Esta ley adiciona el Artículo 10.06 a la Ley Orgánica del Departamento de Educación de Puerto Rico para crear el Comité de Auditoría del Departamento de Educación. Su propósito es evaluar las funciones administrativas y fiscales del Departamento, los sistemas de controles internos, y asegurar el cumplimiento con leyes y reglamentos, así como el uso óptimo de los fondos públicos. El Comité operará con total independencia, tendrá facultades para investigar y auditar, y deberá rendir informes anuales sobre sus gestiones y hallazgos.
(P. del S. 2811)
5 DE AGOSTO DE 2004 Para adicionar el Artículo 10.06 a la Ley Núm. 149 de 15 de julio de 1999, según enmendada, conocida como"Ley Orgánica del Departamento de Educación de Puerto Rico", a fin de crear un Comité de Auditoría del Departamento de Educación, disponer su composición, facultad y deberes; y determinar en cuanto a sus recursos.
Es política pública de todo gobierno democrático fomentar y lograr que sus instituciones provean servicios de calidad y excelencia a la ciudadanía. Por tal razón, la contabilidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico debe reflejar claramente los resultados de sus operaciones financieras, proveer la información necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto de cada organismo gubernamental. Además, debe existir un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y demás activos del gobierno.
Toda vez que la sana administración de una entidad gubernamental no debe descansar únicamente en los auditores externos para que identifiquen los problemas y establezcan las recomendaciones para solucionarlos, en los organismos gubernamentales se han creado las oficinas de auditoría interna. Sin embargo, el personal que labora en dichas oficinas es nombrado por el jefe de la entidad gubernamental y responde exclusivamente a dicho funcionario. Lo anterior podría propiciar una falta de independencia de criterio al momento de evaluar la efectividad, eficiencia y economía de los programas y proyectos desarrollados por los organismos de gobierno. No obstante, la solución para lo anterior es la creación de un organismo revestido de total independencia de criterio para evaluar los estudios e investigaciones de las operaciones financieras y administrativas de la entidad gubernamental, sin estar sujetos a la intervención del titular de dicha dependencia.
Ante la crisis que sufrió el Departamento de Educación en la pasada década y ante la necesidad de continuar buscando nuevas alternativas encaminadas a maximizar el uso de los fondos públicos, incluyendo asignaciones federales, y asegurar la utilización óptima de los recursos existentes para el beneficio de nuestros estudiantes, es necesario crear el Comité de Auditoría del Departamento de Educación con el propósito de evaluar el desempeño administrativo del Departamento en cuanto a la legalidad, corrección, exactitud, necesidad y propiedad de las operaciones administrativas y fiscales que se realicen para lograr los objetivos del Departamento de manera efectiva y eficiente, así como para evitar el mal uso de fondos públicos, actuando dicho Comité con total independencia. Dicho Comité se crea tomando como base recomendaciones y guías de agencias estatales y federales, tales como la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, el Departamento de Educación de Estados Unidos y la Oficina del Inspector General de Estados Unidos. La creación del Comité de
Auditoría del Departamento de Educación no tan sólo es uno de los compromisos del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico ante las autoridades federales, para asegurar el buen uso de los fondos públicos y un sistema educativo al nivel de excelencia y aprovechamiento que exige la formación de los futuros líderes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, sino que es una legislación de avanzada que servirá de modelo para otras jurisdicciones.
Artículo 1.- Se adiciona el Artículo 10.06 a la Ley Núm. 149 de 15 de julio de 1999, según enmendada, para que lea como sigue: "Artículo 10.06. - Comité de Auditoría del Departamento de Educación.
(a) Se crea en el Departamento de Educación el Comité de Auditoría del Departamento de Educación, en adelante "Comité", con el propósito de evaluar las funciones administrativas y fiscales del Departamento, los sistemas de controles internos para impedir la comisión de irregularidades, el monitoreo de programas de auditorías utilizadas para mejorar los sistemas y las operaciones del Departamento, y para comprobar el cumplimiento del Departamento con las leyes y reglamentos aplicables.
El Comité actuará con total independencia del Secretario
(a) y del Departamento de Educación. El Comité habrá de celebrar su primera reunión dentro de los sesenta (60) días de haberse confirmado a todos sus miembros. El Comité creará un Reglamento para regir sus operaciones, el cual habrá de ser aprobado dentro de los sesenta (60) días después de celebrada su primera reunión y habrá de tomar como base las recomendaciones y guías de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y la Oficina del Inspector General de Estados Unidos.
