Esta ley faculta al Secretario de Salud a establecer, mediante reglamentación, las tarifas por los servicios que ofrece el Registro Demográfico de Puerto Rico, como la expedición de certificados de nacimiento, defunción, matrimonio y divorcio. Dispone que los fondos recaudados se depositen en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda para ser destinados al presupuesto del Registro Demográfico, con el fin de sufragar sus gastos de funcionamiento, mejorar la mecanización de sus operaciones y asegurar la conservación de documentos vitales.
(P. de la C. 1546)
9 DE AGOSTO DE 1998
Para adicionar un Artículo 3A; enmendar el inciso
(h) del Artículo 5, el Artículo 32 y el primer párrafo del Artículo 38 de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada; enmendar la Sección 2 de la Ley Núm. 111 de 30 de junio de 1957; y enmendar el Artículo 4 de la Ley Núm. 4 de 2 de marzo de 1971, a fin de facultar al Secretario de Salud a establecer mediante reglamentación las cantidades por concepto de los derechos a ser cobrados por los servicios que presta el Registro Demográfico y disponer que los fondos que se recauden por este concepto sean depositados en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda y se destinen al presupuesto del Registro Demográfico para sus gastos de funcionamiento.
El Registro Demográfico de Puerto Rico, sus subregistros y registros subalternos tienen una responsabilidad importante en la custodia y expedición de diversos tipos de récords, certificados y otros documentos. Estos récords y documentos constituyen la fuente básica de datos para la producción de información de estadísticas de cuyo análisis se pueden detectar los cambios demográficos que ocurren en un Pueblo.
Para agilizar los servicios que le presta al pueblo de Puerto Rico, el Registro Demográfico, se encuentra en el proceso de mecanizar todas sus operaciones. Esta mecanización ha sido sumamente costosa. La ley vigente dispone cantidades de derechos a pagarse por diversos servicios que brinda el registro que no son suficientes para sufragar el costo de esta mecanización de los servicios. Para agravar esta situación, hay documentos que se encuentran en unas condiciones de deterioro que se hace difícil, y en ocasiones imposible, expedir copia certificada para ser utilizados como fuente de referencia. Es necesario pues, entre otras cosas, detener el deterioro de estos documentos, y de ser imposible reconstruir estos documentos, extraer la información de los libros para transferirla a otros medios ya sea éste papel, película o material magnético. Además, es necesario proteger, mantener y conservar los documentos del Registro Demográfico.
Las enmiendas facultarán al Secretario de Salud a establecer, mediante reglamentación, los derechos a pagarse por los servicios que presta el registro demográfico. Estas enmiendas son necesarias para mejorar la importante función del Registro Demográfico como custodio de documentos vitales del pueblo de Puerto Rico.
Sección 1.-Se adiciona un Artículo 3A a la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada, para que se lea como sigue: *Artículo 3A.- Reglamentación; Derechos.-
Se faculta al Secretario de Salud a establecer, mediante reglamentación al efecto, las cantidades a ser pagadas por concepto de cualquier certificado, documento o servicio que ofrece el Registro Demográfico de Puerto Rico, sus subregistros o registros subalternos. Disponiéndose que las cantidades a ser pagadas nunca podrán ser mayor al costo de expedición del certificado, documento o servicio que se ofrece. Cuando se soliciten copias múltiples de un mismo certificado o documento, se ofrecerá un descuento por las copias adicionales en exceso de la primera, a fin de reflejar que el costo de producir dichas copias adicionales es menor que el de la primera copia."
Sección 2.-Se enmienda el inciso
(h) del Artículo 5 de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada, para que se lea como sigue: "Artículo 5.-
(a) ...
(h) Los libros de los antiguos registros civiles, puestos bajo jurisdicción y autoridad del Secretario de Salud, se archivarán en los sitios que el Secretario de Salud estime conveniente para su mejor conservación, y estarán bajo la custodia inmediata de los encargados de registro, quienes quedan por la presente autorizados para expedir copias certificadas de todas las actas que aparecen en los mismos, mediante el pago por parte del solicitante de un derecho, en sellos de rentas internas por cada copia certificada de nacimiento, defunción o matrimonio. El derecho a pagarse por dichas copias certificadas se determinará mediante la reglamentación que adopte el Secretario de Salud bajo las disposiciones del Artículo 3A de esta ley. Los recaudos obtenidos por concepto del pago de los derechos ingresarán en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda y serán destinados al presupuesto del Registro Demográfico para sus gastos de funcionamiento."
Sección 3.-Se enmienda el Artículo 32 de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada, para que se lea como sigue: "Artículo 32.-
El Secretario de Salud ordenará y conservará permanentemente los certificados en forma sistemática; preparará y mantendrá al día un índice alfabético de los mismos por los apellidos del fallecido en lo que se refiere a los certificados de defunción, por los apellidos de los contrayentes en los certificados de matrimonio y por los apellidos de los padres, o de la madre cuando se trate de hijos naturales, en los de nacimiento. Una vez se inscriba una muerte de acuerdo a las disposiciones de esta ley, el Secretario hará constar en el certificado de nacimiento de la persona fallecida la muerte de éste mediante la palabra "fallecido" con su
traducción al inglés 'Dead'. Para este propósito se utilizará un sello de goma; Disponiéndose, que todas las actas de nacimiento, casamiento y defunción que hayan ocurrido o se hayan celebrado en Puerto Rico con anterioridad a la fecha de la vigencia de esta ley quedarán en los archivos de los respectivos municipios bajo la custodia del Registrador Local, quien, a petición de parte interesada, expedirá copias certificadas de las mismas mediante el pago, por parte del solicitante, del derecho que se establezca mediante reglamentación al efecto por cada copia certificada de cada nacimiento, casamiento o defunción. Los recaudos obtenidos por concepto del pago de los derechos ingresarán en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda y serán destinados al presupuesto del Registro Demográfico para gastos de funcionamiento."
