Ley 168 del 1988
Resumen
Esta ley establece el marco legal para que los empleados públicos de Puerto Rico puedan autorizar voluntariamente descuentos de su salario para donaciones a instituciones benéficas. Crea el Consejo de Reglamentación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos para coordinar y regular una campaña anual de recaudación de fondos en las agencias gubernamentales. La ley detalla los procedimientos para las deducciones, los requisitos para las entidades benéficas y designadas, y otorga facultades de auditoría al Secretario de Hacienda. Además, prohíbe la coacción a los empleados para participar y establece sanciones penales por el incumplimiento de sus disposiciones.
Contenido
(P. del S. 1420)
LEY
Para establecer las normas a través de las cuales los empleados públicos podrán autorizar libre y voluntariamente que se les descuente una cantidad de su salario para donarla a entidades benéficas; autorizar la celebración de una actividad anual de recaudación de fondos en las agencias gubernamentales; crear un Consejo de Reglamentación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos con la responsabilidad de reglamentar dicha campana; establecer prohibiciones y fijar penalidades.
EXPOSICION DE MOTIVOS
Las instituciones benéficas de la comunidad puertorriqueña realizan una labor encomiable al tratar de brindar ayuda al sector más necesitado de nuestra población. Estas instituciones dependen de los donativos o contribuciones voluntarias de los ciudadanos para poder sufragar los gastos de los servicios que ofrecen. A estos fines, anualmente realizan innumerables campañas de recolección de fondos, incluso entre los empleados de las agencias gubernamentales. Esta proliferación de campañas y multiplicidad de esfuerzos trae como resultado que en muchos casos el ciudadano no contribuya en la medida de sus deseos e interés, porque aunque tenga la mejor voluntad, no ha hecho una planificación económica para dar un donativo cuando se le solicita o, porque en ese momento se le interrumpe en su trabajo.
Mediante la Ley Núm. 7 del 22 de septiembre de 1980, enmendada, se proveyó para que el empleado de la empresa privada voluntariamente pueda autorizar un descuento del pago de sus salarios para fines caritativos. Dicha ley fue aprobada sobre una base experimental. Posteriormente la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, luego de un análisis, entendió que la ley habla tenido un éxito rotundo entre los empleados de la empresa privada, que sus disposiciones y reglamentos garantizaban la participación de los empleados en forma voluntaria y que el sistema, definitivamente, era de gran ayuda para las instituciones benéficas del pais. Por lo que, mediante la Ley Núm. 57 de 3 de julio de 1985, se enmendo el estatuto anterior, para darle permanencia a sus disposiciones.
Tomando como base los principios de la ley ya aplicable a la empresa privada, esta nueva ley permitirá que los empleados del
Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, a su libre determinación y voluntad, autoricen descuentos de sus salarios para donarlos a las instituciones benéficas que deseen favorecer. Asimismo, contempla establecer un mecanismo o sistema coordinado a través de una sola campaña anual de recaudación de fondos. De esta forma, prácticamente se reducen un mínimo las actividades para solicitar donativos entre los empleados públicos en su lugar de trabajo.
El descuento voluntario de donaciones que aquí se reglamenta, permite al empleado público planificar anticipadamente para, sin que se afecte su presupuesto familiar, contribuir con las distintas instituciones benéficas que rinden servicios en nuestra comunidad. También provee los medios para fiscalizar que tales donativos lleguen a la institución benéfica favorecida por los empleados y funcionarios públicos al costo administrativo más bajo posible, pues se pueden reducir a un mínimo las campañas masivas de recolección de fondos que actualmente se llevan a cabo entre los empleados públicos.
Decrétase por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico:
Artículo 1.- Título de la Ley.- Esta ley se conocerá como la "Ley de Campaña Benéfica de Empleados Públicos".
Artículo 2.- Definiciones.- A los fines de esta ley, los siguientes términos of frases tendrán el significado-que a continuación se indican:
(a) "Agencia", significará todo departamento, oficina, negociado, administración, junta, comisión, compañía, dependencia, corporación pública y subsidiaria de ésta, instrumentalidad y municipio del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo la Rama Legislativa y la Rama Judicial.
(b) "Consejo", significará el Consejo de Reglamentación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos a designarse de acuerdo al Articulo 8 de esta ley.
(c) "Empleado Público", significará todo funcionario o empleado de una agencia, ya sea regular, transitorio o bajo cualquier otro tipo de nombramiento o contrato, exento o sujeto a las disposiciones de personal aplicables a la agencia en que trabaje.
(d) "Entidad Designada" significará cualquier organización sin fines pecuniarios que no brinde servicios directos al público a la cual se le delegue la responsabilidad, entre otras, de coordinar la Campaña Benéfica que se autoriza en esta ley con la ayuda y colaboración de los empleados públicos y distribuir los donativos que hagan los empleados públicos a las instituciones benéficas favorecidas y que los miembros de su Junta de Directores o de Síndicos no sean a la vez oficiales de ninguna de las instituciones benéficas que o se benefician del sistema de descuentos de salarios dispuesto en esta ley, a través de dicha entidad designada.
(e) "Federación de Instituciones Benéficas", significará toda organización de instituciones benéficas organizadas como, o asociadas a, una sola entidad con el propósito de recaudar los fondos necesarios para la operación de las mismas o de brindar otros servicios comunes a todas.
(f) "Institución Benéfica", significará cualquier entidad, sociedad, asociación o agrupación sin fines de lucro, debidamente registrada en el Departamento de Estado que se dedique a la prestación directa de servicios de salud, bienestar social, recreación, rehabilitación, reeducación o reorientación de personas con deficiencias en su desarrollo físico o mental, adictos a drogas o alcohólicos, o a la prevención o tratamiento de enfermedades y que preste servicios gratuitos al costo o menos del costo, o si a más del costo, que invierta la totalidad de sus utilidades, en la extensión de sus servicios o en la ampliación y mejoras de su estructura fisica o facilidades. Articulo 3.-Autorización Voluntaria de Descuento de Nómina.- Cualquier empleado público podrá, libre y voluntariamente, autorizar que se le descuente una cantidad especifica de su salario para donarla a cualesquiera instituciones benéficas de Puerto Rico. A esos fines el empleado público deberá cumplimentar y someter a la unidad, división o departamento de personal de su respectiva agencia un formulario de autorización de descuento de salario, en original y copia, en el cual especificará bajo su firma, lo siguiente:
(a) La cantidad a descontarse de su salario en cada periodo de nómina.
(b) Las instituciones benéficas a que hará la donación, con indicación de la cantidad que donará a cada una de ellas.
La cantidad máxima que un empleado público podrá autorizar que se le descuente de su salario para los fines antes
dichos será de uno por ciento (1%) de su sueldo bruto anual. En ningún caso la agencia podrá deducir la totalidad del descuento de nómina autorizado por el empleado público en un mismo periodo de nomina y deberá prorratearla a base del número total de periodos de nomina en que se divida cada año fiscal. La agencia para la cual preste servicios el emplea do público sera responsable de remitir a la entidad designada, copia del formulario de autorización de descuento de salario que éste le haya sometido.
En la nómina de la agencia en que trabaje el empleado público y en el comprobante o talonario de pago del salario que se le entregue a éste, se hará constar con meridiana claridad la cantidad descontada de su salario para el donativo autorizado por él. Articulo 4.-Revocación o Modificación de Autorización.- Cualquier empleado público que autorice un descuento de salario de acuerdo a esta ley, podrá en cualquier momento revocar o modificar dicha autorización, mediante notificación escrita, en original y copia, la cual deberá someter a la unidad, división o departamento de personal de la agencia en que trabaje con no menos de quince (15) dias de anticipación a la fecha en que desee hacer efectiva su revocación o modificación.
La agencia donde preste servicios el empleado público será responsable de enviar copia de la notificación a la entidad designada que se seleccione, de acuerdo al Articulo 8 de esta ley.
