Esta ley, conocida como "Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario", autoriza a los notarios a tramitar procedimientos legales no contenciosos, como declaratorias de herederos, adveración de testamentos, declaraciones de ausencia simple y corrección de actas del Registro Demográfico, que tradicionalmente eran competencia de los tribunales. Su objetivo es agilizar estos procesos, aliviar la carga judicial y acercar estos servicios a la ciudadanía, estableciendo el procedimiento notarial, el pago de derechos y la creación de un Registro General de Competencias Notariales.
(P. del S. 1173) (Reconsiderado)
Para establecer la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario, cuya finalidad es autorizar la competencia notarial en los procedimientos que se enumeran en la misma y disponer lo necesario para su implantación, su procedimiento, el pago de derechos y honorarios, establecer el Registro General de Competencias Notariales y para la aprobación de Reglas de Procedimiento y reglamentos por el Tribunal Supremo y el Secretario de Justicia.
El notario es un profesional del derecho que ejerce una función pública. Los notarios dan fe de actos, hechos y negocios jurídicos de importancia para toda la ciudadanía. Su función va más allá que la de legalizar documentos ya que realiza una labor en protección de las leyes y reglamentos aplicables, es decir, brinda seguridad jurídica.
Los dramáticos cambios que se están produciendo en la forma de vida del mundo moderno hacen indispensable que se proyecte al notariado puertorriqueño hacia su misión de futuro. Para ello se autoriza el ejercicio de competencia a los notarios en ciertas materias de las reguladas en la Ley de Procedimientos Legales Especiales, el Código Civil y en diversas leyes especiales.
En la determinación de los procedimientos que serán objeto de atribución de competencia a los notarios, se tomó en consideración el Informe sometido al Tribunal Supremo por el Comité sobre Jurisdicción Voluntaria, las ponencias presentadas a la I Conferencia Notarial y la XX Conferencia Judicial, celebradas los días 16 y 17 de octubre de 1997.
En dichas conferencias hubo una amplia participación de agrupaciones de juristas, tales como la Asociación de Notarios, el Colegio de Abogados, la Unión Internacional del Notariado Latino y el Ilustre Cuerpo de Registradores. También participaron todas las Regiones Judiciales de Puerto Rico y el Departamento de Justicia.
En el Informe sometido para la consideración del Tribunal Supremo, el Comité sobre Jurisdicción Voluntaria, recomendó la implantación de la competencia notarial en procedimientos de jurisdicción voluntaria hasta ahora atendidos por los tribunales. Esto no constituye una innovación en nuestro derecho ya que al presente el notario tiene competencia sobre otros procedimientos que están específicamente regulados por las leyes vigentes. En nuestro derecho histórico, ya en las Leyes de Indias, Libro VIII, Título XX, Ley Núm. 1 se dispuso la privatización del cargo de escribano (hoy notario) y sus funciones como con participación de jurisdicción, y la Ley de Enjuiciamiento Civil para las Islas de Cuba y de Puerto Rico, Ley del 13 de mayo de 1955, en su Artículo 1208 que refirió a los escribanos (hoy notarios) "Los actos de jurisdicción voluntaria, de que no hace especial mención esta Ley."
La atribución de jurisdicción y competencia y la creación y supresión de los órganos de jurisdicción judicial y sobre asuntos no contenciosos es una función legislativa en nuestro sistema de gobierno, como lo expresó Alexander Hamilton en el Federalist número 81, principio que recogió nuestra Constitución en su Artículo V, Sección 2. La presente medida legislativa va dirigida a ampliar la competencia de los notarios a procedimientos adicionales a los que ya les atribuye la ley.
Habiendo recibido el insumo de las Conferencias Judicial y Notarial antes mencionadas, el Informe del Comité sobre Jurisdicción Voluntaria y la Resolución de dicho Tribunal del 11 de mayo de 1998 se autorizan dichas competencias adicionales a los notarios como se ha recomendado. Esto contribuirá al alivio de los tribunales en su carga de trabajo y el consecuente uso más eficiente de los recursos de la Rama Judicial y acercará más a la ciudadanía una serie de procedimientos que le son de mucha importancia para atender situaciones de su vida diaria.
El Tribunal Supremo deberá aprobar las Reglas de Procedimiento y los reglamentos pertinentes para la implantación de esta Ley, así como el Secretario de Justicia, en las áreas de sus competencias respectivas.
Esta pieza legislativa tiene, necesariamente, que considerarse en el contexto de la Reforma Judicial, pues provee foros adicionales, los notarios, para atender asuntos que al presente ocupan el tiempo de los jueces, que se necesitan para la atención de asuntos contenciosos y de derecho penal.
Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico: Artículo 1.- Nombre de la Ley. Esta Ley se conocerá como "Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario". Artículo 2.- Asuntos No Contenciosos. El notario, además de conocer de los asuntos y procedimientos que al presente se le atribuyen por ley, podrá tramitar los siguientes asuntos y procedimientos: 1.- De la Ley de Procedimientos Legales Especiales, antes el Código de Enjuiciamiento Civil: procedimientos de testamentaría y abintestato: declaratoria de herederos (Artículos 552 y 553); y aceptación del cargo y expedición de cartas testamentarias a un albacea por un notario que no fuere aquél en cuya oficina se encuentra protocolado el testamento (Artículo 597). 2.- De la adveración y protocolización de testamento ológrafo (Artículos 639 a 643 del Código Civil). 3.- De la declaración de ausencia simple (Artículo 67 del Código Civil). 4.- De los procedimientos bajo la Regla 42.2 de Procedimiento Civil, para perpetuar hechos en que no esté planteada una controversia y no puedan resultar en perjuicio de persona cierta y determinada, ni se pretenda utilizar para conferir una identidad a una persona.
5.- De los procedimientos para corrección de actas que obren en el Registro Demográfico, y de los cambios de nombres y apellidos (Artículo 31 de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada.
Artículo 3.- Competencia concurrente. La competencia en sede notarial en los asuntos a que se refiere el Artículo 2 de esta Ley será concurrente con la ejercida por los Tribunales. El peticionario tendrá la opción de presentar el asunto ante el notario o ante el Tribunal, según lo estime conveniente.
Artículo 4.- Quiénes podrán ejercer la competencia notarial. La competencia notarial en los asuntos a que se refiere el Artículo 2 de esta Ley podra ser ejercida por cualquier persona admitida por el Tribunal Supremo de Puerto Rico al ejercicio de la profesión de abogado y notario.
Artículo 5.- Procedimiento en general. El trámite ante sede notarial se iniciará mediante requerimiento por quien esté legitimado para ello.
El notario deberá: 1.- Notificar al Registro General de Competencias Notariales el inicio de su intervención dentro del término de setenta y dos (72) horas laborables de haber firmado el contrato de servicios profesionales notariales para tramitar el procedimiento de que se trate. El término será de estricto cumplimiento. Las normas sobre la presentación de la notificación, que podrá ser por vía electrónica, así como su contenido, serán dispuestas por el Tribunal Supremo mediante reglamento. 2.- Reunir la documentación requerida, según sea el caso. Esta documentación podrá ser aportada por quien requiera la actuación del notario u obtenida por el propio notario. 3.- Calificar y determinar si los documentos recibidos u obtenidos reúnen los requisitos exigidos en cada caso por el ordenamiento jurídico. 4.- Si luego de calificar los documentos concluye que procede realizar la declaración de hechos y de derecho solicitada por el requirente, el notario hará constar en un acta notarial lo siguiente: a. El nombre y apellidos del requirente. b. Las diligencias efectuadas. c. Las declaraciones recibidas y los documentos examinados. d. La declaración de los hechos y del derecho correspondiente.
5.- Preparar un expediente conteniendo las declaraciones juradas, los documentos examinados, las notificaciones a las partes interesadas y un índice de todos los documentos que obran en el mismo. 6.- Remitirá una notificación de su determinación del procedimiento, al Registro General de Competencias Notariales dentro del término de setenta y dos (72) horas laborables. 7.- El Tribunal Supremo dispondrá por reglamento los términos de la custodia, conservación y entrega del expediente.
Artículo 6.- Cese del trámite. Si luego de recibidos y calificados todos los documentos, el notario concluye que no procede hacer la declaración de hechos y de derecho solicitada por el requirente, le devolverá todos los documentos que obran en el expediente preparado según dispone la Ley. Además, le informará que con la entrega de los documentos cesa su intervención, le explicará el motivo y notificará al Registro General de Competencias Notariales dentro del término de setenta y dos (72) horas laborables.
El notario también cesará todo trámite con relación a un asunto si: a. No recibió en un plazo razonable acordado con el requirente, toda la información o documentación necesaria para hacer una declaración de hechos y de derecho; b. Surgiere oposición fundamentada del Ministerio Público, en aquellos casos en que esta Ley requiera su intervención; c. Surgiere controversia u oposición en un procedimiento de jurisdicción voluntaria , entre quienes demuestren tener interés legítimo; d. Se solicitare el cese voluntario del trámite por el requirente o a iniciativa del notario; o e. Tuviere conocimiento de que el asunto se está tramitando en el tribunal.
En todas las situaciones descritas en este Artículo, el notario y el requirente deberán cumplir lo acordado sobre los honorarios notariales, según se dispone en esta Ley.
Además, el notario preparará un acta notarial y notificará al Registro General de Competencias Notariales el cese de sus actuaciones.
Artículo 7.- Manifestaciones bajo juramento.
Toda manifestación que el requirente le haga al notario, y que sea esencial para la tramitación del asunto, deberá ser hecha bajo juramento.
El acta notarial deberá incluir las manifestaciones del requirente, junto con una mención del notario a los efectos de que las mismas fueron hechas bajo juramento.