Sección 4.-Se enmienda el primer párrafo del Artículo 38 de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada, para que se lea como sigue: "Artículo 38.-
A petición de parte interesada, y luego de haber llenado una solicitud de copia certificada de certificado suministrando la información que en la misma se solicite donde se indicará, además de los datos necesarios para la búsqueda, el uso que habrá de dársele al certificado, el nombre y dirección del solicitante, y la relación existente entre el solicitante y la persona cuyo certificado se solicita, el Secretario de Salud o la persona autorizada por él, suministrará copia certificada de cualquier certificado de nacimiento, casamiento, o defunción que se haya inscrito y registrado en el Registro General de acuerdo con las disposiciones de esta ley, por la expedición y certificación de cada una de las cuales se pagará por el solicitante la suma que se establezca mediante reglamentación al efecto, en sellos de rentas internas, por cada solicitud, cancelándose la totalidad de éstos y adhiriéndose en el certificado que se expida y haciendo constar en la solicitud la palabra "Despachado" y la fecha correspondiente; Disponiéndose, que podrán obtener libre de derechos, pero sin gastos para el Gobierno de Puerto Rico, transcripciones de todos los certificados de nacimiento, casamiento y defunción que se registren, las agencias del Gobierno federal o estatal cuando se fueren a utilizar para fines oficiales, y asimismo se expedirán transcripciones de certificados de nacimientos, a petición de parte interesada, para ser usados exclusivamente para fines electorales en casos de recusaciones o contrarrecusaciones. La copia del récord de cualquier nacimiento, casamiento o defunción, después que sea certificada por el Secretario de Salud o por la persona autorizada por él, constituirá evidencia prima facie ante todas las cortes de justicia de los hechos que consten en la misma. Por la búsqueda de cualquier documento o información en el archivo del Departamento de Salud, cuando no se expida copia certificada alguna, los interesados pagarán la suma que se establezca por reglamento, en sellos de rentas internas, por cada hora o fracción de hora que se emplee en buscar dicho documento o información, y los que se cancelarán adhiriéndose la totalidad del sello cancelado en la nota negativa que se expida haciéndose costar en la solicitud la palabra "Despacho" y la fecha correspondiente; Disponiéndose, además, que el Secretario de Salud llevará un récord de todos los sellos de
rentas internas cancelados por concepto de copias certificadas y notas negativas expedidas por él o sus representantes debidamente facultados. Las cantidades recaudadas por este concepto ingresarán en un Fondo Especial en el Departamento de Hacienda y serán destinados al presupuesto del Registro Demográfico para gastos de funcionamiento.
Sección 5.-Se enmienda la Sección 2 de la Ley Núm. 111 de 30 de junio de 1957, para que se lea como sigue: "Sección 2.-En cada verificación certificada que se expida según la Sección 1 de esta ley, deberá cancelarse por el Registrador Demográfico un sello de Rentas Internas por el valor que se determine mediante la reglamentación que a ese fin adopte el Secretario bajo las disposiciones del Artículo 3A de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada; salvo en aquellos casos en que otras leyes autorizan que se expidan certificaciones de nacimiento, matrimonio o defunción libres de derechos."
Sección 6.-Se enmienda el Artículo 4 de la Ley Núm. 4 de 2 de marzo de 1971, para que se lea como sigue: "Artículo 4.-
A petición de parte interesada, el Secretario de Salud o la persona por él autorizada, deberá expedir copia certificada del acta de divorcio o anulación constante en el registro de divorcios y anulaciones del Registro Demográfico, previo el pago, por cada certificación que se expida, de la suma, en Sellos de Rentas Internas, que se establezca a tenor con la reglamentación que a ese fin adopte el Secretario de Salud bajo las disposiciones del Artículo 3A de la Ley Núm. 24 de 22 de abril de 1931, según enmendada. La mitad de dicha suma se cancelará en el certificado que se expida y la otra mitad quedará adherida a la solicitud. Podrán expedirse copias certificadas libre de derechos en las mismas condiciones y para los mismos propósitos que se expiden copias certificadas de las actas de nacimiento, casamiento y defunciones. La copia del acta de divorcio o anulación certificada por el Secretario de Salud o su representante constituirá evidencia prima facie ante todas las cortes de justicia de los hechos que consten en la misma.
En caso de no aparecer registrada o archivada el acta de divorcio o anulación se expedirá una certificación negativa en la forma que se expiden certificaciones negativas de las actas de nacimiento, casamiento y defunciones."
Sección 7.-Esta Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación; con el único fin de que se pueda iniciar el proceso de promulgación de los reglamentos necesarios para establecer las cantidades a ser pagadas por concepto de cualquier certificado, documento o servicio
que ofrece el Registro Demográfico, sus subregistros o registros subalternos, siguiente el procedimiento establecido en la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como la "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de Puerto Rico". Las demás disposiciones de esta Ley serán efectivos el día en que entre en vigencia la reglamentación a ser adoptada.