Articulo 5.-Remesa de Donativo.- Toda cantidad descontada del salario de cualquier empleado público de acuerdo a las disposiciones de esta ley, deberá ser remitida por la agencia en la que preste servicios el empleado público o por el Departamento de Hacienda, en los casos de aquellas agencias cuyas nominas son preparadas y procesadas por el Secretario de Hacienda, a la entidad designada que se seleccione de conformidad al Articulo 8 de esta ley, conjuntamente con un listado o cinta magnética conteniendo los nombres de los empleados a los cuales se les hizo el descuento de salario y la cantidad descontada. No más tarde de los primeros quince (15) dias del mes siguiente a aquél en que se efectúe el descuento de salario, las agencias o el Departamento de Hacienda, según sea el caso, remitirán a la entidad designada las cantidades descontadas de los salarios de los empleados públicos conjuntamente con el listado o cinta magnética.
La entidad designada será responsable directamente de distribuir las cantidades que reciba entre las instituciones benéficas para las que los empleados públicos hayan autorizado un donativo, en la misma proporción o cantidad autorizada por éstos y tomando como base la copia del formulario de autorización de descuento de salario de cada empleado público que le remitan las agencias para las cuales presten servicios dichos empleados. Dicha entidad designada remitirá, no más tarde de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo, las cantidades que le correspondan a cada institución benéfica seleccionada por los empleados públicos.
Artículo 6.- Campaña Benéfica de Empleados Públicos.- Se autoriza la celebración anual de una "Campaña Benéfica de Empleados Públicos" para la recaudación de fondos entre los funcionarios y empleados públicos. Dicha campaña será la única, salvo circunstancias de emergencia, a celebrarse en las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Dicha Campaña se coordinará y llevará a cabo de forma tal que no induzca a los empleados públicos a preferir una federación de instituciones benéficas o una institución benéfica en particular. La Campaña será reglamentada por un Consejo de Reglamentación, integrado por el Secretario de Hacienda, quien será su Presidente y por los Secretarios de los Departamentos de Servicios Sociales, de Instrucción Pública, el Administrador de la Oficina Central de Administración de Personal, o sus representantes autorizados, dos (2) Alcaldes nombrados por el Gobernador de Puerto Rico y tres (3) representantes de los empleados públicos designados por la Junta de Directores de la Asociación de Empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de entre los miembros que integren dicha Junta, un (1) representante de la Asamblea Legislativa designado por los Presidentes de ambas Cámaras y un (1) representante de la Rama Judicial designado por el Juez Presidente del Tribunal Supremo. El Consejo estará adscrito al Departamento de Hacienda y éste deberá proveerle las facilidades de oficina, personal y materiales para el desempeño de sus funciones y responsabilidades.
Artículo 7.- Reglamentación.- El Consejo de Reglamentación deberá adoptar, previa celebración de vistas públicas, las reglas y reglamentos necesarios para llevar a cabo la Campaña Benéfica de Empleados Públicos. Dicho reglamento deberá contener, sin que se entienda como una limitación:
(a) Las normas a observarse en toda campaña de recaudación de fondos para garantizar que no se ejercerá coacción, intimidación ni amenaza alguna a los empleados públicos para
que éstos autoricen descuentos de sus salarios para donarlos a instituciones benéficas o para que participen o colaboren o en cualquier forma con dicha Campaña.
(b) El formulario de autorización de descuento de salario que voluntariamente podrán cumplimentar los empleados públicos.
(c) El término durante el cual se llevará a cabo la campaña.
(d) La información u orientación mínima que se ofrecerá a los empleados públicos en relación con dicha campaña.
(e) Las condiciones que deberán cumplir las entidades benéficas que se acojan a los beneficios del sistema de descuento de salarios dispuesto en esta ley.
(f) Los requisitos y condiciones que deberá cumplir cualquier entidad designada para coordinar y llevar a cabo la Campaña Benéfica de Empleados Públicos, y para ser intermediaria en la distribución y remesa de los fondos que se recauden en virtud del sistema de descuentos de salarios dispuesto en esta ley.
Dicho reglamento deberá radicarse ante el Secretario de cada Cámara de la Asamblea Legislativa y se remitirá a las Comisiones de Gobierno de cada una de dichas Cámaras, que tendrán un término no mayor de treinta (30) días para ratificarlo, rechazarlo o requerir al Comité de Reglamentación que le incorpore las enmiendas o modificaciones que dichas Comisiones acuerden. Si dichas Comisiones no actúan sobre el reglamento dentro del término antes dicho, el mismo se entenderá ratificado por la Asamblea Legislativa. Cumplido este procedimiento, el Reglamento de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos no entrará en vigor hasta tanto se notifique sobre su adopción a todos los empleados públicos por el medio que el Consejo considere mejor.
