Ley 12 del 1995
Resumen
Esta ley enmienda la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico para delegar en las dependencias gubernamentales la venta de papeles y documentos inservibles, con el fin de promover el reciclaje. Crea un fondo especial en el Departamento de Hacienda para cada dependencia, donde se depositarán los ingresos de dicha venta, destinados a financiar sus programas de reciclaje de papel. La ley busca armonizar la administración de documentos públicos con la política de reducción y reciclaje de desperdicios sólidos del gobierno de Puerto Rico.
Contenido
(P. de la C. 1621)
LEY 12
19 DE ENERO DE 1995
Para enmendar el inciso
(e) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico", a fin de delegar en cada dependencia gubernamental la venta de los papeles y documentos inservibles con el propósito de promover el reciclaje de papel; crear un fondo especial en el Departamento de Hacienda para cada dependencia con el ingreso generado de la venta del papel; y armonizar el programa de administración de documentos públicos con el programa de reciclaje de papel del gobierno de Puerto Rico.
EXPOSICION DE MOTIVOS
Puerto Rico está enfrentando un grave problema debido a la gran cantidad de desperdicios sólidos generados diariamente que van a parar a nuestros vertederos. El papel constituye una parte significativa del flujo de los desperdicios sólidos que se depositan en los vertederos, ocupando mucho espacio en los mismos, a pesar de tratarse de un material reciclable, que como otros materiales se puede recuperar.
Se han realizado esfuerzos por las dependencias del Gobierno para desarrollar un programa de reciclaje de papel, incluyendo los municipios. Sin embargo, la limitación de recursos humanos en las agencias, la lenta recuperación del papel, el desconocimiento en cada entidad de la cantidad del papel recuperado y la falta de incentivos económicos, ha limitado el éxito del programa de reciclaje de papel en las mismas.
Por otro lado, la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, establece un procedimiento normativo y uniforme para la disposición de los documentos y papeles inservibles en todas las dependencias. Dicho procedimiento estipula que la disposición o venta de este material debe ser realizada únicamente a través de la Administración de Servicios Generales, lo cual constituye una fuerte carga para la misma.
De otra parte, la acumulación innecesaria de este material en las dependencias limita el uso del espacio que poseen, el cual se podría aprovechar para otros propósitos. La restricción en la Ley Núm. 5, antes citada, de que sólo la Administración de Servicios Generales tiene la facultad de efectuar la venta del papel desechado, dificulta la recuperación de papel en las dependencias, además de impedir el cumplimiento cabal con la Ley Núm. 70 de 18 de septiembre de 1992, conocida como "Ley para la Reducción y el Reciclaje de Desperdicios Sólidos en Puerto Rico" y el desarrollo de programas de reciclaje de papel.
Ante la necesidad que tenemos de desarrollar métodos alternos a la disposición de los
desperdicios sólidos en los vertederos, esta Asamblea Legislativa entiende que la Ley Núm. 5, antes citada, debe ser revisada para armonizar el programa de documentos públicos con el programa de reciclaje de papel en el Gobierno de Puerto Rico. Esto proveerá mayor efectividad en la conservación de aquellos documentos importantes y la disposición de aquellos documentos y papeles inservibles mediante métodos adecuados y viables para cada dependencia, de manera que se cumpla con la política pública del Gobierno de Puerto Rico y se proporcionen métodos alternos a la disposición de los desperdicios sólidos en los vertederos del país mediante la reducción y reciclaje.
Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico:
Artículo 1.- Se enmienda el inciso
(e) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, para que se lea como sigue: "Artículo 4.-Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las Tres Ramas del Gobierno, y la Oficina del Contralor.-
(a) ...
(e) A medida que los Administradores de Programa o sus representantes autorizados vayan recibiendo y aprobando las listas descritas en el inciso
(c) anterior, deberán a su vez remitir copias de tales listas aprobadas al Archivero y se abstendrán de tomar acción hasta recibir notificación de la determinación del Archivero.
