Ley 49 del 1992

(Sustitutivo del Senado al P. de la C. 1481)

LEY 49 AUG 261992

Para enmendar el último párrafo del Artículo 4 y el inciso

(b) del Artículo 3 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos Públicos" a los fines de excluir a la Rama Judicial de lo dispuesto en los últimos tres párrafos de dicho artículo; enmendar la Sección 4 de la Ley Núm. 11 de 24 de julio de 1952, según enmendada, conocida como "Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", a los fines de autorizar al Juez Presidente del Tribunal Supremo o al Director Administrativo de los Tribunales por delegación de éste, a reglamentar todo lo relacionado con la venta de los documentos públicos y los documentos según definidos en esa Ley, así como cualesquiera otros papeles que no sean irreproducibles; para autorizar a la Rama Judicial a depositar en instituciones bancarias el producto de dichas ventas para ser utilizado en gastos no recurrentes de su Programa de Conservación y Disposición de Documentos y para otros propósitos en beneficio de los servicios que presta la Rama Judicial. Y para enmendar los Artículos 204 y 205 de la Ley Núm. 115 de 22 de julio de 1974, según enmendada conocida como "Código Penal de Puerto Rico".

EXPOSICION DE MOTIVOS

La Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, se aprobó con el propósito de establecer en el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico un programa sistemático de conservación de documentos que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecían preservarse por mucho más tiempo. También perseguía la disposición de aquellos documentos que no sólo carecían de valor permanente, sino que además habían perdido toda su utilidad administrativa. El deterioro de los documentos inservibles y el congestionamiento que los mismos representan en términos de espacio y gavetas de archivos, así como el costo para el gobierno también hizo imperiosa la aprobación de esa legislación.

El Poder Judicial, al igual que los otros poderes, los municipios y las corporaciones públicas forman parte de los propósitos y la política anunciada en esta legislación. A pesar de que la Ley Núm. 5, según enmendada, dispone para que cada dependencia estableciera su propio Programa de Conservación y Disposición de Documentos, en concordancia, con los criterios generales de política pública por ella establecidos; expresamente en los últimos tres párrafos de su Artículo 4 confirió facultad exclusiva al Administrador de Servicios Generales para llevar a cabo la venta en pública subasta de los documentos y papeles inservibles e irreproducibles resultantes de los programas de disposición aprobados por las dependencias a tenor con esa ley.

El Poder Judicial, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley Núm. 5 (Ley de Administración de Documentos Públicos) y en la sección 4 de la Ley Núm. 11 de 24 de julio de 1952, según enmendada, conocida como "Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", aprobó el 7 de noviembre de 1975, las Reglas para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos y el 9 de febrero de 1976 el Reglamento para la administración de dicho Programa. De esta forma esa Rama trató de enfrentar el problema del congestionamiento de sus archivos por razón de los documentos inservibles almacenados y el efecto presupuestario que para la Rama Judicial tenía el alquiler de espacio adicional para almacenamiento.

El vigente Artículo 4 de la Ley Núm. 5, según enmendada referente a la facultad exclusiva del Administrador de Servicios Generales para vender en pública subasta los

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documentos y papeles triturados e inservibles, dificulta en la práctica los esfuerzos de la Rama Judicial para resolver el problema de conservación y disposición de los documentos judiciales y otros documentos a tono con la ley y la reglamentación a estos fines aprobada por ésta. Debido a que la Administración de Servicios Generales tiene la encomienda por ley de reglamentar y disponer de la propiedad excedente, así como la de vender los documentos públicos inservibles en pública subasta de todas la dependencias de Gobierno, el proceso de recogido en la Rama Judicial del material por parte de esa agencia es sumamente lento con el consecuente efecto negativo en cuanto a la limpieza de las áreas que ocupa el mismo. Esto impide además el uso de esas áreas y locales para otros propósitos.

Esta Asamblea Legislativa entiende que se lograrán con mayor efectividad los propósitos de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, si se autoriza a la Rama Judicial a reglamentar todo lo relacionado con la venta de los documentos judiciales triturados e inservibles y cualesquiera otros documentos bajo su custodia que entienda puedan ser procesados y vendidos por tener valor comercial.

Tanto la disposición y venta de documentos, y la reglamentación pertinente que apruebe la Rama Judicial, en lo aplicable estarán acordes con la política pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en cuanto a la disposición de desperdicios sólidos ya sea mediante la reducción y reciclaje de éstos o mediante otro proceso establecido por ley.