Articulo 8.-Entidad Designada.-
Con el propósito de reducir a un mínimo las actividades para solicitar donativos en el lugar de trabajo de losempleados públicos, el Consejo de Reglamentación, con la aprobación del Gobernador de Puerto Rico y previo convenio al efecto, podrá delegar la administración de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos a una entidad designada para que coordine toda la labor de difusión en las agencias y actúe como intermediaria para la distribución y remesa de los fondos que se recauden en virtud de esta ley. En tal caso la entidad designada deberá ejercer la responsabilidad delegada de conformidad a la reglamentación adoptada por el
Consejo y cumplir, además de cualesquiera otros que por reglamento se establezcan, con los requisitos establecidos en el Articulo 10 de esta ley.
Articulo 9.-Obligaciones de Entidad Designada.- Toda entidad designada de conformidad al Articulo 8 de esta ley, deberá rendir al Secretario de Hacienda un informe mensual detallando la cantidad recibida de cada agencia y aquélla remesada a cada institución benéfica, así como la fecha de tal remesa. En todo caso la entidad designada entregará a cada institución benéfica los fondos que le correspondan dentro de los treinta (30) dias siguientes a la fecha de su recibo.
Asimismo, radicara no más tarde de los quince (15) días siguientes a la terminación de cada año fiscal, un informe anual sobre todos los fondos recibidos y entregados a las instituciones benéficas. El Consejo establecerá por reglamento la forma en que deberá prepararse dicho informe, así como lo que deberá expresarse o informarse en el mismo. Tan pronto el Consejo apruebe el informe anual que se requiere en este Artículo, la entidad designada deberá publicarlo en por lo menos un (1) diario de circulación general con el propósito de dar notificación a todos los empleados públicos sobre la distribución de los donativos que hayan hecho, según las normas que por reglamento establezca el Consejo.
La entidad designada deberá realizar una auditoria anual de sus cuentas con auditores independientes, copia del cual remitirá al Consejo de Reglamentación dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo.
Artículo 10.- Requisitos a Instituciones Benéficas.- Toda institución benéfica que desee recaudar fondos a través de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos que se autoriza por esta ley, deberá presentar al Consejo prueba fehaciente de: (1) Su correspondiente certificado de registro en el Departamento de Estado como una institución benéfica. (2) La licencia o permiso para operar o prestar los servicios a que se dedique, debidamente expedido por la agencia que corresponda. (3) El reglamento que rija la prestación de sus servicios y su funcionamiento u operación, debidamente juramentado como correcto ante notario público por el Director Ejecutivo o Presidente de la institución benéfica de que se trate.
Asimismo, deberán llevar una contabilidad completa y detallada de los fondos que reciban en virtud de las disposiciones de esta ley de acuerdo a las prácticas reconocidas de contabilidad pública y radicar ante el Secretario de Hacienda un informe anual certificado por un contador público autorizado.
Artículo 11.- Inspección y Examen de Cuentas.- Se faculta al Secretario de Hacienda para inspeccionar, examinar y auditar las operaciones y los informes de situación financiera de las entidades designadas y de las instituciones benéficas que reciban donativos de empleados públicos en virtud de las disposiciones de esta ley cuando dicho funcionario lo estime necesario.
Artículo 12.- Prohibiciones.- Ningún empleado público podrá ser sancionado de modo alguno, ni despedido o destituido de su empleo, por negarse a que se le descuente de su salario cualquier cantidad para donarse a una institución benéfica, ni por negarse a colaborar, cooperar o contribuir en forma o modo alguno con la Campaña Benéfica de Empleados Públicos que se autoriza en el Artículo 6 de esta ley.
Ningún jefe ejecutivo, director, supervisor de agencia alguna podrá, por si o a través de otro, amenazar, coaccionar o intimidar a un empleado público para obligarlo a que autorice que se le descuente de su salario cualquier cantidad para donarse a una institución benéfica.
Ningún otro empleado público, oficial o director de una asociación o agrupación de empleados podrá directa o indirectamente amenazar, coaccionar o intimidar a un empleado público con el propósito de que éste autorice que se le descuente de su salario cualquier cantidad para donarse a una institución benéfica o para que en alguna forma participe, colabore o contribuya con la Campaña Benéfica de Empleados Públicos.
Artículo 13.- Sanción a Instituciones Benéficas.- Toda institución benéfica o federación de instituciones benéficas que viole cualquier disposición de esta ley o de los reglamentos adoptados en virtud de la misma, estará impedida de acogerse a los beneficios del sistema de descuento de nómina que se establece en esta ley. Asimismo, la violación por cualquier entidad designada de las disposiciones de esta ley o de sus reglamentos o la falta de incumplimiento de cualquier obligación que los mismos le impon-
gan o la omisión de rendir cualquier informe requerido al amparo de esta ley, constituirá causa suficiente para la resolución del acuerdo en virtud del cual se le haya designado intermediaria para la distribución y remesa de los fondos que se recauden en virtud de esta ley.
Artículo 14.- Delito Menos Grave.-Cualquier persona que viole las disposiciones de esta ley o de los reglamentos adoptados en virtud de la misma incurrirá en delito menos grave y convicta que fuere será sancionada con pena de reclusión por un término no mayor de seis (6) meses o multa máxima de quinientos (500) dólares o ambas penas a discreción del Tribunal.
Artículo 15.- Vigencia.- Esta ley entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación, a los únicos efectos de la designación del Consejo de Reglamentación que se crea en el Artículo 6 de la misma y la adopción de los reglamentos necesarios para su aprobación, pero sus restantes disposiciones entrarán en vigor el 1 de julio de 1989.
Presidente del Senado
Departamento de Estado
Presidente de la Cámara
CERTIFICO: que es copia fiel y exacta del original aprobado y firmado por el Gobernador del Estado Libre Asocindo de Puerto Rico el dia $11^{ ext {de }}$ de 1933.
L.
COMMONWEALTH OF PUERTO RICO Office of Legislatiwe Feraices CAPITOL BUILDING
December 11, 1990
Carlos R. García Jaunarena, Director of the Legal Division of the Office of Legislative Services of the Legislature of Puerto Rico, hereby certifies to the Secretary of State that he has duly compared the English and Spanish texts of Act No. 168 (S.B. 1420) of the 4th Session of the 10th Legislature of the Commonwealth of Puerto Rico, entitled:
AN ACT to establish the norms by which public employees may authorize by their own free will for a certain amount of their salary to be deducted for donation to charitable entities; authorize the celebration of an annual fund-raising activity in government agencies; create a Public Employee Charitable Campaign Regulation Council with the responsibility of regulating said campaign; establish prohibitions and fix penalties,
and finds the same are complete, true and correct versions of each other.
Carlos R. García Jaunarena
(NO. 168) (Approved August 11, 1988)
AN ACT
To establish the norms by which public employees may authorize by their own free will for a certain amount of their salary to be deducted for donation to charitable entities; authorize the celebration of an annual fund-raising activity in government agencies; create a Public Employee Charitable Campaign Regulation Council with the responsibility of regulating said campaign; establish prohibitions and fix penalties.
STATEMENT OF MOTIVES
The Puerto Rican community's charitable institutions do laudable work in trying to offer assistance to the neediest sector of our population. These institutions depend on the voluntary donations or contributions of the citizens to defray the expenses of the services they offer. To such ends, innumerable fund-raising campaigns are conducted annually, even among employees of government agencies. The result of this proliferation of campaigns and multiplicity of efforts is that in many cases a citizen does not contribute as much as he/she would like to or want to when asked, because in spite of his/her good will, he/she has not budgeted the donation or because at that time, his/her work is being interrupted.
Through Act No. 7 of September 22, 1980, amended, it was provided for private enterprise employees may by their own free will authorize a deduction from their wages, for charitable purposes. Said Act was approved on an experimental basis. Subsequently, the Legislature of Puerto Rico, after an analysis, understood that the Act has been a complete success among the employees from private enterprises, that its provisions and regulations guaranteed the participation of employees in a voluntary manner, and that the system was definitively of great help to the country's charitable institutions. Therefore, through Act No. 57 of July 3, 1985, the previous statute was amended to make its provisions permanent.
Taking as a basis the principles of the Act already applicable to private enterprise, this new Act will allow employees of the Commonwealth of Puerto Rico, by their own free will and determination, to authorize deductions from their wages to donate them to those charitable institutions that they wish to favor. The Act, likewise, contemplates the establishing of a coordinated mechanism or system through a single annual fund-raising campaign. This way, the activities to request donations among public employees in their workplace are reduced to a minimum.
The voluntary deduction for donations regulated herein, allows a public employee to plan beforehand to contribute to the various charitable institutions that render services in our community, without affecting his family budget. It also provides the means to ascertain that such donations are received at the charitable institution favored
by public employees and officers, at the lowest possible administrative cost, since the massive fund-raising campaigns that take place nowadays among public employees can be reduced to a minimum.
BE IT ENACTED BY THE LEGISLATURE OF PUERTO RICO:
Section 1.- Title of the Act.- This Act shall be known as the "Public Employees Charitable Campaign Act".
Section 2.- Definitions.- For the purposes of this Act, the following terms or phrases shall have the meaning set forth hereinbelow:
(a) "Agency", shall mean every department, office, bureau, administration, board, committee, company, dependency, public corporation and subsidiaries thereof, instrumentality and municipality of the Commonwealth of Puerto Rico, including the Legislative Branch and the Judiciary Branch.
(b) "Council", shall mean the Public Employees Charitable Campaign Regulation Council to be designated pursuant to Section 8 of this Act.
(c) "Public Employee", shall mean every officer or employee of an agency, whether regular, transitory or under any other kind of appointment or contract, exempted, or subject to the personnel provisions applicable to the agency in which he works.
(d) "Designated Entity", shall mean any nonprofit organization that does not render direct services to the public, on which the responsibility of coordinating the Charitable Campaign that is
authorized in this Act is delegated, among others, with the assistance and collaboration of public employees, and distributing the donations made by public employees to favored charitable institutions, and that the members of its Board of Directors or Trustees are not, at the same time, officials of any of the charitable institutions that are benefited by the wage deduction system provided in this Act, through said designated entity.
(e) "Federation of Charitable Institutions", shall mean every organization of charitable institutions organized as, or associated to a single entity, for the purpose of raising the funds needed for the operation thereof or rendering other services common to all.
(f) "Charitable Institution", shall mean any nonprofit entity, partnership, association or group, duly registered in the Department of State, that is devoted to the direct rendering of health, social welfare, recreational, rehabilitation, reeducation or reorientation services to persons with mental or physical developmental deficiencies, drug addicts or alcoholics, or to the prevention or treatment of diseases, and that renders free services at cost or less than cost, or if higher, that the total gain be invested to extend its services or to further develop and improve its physical structure or facilities.
Section 3.- Voluntary authorization for payroll deduction.- Any public employee by his/her own free will, may authorize that a specific sum be deducted from his/her salary to donate it to certain charitable institutions of Puerto Rico. For such purposes, the public
employee must fill out and submit to the personnel unit, division, or department of his/her respective agency, a salary deduction authorization form in the original and a copy, in which the following shall be specified under his/her signature:
a) The amount to be deducted from his/her salary in each payroll period. b) The charitable institutions to which he/she will make the donation, indicating the amount he/she shall donate to each one of them.
The maximum amount that a public employee may authorize to be deducted from his/her salary for the abovestated purposes, shall be of one (1) percent of his/her annual gross salary. In no case may the agency deduct the total payroll deductions authorized by the public employee in the same payroll period, and it must prorate it based on the total number of payroll periods that each fiscal year is divided into. The agency for which the public employee renders services shall be responsible for remitting to the designated entity a copy of the salary deduction authorization form that said employee has submitted to it.
The amount deducted from the employee's salary for his authorized donation shall be accounted for with absolute clarity in the payroll of the agency in which the public employee works, and in the salary voucher or payment stub handled to him.
Section 4.- Revocation or Modification of Authorization.- Any public employee who authorizes a salary deduction pursuant to this Act may revoke or modify said authorization at any time, through written notice, in the original and a copy, which must be submitted to the personnel unit, division or department of the agency in which he works, at least fifteen (15) days prior to the date on which he wishes to make his revocation or modification effective.