Artículo 8.- Asuntos que requieren la intervención del Ministerio Público. En aquellos asuntos en que entre los interesados se encuentren menores o incapacitados, o en los que se solicite el cambio de nombre o apellido, o los asuntos ad perpetuam rei memoriam, o declaración de ausencia simple, el notario notificará del trámite al Ministerio Público por correo certificado o por mensajero con acuse de recibo. Transcurridos treinta (30) días de la notificación al Ministerio Público sin que éste haya hecho constar su oposición por escrito, el notario continuará con su intervención en el asunto, haciéndolo constar en el acta notarial, e incuyendo evidencia fehaciente de su notificación. El notario podrá optar por comparecer a las oficinas del Ministerio Público y requerir personalmente su parecer sobre el asunto bajo su consideración, en cuyo caso así lo hará constar en el acta notarial con la respuesta del representante del Ministerio Público.
La oposición del Ministerio Público bastará para que cese la actuación del notario, quien procederá de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 6b de esta Ley.
Artículo 9.- Efecto de la actuación notarial. El resultado de la actuación notarial en asuntos de competencia notarial no tendrá efecto de cosa juzgada. No obstante, el resultado de la actuación del notario gozará de una presunción de corrección, por lo que quien la impugne tendrá el peso de la prueba.
Artículo 10.- Honorarios notariales. El notario y el requirente pactarán por escrito los honorarios notariales, si alguno. El requirente será responsable directamente del pago de los gastos, costas y desembolsos en que incurra en el trámite, así como del pago de honorarios relativos a opiniones periciales que el notario pueda requerir.
En todas aquellas situaciones previstas en esta Ley en que cese la intervención del notario, éste podrá cobrar los honorarios notariales que correspondan a los devengados hasta ese momento.
Artículo 11.- Registro General de Competencias Notariales. Por la presente se crea un Registro General de Competencias Notariales adscrito a la Oficina de Inspección de Notarías, el cual será mantenido y administrado por el Director de Inspección de Notarías bajo la supervisión del Juez Presidente del Tribunal Supremo.
El Juez Presidente podrá disponer la consolidación en el Registro General de Competencias Notariales, del Registro de Informes Notariales que establece la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987,
según enmendada; del Registro de Testamentos que establece el Artículo 74 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada; y del Registro de Poderes que establece la Ley Núm. 62 de 8 de mayo de 1937, según enmendada.
El Tribunal Supremo establecerá por reglamento las normas de funcionamiento y operación del Registro General de Competencias Notariales.
Artículo 12.- Certificaciones. El Director de Inspección de Notarías queda autorizado para expedir certificaciones de las constancias del Registro General de Competencias Notariales, incluso certificaciones negativas. Las certificaciones podrán emitirse por la vía electrónica.
Artículo 13.- Pago de derechos. Se pagarán los siguientes derechos: a. Por las certificaciones que expida el Registro General de Competencias Notariales, cinco (5) dólares. b. Por todo procedimiento en sede notarial, el arancel que dispone la Ley Núm. 101 de 12 de mayo de 1943, según enmendada, a ser cancelado en la matriz del acta notarial. c. Por la primera copia certificada del acta notarial expedida al requirente, el arancel que dispone la Ley Núm. 101 de 12 de mayo de 1943, según enmendada. Todas las demás copias certificadas estarán exentas del pago de derechos. d. Por la notificación de la determinación del notario en el procedimiento, el arancel que dispone la Ley Núm. 17 de 11 de marzo de 1915, según enmendada, para la presentación y notificación de los asuntos a que hace referencia esta ley, ante las Salas del Tribunal General de Justicia.
El pago de derechos se realizará mediante Sellos de Rentas Internas y estampillas del impuesto notarial. El pago de estos derechos podrá realizarse por la vía electrónica una vez se implante este sistema de pagos. Los fondos que se recauden por concepto del pago de los derechos establecidos en esta Ley se depositarán en el Fondo Especial creado por el Artículo 8 de la ley Núm. 235 de 12 de agosto de 1998, según enmendada, después de descontado el uno (1) por ciento correspondiente al Departamento de Hacienda.
Las personas que gozan de exención del pago de derecho por leyes especiales estarán exentas del pago de los derechos aquí dispuestos.
Artículo 14.- Reglas de Procedimiento y Reglamento.
El Tribunal Supremo aprobará las Reglas de Procedimiento necesarias para regir los procedimientos en sede notarial, tanto de los que se adicionan mediante el Artículo 2 de esta Ley como de los que al presente son de competencia notarial por disposición de otras leyes.
El Tribunal Supremo aprobará por reglamento las normas que regirán la conducta de los notarios con relación a los procedimientos conducidos en sede notarial, el Registro General de Competencias Notariales y el funcionamiento de la Oficina de Inspección de Notarías con relación a estos asuntos.
Artículo 15.- Reglamentos del Secretario de Justicia. El Secretario de Justicia aprobará los reglamentos que estime necesarios o convenientes para regular la participación de los representantes del Ministerio Público en los procedimientos que se ventilen ante notario y que requieran su participación.
Artículo 16.- Disposición transitoria. El Tribunal Supremo aprobará las reglas y reglamentos que se disponen en esta Ley, los cuales entrarán en vigor en la misma fecha de vigencia de la Ley.
Artículo 17.- Vigencia. Esta Ley entrará en vigor el primero de enero del año 2000.