La facultad aquí conferida constituye un reconocimiento adicional a esa Rama al garantizarle una mayor autonomía en su gestión. La sección 7 del Artículo V de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico establece que las reglas de administración de los tribunales estarán sujetas a la legislación relativa a suministros, personal, asignación, fiscalización de fondos y otras leyes aplicables en general al gobierno. No obstante, esta Asamblea Legislativa a través del tiempo ha ido enmendando la legislación relativa a estos asuntos en lo que se refiere a la Rama Judicial. Ejemplos de ellos son entre otros, la autoridad conferida a la administración, ejecución y control del presupuesto; la exclusión de la preintervención de las transacciones fiscales establecidas en la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada (Ley de Contabilidad del Gobierno); el establecimiento de un sistema de personal autónomo mediante la Ley Núm. 64 de 31 de mayo de 1973; y la autorización para entrar en acuerdos con instituciones bancarias depositarias de fondos bajo su custodia y a acordar los intereses a recibir por tal concepto mediante la Ley Núm. 42 de 13 de diciembre de 1990 y la Ley Núm. 69 de 14 de agosto de 1991.

Tanto dichas acciones legislativas como la presente, garantizan la separación y el balance de poderes que deben existir entre la Rama Judicial y las otras Ramas del Gobierno, a la vez, que hacen más viable y efectiva la encomienda constitucional de dicha Rama. Esta debe estar facultada para reglamentar todo lo relacionado con la venta de los documentos judiciales inservibles y demás papeles. Los fondos que de esa venta obtenga, al igual que lo autorizó la Ley Núm. 42 y posteriormente la Ley Núm. 69, podrán ser depositados por la Rama Judicial en cuentas separadas en instituciones autorizadas por la Ley a esos fines para propósitos de fortalecer su Programa de Conservación y Disposición de Documentos y para otros propósitos relacionados con los servicios que presta esa Rama.

Cónsono con el propósito de esta Legislatura de crear uniformidad y balance entre la referida Ley Núm. 5 y otros preceptos estatutorios que guardan alguna relación con la misma, consideramos esencial enmendar también los Artículos 204 y 205 de nuestro

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Código Penal. Tales artículos tipifican los delitos de retención y destrucción ilegal de documentos públicos, respectivamente.

Las enmiendas a estos dos cuerpos de ley tiene como propósito armonizar sus disposiciones, ya que se podría entender que ciertos actos de destrucción y disposición de documentos permitidos por la Ley de Administración de Documentos Públicos constituyen delito bajo los referidos artículos del Código Penal.

Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico:

Sección 1.- Se enmienda el último párrafo del Artículo 4 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada para que lea como sigue: "Los documentos inservibles una vez destruidos en forma irreproducible podrán venderse en pública subasta únicamente por el Administrador de Servicios Generales. Los ingresos que se devenguen de estas ventas ingresarán en el Fondo General del Gobierno Estatal.

Aquellos papeles que no se consideran documentos según definido en esta ley de los cuales se va a disponer en grandes cantidades tales como formularios, publicaciones y otros, se considerarán propiedad excedente y a tales efectos se dispondrá de ellos como provee el Administrador de Servicios Generales en su Reglamento sobre Propiedad Excedente.

Los ingresos devengados de la venta de este papel, si se vendiere, ingresarán en el Fondo General previo el reembolso a la Administración de Servicios Generales por los gastos incurridos.

Lo dispuesto en los tres párrafos precedentes no aplicará a la Rama Judicial. Sección 2.- Se enmienda la Sección 4 de la Ley Núm. 11 de 24 de julio de 1952, según enmendada, para que lea como sigue: "El Tribunal Supremo tomará las medidas pertinentes a fin de conservar en su forma original o en duplicado, todos los expedientes y documentos oficiales de todas las secciones del Tribunal General de Justicia. También tendrá autoridad para dirigir la destrucción de todos aquellos expedientes y documentos oficiales que a su juicio no sean ya necesarios o útiles, y no se destruirá expediente o documento alguno a no ser por orden suya y bajo su dirección. El Juez Presidente del Tribunal Supremo o el Director Administrativo de los Tribunales por delegación de éste, establecerá mediante reglamento la forma de vender los documentos oficiales, judiciales y cualesquiera otros documentos que declare inservibles una vez destruidos e irreproducibles según las Normas del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Judicial, y que tengan valor comercial en el mercado de compra y venta de papeles para proceder a su venta y a esos fines establecerá el procedimiento correspondiente. La reglamentación a esos fines aprobada, en lo aplicable, estará acorde con la política

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pública del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en cuanto a la disposición de desperdicios sólidos ya sea mediante la reducción y reciclaje de éstos o mediante otros procesos establecidos por ley.