The agency where the public employee renders services shall be responsible for sending a copy of the notification to the selected designated entity, pursuant to Section 8 of this Act.
Section 5.-Remitting of Donation.- Every amount deducted from any public employee's salary pursuant to the provisions of this Act, must be remitted by the agency in which the public employee renders services, or by the Department of the Treasury in the cases of those agencies whose payrolls are prepared and processed by the Secretary of the Treasury to the selected designated entity, pursuant to Section 8 of this Act, together with a list or magnetic tape containing the names of the employees to whom the salary deduction was made, as well as the amount deducted. The agencies or the Department of the Treasury, as the case may be, shall remit to the designated entity the amounts deducted from the public employees' salaries, together with the list or magnetic tape, no later than the first fifteen (15) days of the month following the month in which the salary deduction was made.
The designated entity shall be directly responsible for distributing the amounts it receives among the charitable institutions for which public employees have authorized a donation, in the same proportion or amount they authorize, and taking as a basis the copy of the salary deduction authorization form of each public employee remitted by the agencies for which they render services. Said designated entity shall remit the amounts corresponding to each charitable institution chosen by public employees, no later than fifteen (15) days following the date they are received.
Section 6.- Public Employees Charitable Campaign.- The annual celebration of a "Public Employees Charitable Campaign" is hereby authorized to collect funds among public officials and employees. Said campaign shall be the only one, except in emergency situations, to be held in agencies of the Government of the Commonwealth of Puerto Rico. Said campaign shall be coordinated and carried out in such a manner that public employees will not be induced to prefer a federation of charitable institutions or a specic charitable institution. Campaigns shall be regulated by a Regulations Council, composed of the Secretary of the Treasury, who shall preside it, and by the Secretaries of the Departments of Education and Social Services, the Administrator of the Central Office of Personnel Administration, or their authorized representatives, two (2) Mayors appointed by the Governor of Puerto Rico, and three (3) representatives of the public employees designated by the Board of Directors of the Commomwealth of Puerto Rico Employees Association, from among the
members of said Board, one (1) representative of the Legislature designated by the Presidents of both Houses and one (1) representative of the Judiciary Branch designated by the Chief Justice of the Supreme Court. The Council shall be attached to the Department of the Treasury, who must provide office facilities, personnel and supplies for the performance of its duties and responsibilities.
Section 7.- Regulations.- The Regulation Council must adopt, after public hearings have been held, those rules and regulations needed to carry out the Public Employees Charitable Campaign. Said regulations shall contain, without it being construed as a limitation:
(a) The standards to be observed in every campaign for the collection of funds, so as to ensure that no coercion, intimidation or threat shall be used on public employees for them to authorize deductions from their salaries to be donated to charitable institutions or for them to take part or collaborate in any way with said Campaign.
(b) The salary deduction authorization form that public employees shall voluntarily fill out.
(c) The term during which the campaign will be conducted.
(d) The minimum information or orientation that will be offered to public employees with regard to said campaign.
(e) The conditions that must be complied with by the charitable entities that avail themselves of the benefits of the salary deduction system provided in this Act.
(f) The requirements and conditions that must be complied with by any designated entity, to coordinate and conduct the Public Employees Charitable Campaign and to mediate in the distribution and remitting of the funds collected by virtue of the salary deduction system provided in this Act.
Said regulations shall be filed before the Secretary of each House of the Legislature and shall be submitted to the Committees on Government of each House which shall have a term of not more than thirty (30) days to ratify it, reject it, or require the Regulations Committee to incorporate the amendments or modifications that said Committees agree upon. If said Committees do not act on the regulations within the abovestated term, the same shall be understood as ratified by the Legislature. Once this procedure has been complied with, the Regulations of the Public Employees Charitable Campaign shall not take effect until all employees are notified of its adoption by the means the Council may deem best.
Section 8.- Designated Entity.- In order to reduce to a minimum the activities to request donations in the public employees workplace, the Regulations Council, with the approval of the Governor of Puerto Rico, and after an agreement to such effects, may delegate the administration of the Public Employees Charitable Campaign to a designated entity to coordinate all the information work in the agencies, and to act as intermediary for the distribution and remitting of the funds collected by virtue of this
Act. In such case, the designated entity must exercise the delegated responsibility pursuant to the regulations adopted by the Council, and must comply with the requirements established in Section 10 of this Act, in addition to any others that may be established by regulations.