(b) El Comité estará compuesto por cinco (5) miembros con derecho al voto, los cuales serán nombrados por el Gobernador
(a) con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Los nombramientos iniciales se realizarán de la siguiente manera: tres (3) de los miembros serán nombrados por un término de cinco (5) años; un (1) miembro será nombrado por un término de cuatro (4) años y un (1) miembro será nombrado por el término de tres (3) años. El Presidente del Comité será nombrado por el Gobernador
(a) con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico y su término será de cinco (5) años.
Los miembros deberán poseer como requisito mínimo un grado de bachillerato de una institución de educación superior reconocida por el Consejo de Educación Superior. Al menos dos (2) de los miembros deben ser Contables Públicos Autorizados bona fide. Además, los miembros deben tener por lo menos cinco (5) años de experiencia de trabajo en el campo de la auditoría. Dos (2) de los miembros deberán tener tres (3) años de experiencia de trabajo en alguna área relacionada en materia de auditoría. Ningún miembro del Comité podrá ser denominado para un término adicional.
Toda vacante que ocurra en el Comité será cubierta por nombramiento del Gobernador
(a) , disponiéndose que, cuando ocurra una vacante antes de concluir el término para el cual fue
nombrada la persona, el sucesor será nombrado por el término restante. Los miembros desempeñarán sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y tomen posesión del cargo.
(c) El Comité tendrá la facultad de convocar a reunión con la frecuencia que estime necesaria, estableciendo como mínimo cuatro (4) reuniones ordinarias al año y aquellas extraordinarias que estime necesarias. Dichas reuniones se celebrarán mediante convocatoria que hará circular el Presidente del Comité a todos los miembros. La concurrencia de tres (3) de sus miembros constituirá quórum para llevar a cabo los trabajos. Todas las decisiones se aprobarán por mayoría de tres (3) de los miembros del Comité.
(d) Los trabajos del Comité se llevarán a cabo de manera confidencial hasta tanto se rindan los informes pertinentes al Gobernador
(a) , a la Asamblea Legislativa y al Secretario
(a) del Departamento de Educación. El Comité tendrá la potestad de revisar y auditar todo proceso interno del Departamento, pero no tendrá participación activa en la creación o implementación de política pública, sistemas, procedimientos, preparación de récords o cualquier otra actividad administrativa que le compete exclusivamente al Secretario. La información recopilada y evaluada por el Comité en virtud de sus funciones será considerada privilegiada y confidencial. La misma no podrá ser revelada ni utilizada para ningún otro fin que no sea la consecución de los trabajos del Comité. Las responsabilidades y funciones del Comité serán, entre otras:
(a) del Departamento de Educación mediante reuniones periódicas con cada grupo de auditores y con la Administración, en sesiones ejecutivas celebradas por separado o en conjunto, solicitando, de ser necesario, que cada grupo antes mencionado exponga asuntos de importancia para el Comité. 3. El Comité tendrá la facultad para llevar a cabo o autorizar investigaciones sobre aquellos aspectos que le competan al Comité dentro de su marco de responsabilidades, y podrá contratar asesores legales independientes, contables, auditores, peritos u otro personal necesario para asistir en cualquier investigación o en el desempeño de las funciones del Comité. 4. Llevar a cabo cualquier otra función que le sea asignada mediante Ley u Orden Ejecutiva. 5. Revisar anualmente los resultados de los procesos de manejos de riesgos del Departamento de Educación, presentados por el Director de la Oficina de Auditoría Interna de dicha Agencia.
(a) , sobre todas las gestiones llevadas a cabo durante el año, con el resultado final de las evaluaciones realizadas en ese periodo y las recomendaciones que estime pertinente para el control fiscal y la contabilización efectiva de los fondos, propiedad y activos pertenecientes al Departamento de Educación. Así mismo, tendrá la facultad de recomendar y/o referir aquellas acciones o
hallazgos a las agencias administrativas estatales o federales con jurisdicción sobre el asunto investigado.
(e) Los miembros del Comité tendrán derecho a recibir una dieta fija, la cual será igual a la establecida por la Asamblea Legislativa para sus miembros por concepto de dietas.
Artículo 2.- Fondo Especial Se establece el Fondo Especial del Comité, bajo la custodia del Secretario del Departamento de Hacienda del Estado Libre Asociado, quien lo administrará conforme a las normas dispuestas para la sana administración de fondos similares. Dicho Fondo Especial sólo podrá ser utilizado por el Comité para los propósitos aquí dispuestos.
Se asigna la cantidad de cien mil dólares $($ 100,000)$ como presupuesto inicial para el Fondo Especial del Comité, con cargo al Tesoro Estatal u otros ingresos. El Fondo será distribuido de conformidad con lo dispuesto por el Comité.
Artículo 3.- Esta Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación.