Ley 91 del 1992
Resumen
Esta ley enmienda la Ley Núm. 5 de 1955, conocida como 'Ley de Administración de Documentos Públicos', para ampliar las facultades del Archivero. Permite que documentos públicos que han perdido su utilidad administrativa o valor histórico sean traspasados a dependencias gubernamentales o entidades educativas y culturales sin fines de lucro, en lugar de ser destruidos. Las entidades receptoras deben conservar, utilizar y mantener accesibles al público dichos documentos, los cuales seguirán siendo propiedad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Contenido
(P. del S. 1461) (P. de la C. 1749)
LEY
Para adicionar el inciso
(h) y renumerar los incisos
(h) ,
(i) ,
(j) y
(k) como los incisos
(i) ,
(j) ,
(k) y
(l) del Artículo 3 y enmendar el inciso
(e) del Artículo 4 de la Ley Nüm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos" con el propósito de ampliar la facultad del Archivero para autorizarlo a disponer de documentos que han perdido su utilidad administrativa o su valor histórico, traspasándolos a dependencias o entidades educativas o culturales que cumplan con los requisitos establecidos.
EXPOSICION DE MOTIVOS
La Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, se aprobó con el propósito de establecer un programa sistemático de conservación de documentos que, en consideración de su valor histórico, legal, administrativo e informativo, merecen preservarse por mucho más tiempo y disponer para la eliminación de aquellos documentos que carecen de valor permanente y han perdido ya toda utilidad administrativa. Para el logro de estos propósitos la Ley Núm. 5, en su Artículo 4, establece la forma en que se conservarán y dispondrán los documentos públicos en las dependencias de gobierno. A estos efectos, los jefes de las dependencias deberán realizar un inventario donde se clasifiquen los documentos por su naturaleza y carácter con el propósito de preparar el plan para la conservación adecuada de los mismos o preparar listas de aquellos documentos que han perdido su utilidad conforme los criterios establecidos en dicha ley para disponer de ellos.
La ley requiere que el Administrador del Programa de Administración de Documentos Públicos remita copia de la lista de documentos al Archivero para que éste tenga oportunidad de reclamar aquellos documentos que interese retener por su valor histórico. Aquellos documentos que el Archivero no reclame, serán destruidos.
La citada Ley Núm. 5 no autoriza al Archivero a retener los documentos que, aún cuando no poseen valor histórico como para que se conserven en el Archivo General, pueden ser de interés para conservarse y utilizarse por otras dependencias de gobierno o entidades sin fines de lucro dedicadas a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias. Como al presente la ley no permite que estas entidades puedan hacer uso de los documentos que carecen de interés histórico y administrativo en sus gestiones de estudio, investigación y educación, se pierde la oportunidad de que se conserven y utilicen al máximo de su valor intrínseco. Para complementar la gestión de conservación de nuestra crónica, esta ley amplía la facultad del Archivero para que pueda traspasar los documentos que han perdido utilidad histórica y administrativa a las dependencias gubernamentales o entidades educativas o culturales que así lo interesen. Estas deberán conservar, utilizar y mantener accesible al público dichos documentos.
Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico:
Artículo 1.- Se adiciona el inciso
(h) y se renumeran los incisos
(h) ,
(i) ,
(j) y
(k) como los incisos
(i) ,
(j) ,
(k) y
(l) del Artículo 3 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, para que lea:
"Artículo 3.- Definiciones. A los fines de esta ley, los siguientes términos tendrán el significado que a continuación se expresa:
(a) ...
(h) "Entidad educativa o cultural" - Incluye, sin que se entienda como una limitación, una universidad, biblioteca, fundación, instituto, fideicomiso, asociación, sociedad o corporación sin fines lucrativos dedicada a la enseñanza, estudio o fomento de la cultura, las artes y las ciencias.
(i) ...
(j) ...
(k) ...
(l) ..."
Artículo 2.- Se enmienda el inciso
(e) del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, para que lea: "Artículo 4.- Administración del Programa de Administración de Documentos Públicos en las tres Ramas del Gobierno, y la Oficina del Contralor.
(a) ...
(e) A medida que los Administradores de Programa o sus representantes autorizados vayan recibiendo y aprobando las listas descritas en el inciso
(c) anterior, deberán a su vez remitir copias de tales listas aprobadas al Archivero y se abstendrán de tomar acción hasta recibir notificación de la determinación del Archivero.
El Archivero examinará las listas recibidas y determinará si interesa retener algún documento para su continuada conservación en el Archivo. El Archivero podrá traspasar los documentos que no retenga a una dependencia o entidad educativa o cultural según se define el término en esta ley. Las dependencias o entidades educativas o culturales a las cuales se traspasen los documentos deberán reunir los requisitos necesarios para mantener, conservar y utilizar los mismos conforme al propósito de conservación de documentos contenido en esta ley y sus reglamentos.
Cuando el Archivero determine traspasar los documentos a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstos deberán estar accesibles al público y no podrá venderse, permutarse, donarse, cederse o de ninguna otra forma podrá disponerse de los mismos. Los documentos traspasados a la dependencia o entidad educativa o cultural mantienen su carácter de documentos públicos y pertenecen al Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Si la dependencia o entidad cultural dejare de existir, o no interesare, mantuviere, conservare o utilizare los documentos que le fueron traspasados conforme los propósitos de esta ley, los documentos revertirán al Archivo. No obstante, el Archivero podrá recuperar los documentos traspasados cuando, con posterioridad a la fecha del traspaso inicial, adquieran utilidad conforme los criterios establecidos en esta
El Archivero notificará su determinación en un término máximo de sesenta (60) días. Los documentos reclamados por el Archivero serán trasladados al Archivo. El Archivero extenderá un certificado de recibo a los funcionarios transferidores. Si determina que los documentos se trasladen a una dependencia o entidad educativa o cultural, éstas extenderán un certificado de recibo a los funcionarios transferidores.
Aquellos documentos que el Archivero no reclame podrán ser destruidos por los Administradores de Documentos previa autorización expresa del Administrador del Programa.
Los Administradores de Programa podrán establecer mediante reglamento, los métodos de destrucción, pero deberán establecer métodos que aseguren la irreproducción del documento y en cumplimiento con las normas de calidad ambiental.
Los Administradores de Documentos escogerán entre los métodos aceptados por el Administrador del Programa.
Los documentos inservibles una vez destruidos en forma irreproducible podrán venderse en pública subasta únicamente por el Administrador de Servicios Generales. Los ingresos que se devenguen de estas ventas ingresarán en el Fondo General del Gobierno Estatal.
Aquellos papeles que no se consideran documentos según definido en esta ley de los cuales se va a disponer en grandes cantidades tales como formularios, publicaciones y otros, se considerarán propiedad excedente y a tales efectos se dispondrá de ellos como provee el Administrador de Servicios Generales en su Reglamento sobre Propiedad Excedente.
Los ingresos devengados de la venta de este papel, si se vendiere, ingresarán en el Fondo General previo el reembolso a la Administración de Servicios Generales por gastos incurridos.
Lo dispuesto en los tres párrafos precedentes no aplicará a la Rama Judicial." Artículo 3.- Esta ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación.
Presidente de la Cámara
Departamento de Estado
CERTIFICO: que es copia fiel y exacta del original aprobado y firmado por el Gobernador del Estado Libre Asociado de Puerto Rleo of