El Archivero examinará las listas recibidas y determinará si interesa retener algún documento para su continuada conservación en el Archivo. El Archivero podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural según se define el término en esta ley. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos conforme al propósito de conservación de documentos contenido en esta ley y sus reglamentos.
Cuando el Archivero determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstos deberán estar accesibles al público y no podrán venderse, permutarse, donarse, cederse o de ninguna otra forma podrá disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a la dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su carácter de documentos públicos y pertenecen al Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme los propósitos de esta ley, los documentos revertirán al Archivo. No obstante, el Archivero podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme los criterios establecidos en esta ley.
El Archivero notificará su determinación en un término máximo de sesenta (60) días.
Los documentos reclamados por el Archivero serán trasladados al Archivo. El Archivero extenderá un certificado de recibo a los funcionarios transferidores. Si determina que los documentos se trasladen a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstas extenderán un certificado de recibo a los funcionarios transferidores.
Aquellos documentos que el Archivero no reclame podrán ser destruidos por los Administradores de Documentos previa autorización expresa del Administrador del Programa.
Los Administradores de Programa podrán establecer mediante reglamento las alternativas de destrucción en armonía con las leyes y reglamentos aplicables de política pública ambiental asegurando todo el tiempo que no se reproduzca dicho documento.
Los Administradores de Documentos escogerán entre los métodos aceptados por el Administrador del Programa.
Los documentos inservibles una vez destruidos en forma irreproducible, así como aquellos papeles que no se consideran documentos según definidos en esta ley, podrán venderse al mejor postor por el jefe de cada dependencia o por el Administrador de Servicios Generales, una vez cumplido con todos los procedimientos administrativos aplicables.
Las agencias que opten por permanecer bajo la jurisdicción de la Administración de Servicios Generales dispondrán de aquellos papeles que no se consideran documentos, según definido en esta ley, de acuerdo al Reglamento sobre Propiedad Excedente Estatal.
Lo dispuesto en los dos párrafos precedentes no aplicará a la Rama Judicial.
La venta de estos documentos o papeles deberá estar acorde con la política pública del Gobierno de Puerto Rico para disminuir el volumen de desperdicios sólidos que requiere disposición final mediante los métodos de reducción y reciclaje u otros métodos establecidos.
Las dependencias se asesorarán con la Autoridad de Desperdicios Sólidos sobre el recogido, transportación, almacenamiento y venta de los documentos y papeles inservibles o no considerados documentos públicos que se generen en sus facilidades.
El ingreso devengado en las dependencias por la venta de los documentos o papeles inservibles, si se vendieren, ingresará en una cuenta especial en el Departamento de Hacienda acreditándole a cada dependencia los fondos correspondientes a la misma. El dinero y los intereses de la cuenta acreditada a cada dependencia se utilizará únicamente por éstas para sufragar en todo o en parte, los costos de operación y funcionamiento de su programa de reciclaje de papel. No podrán destinarse a cubrir gastos ordinarios y de funcionamiento de cada dependencia. Los sobrantes de
dichos fondos e intereses podrán ser utilizados por esa dependencia en años fiscales subsiguientes con la limitación aquí indicada.
Los fondos que se generen de la venta de papel o documentos inservibles no menoscabarán en forma alguna, la asignación de fondos en años subsiguientes para gastos ordinarios de funcionamiento de cada dependencia.
El jefe de cada dependencia nombrará a un funcionario como Coordinador del Programa de Reciclaje de papel, que será responsable de dicho Programa en su dependencia y el cual trabajará en coordinación con el Administrador de Documentos.
El Director del Programa de Excedente Estatal o el Coordinador del Programa de Reciclaje de papel será responsable de informar a la Autoridad de Desperdicios Sólidos cada tres meses la cantidad de papeles recuperados y vendidos, si alguno."
Artículo 2.- Esta Ley comenzará a regir inmediatamente después de su aprobación.