Section 9.- Obligations of the Designated Entity.- Any entity designated pursuant to Section 8 of this Act, shall submit to the Secretary of the Treasury a monthly report in which the amount received from each agency and the amount remitted to each charitable institution must be stated in detail, as well as the date of such remittance. The designated entity shall remit to each charitable institution its corresponding funds within thirty (30) days following their date of receipt.
It shall, likewise, file an annual report of all funds received and delivered to the charitable institutions, no later than fifteen (15) days following the close of each fiscal year. The Council shall establish by regulations the manner in which each report must be prepared, as well as what shall be stated or informed therein. As soon as the Council approves the annual report that is required in this Section, the designated entity shall publish it in at least one (1) newspaper of general circulation in order to notify all public employees of the distribution of the donations they have made, according to the norms that the Council may establish by regulations.
The designated entity shall conduct an annual audit of its accounts with independent auditors, a copy of which shall be remitted to the
Regulations Council within fifteen (15) days following the date it is received.
Section 10.- Requirements for Charitable Institutions.- Any charitable institution that wishes to collect funds through the Public Employees Charitable Campaign authorized by this Act, shall submit attesting evidence to the Council of: (1) Its corresponding Certificate of Registration in the Department of State as a charitable institution. (2) The License or permit duly issued by the corresponding agency to operate or render those services in which it is engaged. (3) The regulations governing the rendering of its services and its functioning or operation, duly sworn as correct before a notary public by the Executive Director or President of the charitable institution concerned.
They shall likewise keep a full and detailed account of the funds they receive by virtue of the provisions of this Act, in accordance with the generally accepted public accounting practices, and file an annual report certified by a licensed public accountant before the Secretary of the Treasury.
Section 11.- Inspection and auditing of accounts.- The Secretary of the Treasury is hereby empowered to inspect, examine and audit the operations and financial statements of the designated entities and of the charitable institutions that receive donations from public employees by virtue of the provisions of this Act, whenever said official may deem it necessary.
Section 12.- Prohibitions.- No public employee may be sanctioned in any way whatsoever, nor discharged or dismissed from his employment, for refusing to have any amount deducted from his salary to be donated to a charitable institution, or for refusing to collaborate, cooperate or contribute in any way or manner whatsoever, with the Public Employees Charitable Campaign authorized in Section 6 of this Act.
No chief executive, director, nor supervisor of any agency may, by himself or through any other person, threaten, coerce or intimidate a public employee to force him to authorize that any amount be deducted from his salary to donate it to a charitable institution.
No other public employee, official or director of an association or group of employees may, directly or indirectly, threaten, coerce or intimidate a public employee so that the latter will authorize that any amount be deducted from his salary to be donated to a charitable institution, or to in any way participate, collaborate or contribute with the Public Employee Charitable Campaign.
Section 13.- Sanctions to Charitable Institutions.- Any charitable institution, or federation of charitable institutions that violates any provision of this Act or of the regulations adopted by virtue thereof, shall be barred from availing itself of the benefits of the payroll deduction system that is established in this Act. The violation of the provisions of this Act or of its regulations by any designated entity or the failure to comply with any obligation imposed by said regulations, or omitting to render
any report required under this Act, shall likewise constitute sufficient cause for the cancellation of the agreement by virtue of which it has been designated as an intermediary for the distribution and remittance of the funds collected by virtue of this Act.
Section 14.- Misdemeanor.- Any person who violates the provisions of this Act or of the regulations adopted by virtue thereof, shall incur a misdemeanor, and upon conviction thereof, shall be sanctioned by imprisonment for a term of not more than six (6) months, or by a maximum fine of five hundred (500) dollars, or both penalties at the discretion of the Court.
Section 15.- Effectiveness.- This Act shall take effect immediately after its approval, for the sole effect of designating the Regulations Council created in Section 6 hereof and adopting the regulations needed for its approval, but the remaining provisions shall take effect July 1, 1989.