Los ingresos provenientes de estas ventas podrán ser depositados por la Rama Judicial en cuentas especiales separadas en las instituciones bancarias de su selección designadas por ley como depositarias de fondos públicos y estos depósitos, así como los intereses productos de ello serán utilizados por el Juez Presidente del Tribunal Supremo o por el Director Administrativo de los Tribunales para los propósitos en adelante enumerados.

Estos fondos serán utilizados en gastos no recurrentes, para, entre otras cosas y sin que se considere una limitación fortalecer el Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Judicial; para el mantenimiento de equipo especializado en el procesamiento de destrucción de documentos; compra de equipo de reemplazo; reparación de equipo de prevención de incendios; adquisición de bolsos especiales para depositar el papel triturado; compra de equipo de seguridad para el personal a cargo de la destrucción y disposición de los documentos; contratación de servicios profesionales y consultivos; preparación y participación en adiestramientos para el personal del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Judicial.

Los fondos a que se refiere esta ley podrán ser utilizados para satisfacer anticipadamente gastos necesarios para el funcionamiento del Programa de Conservación y Disposición de la Rama Judicial o para los demás fines anteriormente indicados; cuando para tales propósitos se hayan solicitado fondos y no hayan sido recibidos, los que serán reembolsados con cargo a dichos fondos cuando se reciban.

Los intereses recibidos por concepto de los depósitos en las cuentas especiales aquí autorizadas, no podrán destinarse a cubrir gastos ordinarios y de funcionamiento de la Rama Judicial. Los sobrantes de dichos fondos e intereses podrán ser utilizados por esa Rama en años fiscales siguientes con la limitación aquí indicada.

Los fondos que se generan de conformidad con esta ley no menoscabarán en ninguna forma la asignación de fondos en años siguientes para gastos ordinarios de funcionamiento para la Rama Judicial."

Sección 3.- Se enmienda el Artículo 204 de la Ley Núm. 115 de 22 de julio 1974, según enmedada para que se lea como sigue: "Retención de documentos que deben entregarse al sucesor Todo funcionario o empleado público cuyo cargo hubiere sido abolido, o que después de cumplido el término por el cual fuere nombrado o elegido, o cesado en su ejercicio por renuncia o separación, retuviera en su poder, o se negare a hacer entrega a su sucesor o a cualquier otra persona con derecho a ello, de los originales de documentos públicos, según definidos en la Ley de Administración de Documentos Públicos, Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, pertenecientes a su despacho, o los mutilare, destruyere o sustrajere, será sancionado con pena de reclusión por un término fijo de seis años. De mediar circunstancias agravantes, la pena fija establecida podrá ser aumentada hasta un máximo de diez años; de mediar circunstancias atenuantes podrá ser reducida hasta un mínimo de cuatro años."

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Sección 4.- Se define que el Artículo 205 del Código Penal leerá como sigue: "Todo funcionario o empleado público encargado de la custodia de los originales de cualquier documento público según definido en la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que voluntariamente lo(s) sustrajere, destruyere, removiere, u ocultare en todo o en parte, o que permitiere hacerlo a otra persona, será sancionada con pena de reclusión por un término fijo de seis (6) años. De mediar circunstancias agravantes la pena fija establecida podrá ser aumentada hasta un máximo de diez (10) años; de mediar circunstancias atenuantes podrá ser reducida hasta un mínimo de cuatro (4) años."

Sección 5.- Se enmienda el inciso

(b) del Artículo 3 de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, para que se lea como sigue: a. ... b. Documentos públicos - Todo documento que se origine, conserve o recibe en cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de acuerdo con la ley o en relación con el manejo de los asuntos públicos y que de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 4 de esta ley se haga conservar permanentemente o temporalmente como prueba de las transacciones o por su valor legal.

Sección 6.- Esta ley entrará en vigor sesenta (60) días después de su aprobación.

Presidente del Senado Presidente de la Cámara