser examinadas,
siempre que los documentos que se deseen examinar se mantengan en las salas designadas para ese propósito y sean manejados bajo los estándares de protección y conservación establecidos en el Reglamento dispuesto a tales fines.
Artículo 8.-Reglamentación-Se ordena al Director Ejecutivo del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico a promulgar, dentro de los sesenta (60) días siguientes a su designación por los Presidentes de ambos Cuerpos Legislativos, el Reglamento para el Manejo del Patrimonio Histórico de la Asamblea Legislativa, así como cualquier otra reglamentación necesaria para la consecución de esta Ley.
Artículo 9.-Depósito de Colecciones-Se ordena a la Universidad de Puerto Rico, la Comisión Estatal de Elecciones, la Biblioteca Carnegie, la Junta de Planificación, la Autoridad de Carreteras, así como al Archivo General y a cualquier agencia o instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico, incluyendo a las corporaciones públicas, que depositen en el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico las colecciones existentes en su poder relacionadas a las materias objeto de esta Ley. Estas entidades deberán establecer un Plan de Trabajo, conteniendo un protocolo sobre manejo de los documentos, para los que los mismos sean depositados en el Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa, en un término no mayor de ciento ochenta (180) días desde la aprobación de esta Ley, procurando un proceso en que no se expongan las condiciones de cuidado y conservación documentales requeridas. No obstante lo anterior, estas entidades conservarán una copia digital de dichas colecciones documentales.
Artículo 10.-Fondos-La Asamblea Legislativa asignará los fondos necesarios para la adquisición del equipo que se requiera para la habilitación y operación del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico. Para ello, la Comisión de Hacienda y Presupuesto de la Cámara de Representantes, recomendará la asignación de los fondos para el establecimiento y funcionamiento del Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa, en su informe sobre la aprobación de la Resolución Conjunta del presupuesto para el próximo año fiscal. No obstante, se autoriza y faculta a la Asamblea Legislativa a procurar y obtener donativos y a gestionar fondos o recursos municipales, estatales y federales, incluyendo el pareo, y a entrar en acuerdos con otras agencias del Gobierno Estatal o Federal e inclusive, con entidades privadas, para cumplir con lo ordenado en esta Ley.
Artículo 11.-Se enmienda el título y el inciso
(a) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, para que se lea como sigue: "Artículo 4.-Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres Ramas del Gobierno, y la Oficina del Contralor
a. Se faculta al Administrador de Servicios Generales o a su representante autorizado en la Rama Ejecutiva; las corporaciones públicas y los municipios; al Juez Presidente del Tribunal Supremo o su representante autorizado en la Rama Judicial; al Presidente del Senado o su representante autorizado; al Presidente de la Cámara o su representante autorizado; al Contralor o su representante autorizado, para administrar en las dependencias bajo sus jurisdicciones el Programa de Administración de Documentos Públicos que se establece por virtud de esta Ley, sujeto a lo que se dispone más adelante.
Artículo 12.-Se deroga la Sección 7 y se renumeran las actuales Secciones 8 a la 19, como Secciones 7 a la 18, de la Ley Núm. 59 de 19 de junio de 1954, según enmendada.
Artículo 13.-Salvedad-Si cualquier cláusula, párrafo, subpárrafo, artículo, disposición, sección o parte de esta Ley fuera anulada o declarada inconstitucional por un tribunal con jurisdicción y competencia, la sentencia a tal efecto dictada no afectará, perjudicará ni invalidará el resto de esta Ley. El efecto de dicha sentencia quedará limitado a la cláusula, párrafo, subpárrafo, artículo, disposición, sección o parte de la misma que así hubiere sido anulada o declarada inconstitucional.
Artículo 14.-Vigencia.-Esta Ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación.
DEPARTAMENTO DE ESTADO Certificaciones, Reglamentos, Registro de Notarios y Venta de Leyes Certifico que es copia fiel y exacta del original. 1 de abril de 2011
Firma: Eduardo Arosemena Muñoz Secretario Auxiliar de Servicios